主管：「你簡單報告上周的業務狀況吧。」
新人：「好的。我上禮拜進行的洽談有 5 件，其中兩件有田中前輩同行。」
某個周一早晨，新進的業務人員向主管報告上周的工作內容。
主管：「然後呢？」
新人：「感覺非常好。特別是 A 公司，或許會簽一筆驚人的訂單。」
主管：「『驚人』這樣的形容很不清楚。你提出什麼樣的提案呢？」
新人：「我們討論了很大的訂單量，看起來會做出大量的業績。」
主管：「『很大』或是『大量』具體到底是多少啊？」
新人：「啊，嗯……請稍等一下，我確認一下正確的數字。」
主管：「……」
新人慌慌張張地回到辦公桌確認自己的筆記內容，絲毫沒有察覺主管的臉色愈來愈難看。
新人：「嗯，我應該有做筆記才對……」
主管：「你只要講個『大概』的數字就好。」
新人：「欸？喔，好。我知道了。」
主管：「順帶一提，上禮拜我聽客戶說公司的產品出現不良品，詳細情況是怎樣？」
新人：「是的，我也知道這件事。我記得數量大概是五十個……」
主管：「這種事如果說『大概』就麻煩了！確定正確的訊息後再跟我報告，不然我無法跟社長報告。」
新人：「……？」
以「資訊→數字→資訊」的順序報告
報告要盡量使用數字
在工作中，「報告．連繫．討論」是非常重要的溝通手段。因此，也希望各位要注意「報告．連繫．討論」的正確做法。舉例來說，當主管要求「簡單報告一下上周的業務狀況吧。」你就不能說：「目前正往目標前進，感覺很好。就跟我預測的一樣！」
雖然這只是一個例子，不過如果報告內容如下面舉的例子，就很理想了。
「正朝著目標前進。我們的目標是 600 萬日圓，目前實績已經有 650 萬日圓。看起來消費者對於新產品的反應還不錯。」
或者主管向你確認「昨天交辦的事情，進行得如何？」你也應該以下面的方式回覆。
「真的很抱歉，我這禮拜底交件可以嗎？目前大概只完成 50%。我會以最優先的順位盡快處理。」
這兩個報告案例的共通點：
一個是使用「數字」，另一個是使用「三明治模式」。
使用三明治模式的理由？
三明治模式是什麼？還有為什麼這種傳遞訊息的方法比較好？以下讓我詳細說明。
請觀察前者的回答內容。一開始說出「朝著目標前進」這樣的正面訊息。如果你這麼說，對方當然會覺得「真的是這樣嗎？」因此，接下來就要提出「具體且正確的數字」來回應對方的疑問。接著，為了回應對方最後一定會產生的疑問：「那麼對於那樣的情況，你的想法為何？」你就要主動補充自己的想法或意見等資訊。
總之，
三明治模式就是針對對方「內心會產生的疑問依序回答」的模式。
如果採取這樣的傳遞方式，所要傳遞的訊息就會迅速進入對方腦中。特別是面對主管等上級人物，若以這種模式傳遞，對方不用東問西問就能夠獲得所需資訊，是一個很有用的方法。
就如「數學公式」般地運用
當主管或前輩要求你報告時，如果判斷應該使用數字說明，請務必像套用數學公式般地使用「資訊→數字→資訊」模式說明：
先回答對方的提問，再以「數字」這種極為「具體」的語言說明，最後再提出自己的想法或意見。
在職場上，採取對於主管而言有用的傳達方式是很重要的。還有，讓主管簡單易懂地瞭解你的狀況，這對於社會新鮮人而言，也是非常重要的工作之一。
（本文整理、摘錄自《所有老闆都看重！上班族必備的工作數字力》，商周出版）
