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第一份工作就出大包!道歉沒用,反而是 4 個溝通技巧救了我

2019-01-04 財星 500 大企業說服顧問 傑伊.海因里希斯
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編按:《說理I+ II》整理 2500 年歷久不墜的說服修辭法則,教你如何看清情境,靈活運用不同的說服工具,建立共識、解決問題,就算做錯事也能平安度過。

我曾經弄錯聖海倫火山所在的州。這座火山確實座落在奧勒岡─州界旁邊的華盛頓州內。但州政府對於自己的州界線該在哪裡,總是異常敏感。

總之,當這座火山開始冒煙時,當時任職於一份保守派雜誌社的我,寫了一篇簡短的快訊。這篇新聞內容不多,但恰巧是我在大學畢業後,以新進編輯身份所發布的第一篇文章。一直到一封來自華盛頓州的郵件出現在我的信箱裡,我才意識到這個錯誤。華盛頓州州長芮伊透過那一頁信紙,要求我將火山還給她。

噢,我的老天。我才剛要開始自己的新聞職業生涯,就已經意外地將整座火山搬到別地方了。我必須做出決定,而且分秒必爭:重寫一份個人履歷,或想出一個對策。我選了後者。於是我坐在辦公桌前,沉思了五分鐘。接著,我拿起那封信,走進老闆的辦公室。我告知他自己在重要時刻把事情搞砸了,並把信交給他。

「我想到一個計劃,」我說,「要不要讓我買一座火山,送給州長?」

「你想要買一座火山送給她?」

「呃,不是真的火山,是銅像或石膏製的那種。這樣我們就可以真的把火山還到她手上。這對她來說是一個不錯的宣傳,對我們來說也是。」

「搞砸這樣的事情是無法為你贏得西岸之旅的,」老闆說道,「不過,把火山寄過去吧。」

於是,我這麼做了。我找到一座塑膠材質的火山,將那座火山寄給州長,並禮貌地謝謝她讓我們借走她的火山。幾天後,我收到州長署名的照片。照片中的她笑著拿著火山和那份出了錯的雜誌。我們在下一期的雜誌上刊登更正啟事,並放了這張照片。我的老闆非常開心,開心到這座火山在幾個月後真的爆發時,他派遣我到當地進行專題報導。

我將火山放錯地方的事情,跟說服有何關係?關係可大了。這個過程牽涉到我們在《說理I+ II》所提到的許多原則。讓我們來一一細數:

1. 設定你的目標

在我們搞砸事情的第一時間,總是忙著為自己辯解和想辦法掩飾。我們試著想出開脫的藉口或其他同事搞砸的前例,更差勁者,則是想辦法找一隻替罪羔羊。

其實,我們可以做得更好。問題就出在我們沒有想著如何藉此機會為自己加分。事實上,我們能贏得更大的目標。就我的例子而言,目標是保住飯碗。而最後的結果是我的工作更上一層樓、一位開心的州長、比州長更開心的上司。

2. 成為第一個告知此事的人

在我的例子中,掌握時機就是作為第一個告知上司此事的人。我非常幸運,州長選擇寫信給我,而不是直接一狀告到總編輯那裡。如此一來,我就有機會成為第一個走進辦公室、以自己的方式來傳遞這份壞消息的人。

3. 著眼於未來

這也是為什麼在傳達這個消息前,你需要先想好一個計畫

我搞砸了,但我們可以怎麼做。不要忘記,未來承載修辭上的選擇,而過去只是負責處理責任歸屬的時態。「重點是,我們該如何防止同一件事再次發生?」這才是著眼於未來。那麼,誰能讓未來更美好?就是你!

4. 強化你的人格

這件事損壞了你的人格,這是搞砸一件事的最大危險。我認為,你的目標不僅僅是修復聲譽,還需要進一步提升聲譽。你必須在他人心裡留下一個更棒、更燦爛、更值得信賴的印象,一個更勝於搞砸事情前的印象。

請記得,人格包含了才能、關心和動機:實踐智慧、無利害關係和美德。沒什麼比你對搞砸一件事的回應,能更好地展現出自己具備的這 3 種印象製造基本工具。

展現自己的實踐智慧,讓別人認為你連善後都很能幹。在實踐智慧中,根據不同情況做出適當反應的適應性(adaptability),是極為重要的元素。在實踐智慧被發揮得淋漓盡致時,你甚至不需要道歉。

(本文整理、摘錄自《說理I+ II》,天下雜誌出版)

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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