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身為主管,有一個權力絕不能放棄!我失去明星員工的深刻教訓

2019-11-12 16:14:50
Managertoday
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晉升主管後,通常會經歷一段必須做決策的陣痛期,看著部屬們拿著一件又一件棘手的問題來請示,不禁有拔劍四顧兩茫茫、不知如何做決定的感受...

以前當員工,只需要配合主管的要求,把自己的事情做好就算達標。但晉升主管後,通常會經歷一段必須做決策的陣痛期,眼看部屬們拿著一件又一件棘手的問題來請示,不禁有拔劍四顧兩茫茫、不知如何做決定的感受。

面對需要做決定時,通常主管們有兩種典型,一種有點瞻前顧後,遇到問題不敢當機立斷,骨子裡還是想仰賴頂頭上司來裁決,才覺得比較有安全感;另一種則是躊躇滿志,什麼事都想自己做決定,要力求表現來立戰功。

這兩種類型的共通點,某程度都代表了自己對做一位稱職主管還信心不足,讓我來拿自己學到的教訓說明。

主管壓力再大,也不能放棄「做決定」的權力

之前本公司有一位非常優秀的講師叫小章,在台上才氣縱橫、創意十足,所以學員們都很滿意他的教學,客戶也很肯定他的能力。但也因為自視甚高,常跟自己的直屬主管起衝突,不時出言頂撞,造成主管在管理上很大的困擾,這位主管就跟我請示該怎麼辦。

當時我顧慮如果這個問題處理過當、導致小章因不高興而離職的話,公司會蒙受損失,要培養替代他的人才也很不容易,所以並沒有立即協助這位主管去處理小章的態度問題,只跟這位主管強調能幹的部屬難免會較不容易相處,請他多跟小章溝通,設法達成共識。

後來小章的主管索性只看他的績效,態度不佳等問題就不太管了。過了一段時間,小章自行申請轉調中國大陸,而我們在當地也急缺像他這種願意開發新市場,且教學經驗又豐富的講師。於是我就請示董事長,能否讓小章去獨當一面、開拓一個新城市的業務。雖然董事長有些疑慮,但還是勉為答應了這個人事案。

但小章在轉移到新據點工作時遭遇到許多困難,導致他的行徑愈來愈誇張,經常尖刻地批評部屬,把工作氣氛搞得很不愉快,也跟他自己在卡內基教室裡教別人的溝通方法完全背離。

由於很多當地的同仁一個接一個憤而離職,我只好多次緊急飛往大陸和小章溝通,設法輔導他改正自己的作為。沒想到小章很敏感,稍微被踩到痛腳就反應激烈,滿腹委屈地說公司不挺他,不了解他開拓市場的難處,完全沒有認錯與改正的意向。最後小章以無預警的離職收場,也害得我們為了找主管接替他而焦頭爛額。

我當時不能當機立斷面對問題、處理問題的後果,就是小病變大病,不但讓這位優秀同仁錯失了改進與成長的機會,公司也失去了一位大將,造成雙輸的結局。

如果事情重來,我應該提醒自己,身為主管該做決定的是我,絕對不能在壓力下放棄做決定的權力。

把自己當作策略推銷員,取得認同再做決定

大約二十多年前,還沒有網際網路與雲端科技的年代,我從美國卡內基總部的 IT 顧問那裡得知,他們正在幫全球卡內基的機構裝一套叫 Lotus Notes 系統,透過用電話撥接的數據機,將台灣公司的一台個人電腦與總部的電腦主機連線,就可以彼此收發電子郵件,與分享所有的教學及業務的電子文件。

當時我聽到了以後,覺得這套系統實在太棒了,所以就野心勃勃地認為,我們全公司只安裝一台 Notes 實在太小咖,自行將總公司的策略擴大解釋,把預算擴充數十倍,幫我們台灣北中南四個據點的業務顧問與講師都買了一台 PC,全部透過 Lotus Notes 連線,以加強本公司專業知識的檔案分享與即時互發 email 來溝通。這在當時是一大創舉,與科學園區最先進的科技公司相比毫不遜色。

當推行新政策如火如荼之時,爸爸找我喝咖啡,提醒我兩件事:「第一,請問你大張旗鼓推動,動用這麼大的預算,有得到我的授權嗎?第二,你幫每位講師買電腦,他們不會用英文書寫,所以請問公司裡會中文打字的有幾個人?」

全心投入的我,頓然被否定,很不能接受,心中 OS 說爸爸簡直是古代人,完全跟不上時代潮流,中文打字不會可以學啊!

但事後證明,新政策匆促成軍、缺乏配套的確是致命傷。新穎的 PC 竟被同仁閒置不用,更過分的還把古早很大台的 CRT 電腦螢幕搬到辦公桌下,以免占用空間,更別說有多少人真的連線使用 email、文件下載等功能了。後來花了兩三年的時間訓練與適應,才讓我們公司每個人學會使用電腦工作。這就是我妄做決定的慘痛教訓。

如果事情重來,我會倒過來做,多諮詢一些人的看法,把自己當作新策略的推銷員,針對改變將帶來的優缺點,向老闆及同仁行銷,溝通過後萬事俱備,再做決定也不遲。更何況,因為 PC 每年都跌價,放緩採購腳步也能替公司省下不少錢,還能增加改革的成功率呢。

充分聽取團隊意見,做了決策就不要動搖

如果在需要做決定時,你的思緒好像打了好幾層的結,錯綜複雜,首先要著手蒐集資料,好好做功課,虛心承認對相關事務並不是都很熟悉,並一一詢問同仁或相關部門主管的看法。最後再歸納整理分析利弊得失,用列出清單的方式設想每一種決定可能的優缺點,然後從這些方案中,找出一項可行性最高、優點最多、後遺症最少的做法。

做了決定以後,一定不要忘記面對同仁就要發揮 Sales 的功力,告訴大家最後做這個決定的理由何在?儘管還會有很多異見,也不要一意孤行,一定要不厭其煩地勸導說服,才能得到他們的認同與配合。

做了決策以後,就要徹底落實,不能在事後遇到困難就輕易動搖、朝令夕改,才能貫徹決議,建立當主管該有的威信。

我再拿一個自己曾做的錯誤決策為例。

有一次我們開會擬定了一個課程的優惠方案:「即日起在我們舉辦的課程說明會報名,可省下台幣 1000 元。」後來我想這個優惠方案也應該涵蓋大陸地區,所以就以當時的匯率,宣布在大陸說明會報名也可省人民幣 250 元。

執行一陣子後,有位大陸同仁私下提醒我:「這樣子的話,報名的大陸學員會不會覺得自己很二百五啊!」

「啊!對啊!我怎麼沒想到!那改成優惠 200 元好了。」我從善如流,馬上修正自己的做法並公告全體同仁。

後來又有另一位主管跑來跟我反應:「之前的消息都已經宣布了,要跟部屬與客戶都再重新說明一次嗎?」這個教訓讓我真的學到堅持到底、不要輕易更改已經做的決議好重要!

台灣卡內基是怎麼下決策的?

只要是人都會犯錯,但人人都不想搞砸,一方面是怕善後工作很棘手,一方面是自己面子上掛不住。這時候,卡內基的三項錦囊妙計可以幫助你不怕做決定:

  • 第一, 做決定前,先設想最壞的情況是什麼?
  • 第二, 如果最壞的情況不幸發生了,勇敢地接受它。
  • 第三, 努力改善最壞的情況。

聰明的主管懂得珍視身邊夥伴,運用團隊的力量,成為你做決策的重要資產,就能勇敢做決定,一起迎接挑戰!

(本文整理、摘錄自《三明治主管的帶人技術》,今周刊出版)