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與老闆報告必帶「三明治」!兩張圖解析,傑出工作者的簡報力

2020-07-10 02:18:45
Managertoday
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「報告一下業務狀況吧」遇到老闆這樣問,常常支吾其詞不知道該怎麼回答嗎?想讓老闆秒懂、又對你放心,這個「三明治溝通法」你可得好好帶上了:

主管:「你簡單報告上周的業務狀況吧。」
新人:「好的。我上禮拜進行的洽談有 5 件,其中兩件有田中前輩同行。」

某個周一早晨,新進的業務人員向主管報告上周的工作內容。

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主管:「然後呢?」
新人:「感覺非常好。特別是 A 公司,或許會簽一筆驚人的訂單。」
主管:「『驚人』這樣的形容很不清楚。你提出什麼樣的提案呢?」
新人:「我們討論了很大的訂單量,看起來會做出大量的業績。」
主管:「『很大』或是『大量』具體到底是多少啊?」
新人:「啊,嗯……請稍等一下,我確認一下正確的數字。」
主管:「……」

新人慌慌張張地回到辦公桌確認自己的筆記內容,絲毫沒有察覺主管的臉色愈來愈難看。

新人:「嗯,我應該有做筆記才對……」
主管:「你只要講個『大概』的數字就好。」
新人:「欸?喔,好。我知道了。」
主管:「順帶一提,上禮拜我聽客戶說公司的產品出現不良品,詳細情況是怎樣?」
新人:「是的,我也知道這件事。我記得數量大概是五十個……」
主管:「這種事如果說『大概』就麻煩了!確定正確的訊息後再跟我報告,不然我無法跟社長報告。」
新人:「……?」

以「資訊→數字→資訊」的順序報告

報告要盡量使用數字

在工作中,「報告.連繫.討論」是非常重要的溝通手段。因此,也希望各位要注意「報告.連繫.討論」的正確做法。舉例來說,當主管要求「簡單報告一下上周的業務狀況吧。」你就不能說:「目前正往目標前進,感覺很好。就跟我預測的一樣!」
雖然這只是一個例子,不過如果報告內容如下面舉的例子,就很理想了。

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「正朝著目標前進。我們的目標是 600 萬日圓,目前實績已經有 650 萬日圓。看起來消費者對於新產品的反應還不錯。」

或者主管向你確認「昨天交辦的事情,進行得如何?」你也應該以下面的方式回覆。

「真的很抱歉,我這禮拜底交件可以嗎?目前大概只完成 50%。我會以最優先的順位盡快處理。」

這兩個報告案例的共通點:

一個是使用「數字」,另一個是使用「三明治模式」。

使用三明治模式的理由?

三明治模式是什麼?還有為什麼這種傳遞訊息的方法比較好?以下讓我詳細說明。

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請觀察前者的回答內容。一開始說出「朝著目標前進」這樣的正面訊息。如果你這麼說,對方當然會覺得「真的是這樣嗎?」因此,接下來就要提出「具體且正確的數字」來回應對方的疑問。接著,為了回應對方最後一定會產生的疑問:「那麼對於那樣的情況,你的想法為何?」你就要主動補充自己的想法或意見等資訊。

總之,

三明治模式就是針對對方「內心會產生的疑問依序回答」的模式。

如果採取這樣的傳遞方式,所要傳遞的訊息就會迅速進入對方腦中。特別是面對主管等上級人物,若以這種模式傳遞,對方不用東問西問就能夠獲得所需資訊,是一個很有用的方法。

就如「數學公式」般地運用

當主管或前輩要求你報告時,如果判斷應該使用數字說明,請務必像套用數學公式般地使用「資訊→數字→資訊」模式說明:

先回答對方的提問,再以「數字」這種極為「具體」的語言說明,最後再提出自己的想法或意見。

在職場上,採取對於主管而言有用的傳達方式是很重要的。還有,讓主管簡單易懂地瞭解你的狀況,這對於社會新鮮人而言,也是非常重要的工作之一。

(本文整理、摘錄自《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力》,商周出版)