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聰明的老闆長什麼樣子?成為「一直做錯決定」的主管後,我學會的事

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未負擔管理職之前,你有許多事情需要跟老闆請示。

要選 A 方案還是 B 方案?其他部門來的需求該怎麼回應?要跟 A 公司還是跟 B 公司合作?專案的營收目標要訂多少?專案要用幾個人?專案可不可以增加預算?...

但,你有想過,「老闆知道答案嗎?」

很多事情,老闆也不知道怎麼做比較好

這些事情都是沒有「正確答案」的問題。工作上有許多問題有「比較好」的答案或做法,主管通常工作資歷比較豐富,或許自己做過許多次類似的任務,可以分享他怎麼思考這件事。

這些「比較好的答案跟做法」,我們可以稱之為最佳實務(best practice),在組織內做經驗傳承,可以幫助團隊更快上軌道。

在主管角色上手前,若能提早掌握管理核心任務與錯誤修正的歷程,將大大減少試錯成本。透過《經理人》的「成為傑出主管的第一課」線上課及《新手主管實戰練習範本》模板,設計出貼近新主管需求的任務模擬與思維轉換練習,幫助你穩住心態、建立決策邏輯,提早進入能修正、能前行的領導節奏。

但當上主管後才發現,更多時候部屬來問的問題,我也不知道怎麼做比較好,只能蒐集資訊、下了一個決定。

下了判斷之後,時間就會告訴你一個答案。

比方說,每年都合作的顧客,因為要求特多,負責人都叫苦連天,身為主管想要減輕大家的負擔,決定這次由幾個部門各推代表一起負責,不要讓工作集中在單一部門、單一同事。結果?服務品質是提升了,進度也掌握得很好,但叫苦連天的變成每個部門。而且在該擔責任的時候,大家都說自己是協辦,但私底下討論時,又以自己才是負責人自居,導致合作氣氛不佳,可用的人手變得更少。

也有一些判斷,商業世界會告訴你答案(但你不見得馬上能明瞭是什麼)。

再舉個例,身為主管,對於自己看產品的眼光應該算有自信,但是今年陸續採購回來的品項,失準的機率比往年高了一些。你尋找原因的時間拖得愈久,距離營收目標就離得愈遠。你陸續嘗試改變產品包裝、行銷文案、功能設計等,直到累積夠多的成功與失敗樣本後,終於可以做出比較肯定的推論,是最根本「選品的邏輯」要改,我們以往認為是招牌的產品,現在無法激發購買動機,必須是「招牌」加上「趨勢」的產品才能勾引消費者。

你終於對未來的判斷比較有底,但現實的是已過了大半年,你錯過幾個調整、「救回」之前產品的機會。

做主管之後,你可能一直做錯決定

做主管,就是一直做決定,而且,如果你是一個想要做點事的主管,那你做的事,經常都沒有前例可循,或是刻意不循。所以,所謂的一直做決定,某程度上也是「一直做錯決定」。

因為這些問題都沒有正確答案,所以你總是等到做了之後才能驗證。而且,你沒有太多時間可以考慮,往往做了就是做了。每次做錯決定,你反省檢討。你懊惱,你學習,你也感謝。你懊惱你可以考慮得更周詳,你也學到下次可以怎麼做,更感謝組織給你這個犯錯的機會。

成功的主管,不是因為很會決策、而是很會修正

主管該怎麼做呢?一個大老闆曾經在採訪中提到,他認為企業能成功,不是因為很會做決策。當時是正確的,不代表以後總是會對。當時的失利,未來也不見得錯到底。重點在於,你要保持快速修正、往前走的執行力。因為強大的執行力與修正能力,可以補救決策的不完美。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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