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補足 Gmail 回條功能: MailTrack 免費無限已讀追蹤

2019-11-13 19:26:36
Managertoday
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Outlook 中大家最喜歡使用的功能之一叫做「傳送回條」,那麼在很多人使用的 Gmail 中到底有沒有類似功能呢?其實有,在 Gmail 的 Google Apps 企業版、教育版、政府版中都有這個

Outlook 中大家最喜歡使用的功能之一叫做「傳送回條」,那麼在很多人使用的 Gmail 中到底有沒有類似功能呢?其實有,在 Gmail 的 Google Apps 企業版、教育版、政府版中都有這個「讀取回條」功能可以開啟,只是在個人版 Gmail 中還缺少這樣的已讀回應功能。

所以在我之前《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》這本書的相關演講中,常常有 Gmail 用戶問我,當我提出「 Google 圓心工作流程」後,他們覺得最大缺憾之一就是個人版沒有 Gmail 回條這個確認任務傳達、加速工作溝通的功能。

但是 Gmail 是一個可以開外掛擴充功能的雲端服務,所以雖然個人版 Gmail 還沒有提供讀取回條,但我們可以利用擴充套件自己加上去,而在許多 Gmail 回條的外掛中,今天要推薦的是「MailTrack」這個服務。

我很少在電腦玩物中推薦已讀回條功能,因為我自己的工作流程上這不是必要服務,但是這次會特別想要推薦「MailTrack」,是因為和其他傳送回條服務相比有一些特色:

和 Gmail 介面整合得很完美
免費模式下就可以無限數量使用回條功能
非常簡單易用,不需設定即可開始使用
功能穩定、即時、有效

「MailTrack」大概一年多以前發佈服務,雖然目前只提供 Google Chrome 擴充套件,但也已經累積 27 萬 5 千次以上的套件下載,3000 萬次以上的郵件傳送處理,用戶評價也很高,值得有需要的朋友試試看。

圖說明

安裝不需設定:

打開你的 Google Chrome 瀏覽器,安裝這款「MailTrack」擴充套件,安裝完成後,用你的 Gmail 帳號完成註冊,這樣所有的設定就完成了。

圖說明

打開你的 Gmail, 可以看到右上方出現「MailTrack」的按鈕,就表示「MailTrack」已經整合到 Gmail 中。

圖說明

這時候在 Gmail 裡新增郵件,就可以看到「MailTrack」的連結自動插入郵件裡,有了這個連結,就能追蹤 Gmail 郵件是否開啟已讀。

當然,如果某封郵件不需要追蹤回條,那麼可以點擊「X」,移除這個「MailTrack」連結即可。

圖說明

傳送、讀取郵件雙確認:

前面提到,「MailTrack」最大特色之一就是和 Gmail 介面完美的整合,讓你覺得這彷彿就是 Gmail 內建功能。

在 Gmail 郵件清單中,可以看到每封郵件開頭出現「MailTrack」的雙勾確認圖示,第一個綠色勾勾代表郵件成功傳送進入對方信箱。

圖說明

當對方在他的信箱開啟這封郵件後,我們的 Gmail 裡該封郵件開頭就會出現第二個綠色勾勾,代表對方已經讀過、開啟過這封郵件。

圖說明

圖說明

追蹤郵件已讀時間:

不只是已讀的確認,很棒的是「MailTrack」可以告訴我們對方打開郵件的時間,如果對方多次打開郵件,還會出現不同的每次打開郵件時間清單。

只要把游標移動到綠色勾勾上,就能看到對方的開信時間。

圖說明

郵件已讀桌面通知:

甚至在寄出新郵件時,如果我們點亮下方郵件編輯列的「MailTrack」按鈕,那麼這封郵件在對方已讀後,會在我的電腦桌面上彈出桌面通知。

對於一些需要即時知道對方是否看到的郵件,我們就能開啟這個桌面通知功能。

圖說明

圖說明

團隊合作開信辨識系統:

而如果我們是一個多人團隊,想要在工作夥伴之間傳送群組郵件時,確認哪些人有看到?哪些人還沒打開信件?

這時候我們可以要求工作夥伴全部安裝免費的「MailTrack」,這樣一來,群組郵件開信時還能辨識出是誰打開這封郵件。

圖說明

無限寄發郵件回條,追蹤所有郵件讀取時間:

前面開頭提到「MailTrack」的第二大特色,就是免費版無限制的回條郵件傳送次數,而且在「MailTrack」設定裡的統計板中,可以看到每一封郵件的每一次開啟時間記錄,是非常方便的追蹤報表。

圖說明

我們需要或不需要已讀功能?

我們是不是真的有需要郵件已讀功能呢?這個問題我覺得沒有絕對,有時候需要,大多時候可能不一定需要,例如什麼時候需要呢?

  1. 有些郵件就只是單純通知,就算對方沒回應前只要知道對方看過即可。
  2. 一些宣傳、推薦郵件,看看誰對你的這個產品、提案有興趣?
  3. 有些郵件我想先知道對方看過,這樣我更能抓準等待對方應該回應的時間長度
  4. 工作重要佈達通知(只是看過,不代表他就真正記得)
  5. 任務重要修改通知(只是看過,不代表他就真正修正)

最後面兩種需求,讀取回條功能不一定能滿足我們,這時候建立一個真正雲端協同合作、統一管理的工作流程中心,才是最佳的做法,例如:

Google 日曆同步多人行程比用郵件通知對方改期更有效
Google Drive 同步合作文件比用郵件通知對方修改更有效

我自己對「MailTrack」這個工具最好的利用方式,其實是上述的第三點:「有些郵件我想先知道對方看過,這樣我更能抓準等待對方應該回應的時間長度」。

知道對方已讀,我的目的不是要對方馬上回應,而只是讓我知道下一次可以繼續討論的時間,這也是我在電腦玩物之前的「已讀不回才好!不要養成這些被科技寵壞的工作習慣」一文中,想要表達的更從容、更有效率的數位時代工作方法。

MailTrack 網站

(本文出自電腦玩物