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和老闆出差,該注意什麼?5 個攻略避免尷尬,還能專業大加分

2020-06-18 作者 艾薇.蕭
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有機會和老闆出差的話一定要去,行一里路會比你在辦公室裡打萬卷提案有價值。

艾薇之前很常跟老闆行遍天涯。那其實是很好的機會,不但可以多認識人,也能看老闆怎麼應對進退談生意。

業務上很多眉角互動,老闆肯定是比你熟悉,也有他自己的方法模式,才能撐得住一片天,倘若可以趁機學習,真的比去上什麼企管課實在多了。

延伸閱讀:商場一定要知道的 4 種名片禮儀!「這種」時候遞名片超失禮

出差時相處時間長,能和老闆有更多互動,這時候老闆也會觀察你,雖然說不需要時時刻刻戰戰兢兢,但也別太鬆懈、太做自己。

做得好的話離心腹會更進一步;相對地,如果搞砸也可能被打入冷宮,所以做好前期的準備是必須的。萬一真要跟老闆朝夕相處,有些注意事項還是要明白的。

1. 資料、名片寧可多帶

要帶什麼東西?比如:客戶資料、老闆名片、公司介紹、拉哩拉雜的一定要仔細檢查,寧可多帶不要懶,畢竟出差不比在公司,不是要什麼立即就有;也不要丟三落四,免得到時候要什麼沒什麼就只有糗。

2. 搞清楚出差的目的,準備隨機應變

事先準備很需要,該聯絡的人、該訂的機票或飯店,都要再次確認;更重要的是,要完成的事項都要搞清楚。是要去收款還是去開發業務?是否會順路拜訪客戶還是專程去看展?有些老闆很喜歡神來一筆,想說已經出來了就順道去幹嘛幹嘛,這都很考驗當時的應變能力,但總有個決定要出發的初衷,把目的搞清楚,才知道該收集什麼訊息。

3. 顧好老闆的生活需求

老闆的喜好也得知道。老闆喝茶還是喝酒;吃肉還是吃素?出差旅途一定有吃喝拉撒,不要只顧自己,有時候老闆一忙忘記吃飯,貼心問一句會幫自己加分許多。我那時有個老闆,跑行程的時候都沒吃飯、非常餓,我會趁空檔時間去看附近有沒有什麼吃的,讓他上車的時候可以稍微填肚子,這些貼心小動作把老闆的需求照顧好,自然討喜沒煩惱。

4. 永遠保持手機有電

你是來出差不是來旅遊,去到特別的景點或吃到美食會很想拍照是沒錯,但基於禮儀,建議還是克制一下自己的慾望,除非找到空擋可以做這些事,不然不要大辣辣地在老闆跟客戶面前大拍特拍,就算他們當場沒說什麼,其實心裡還是會介意的。

就算是搭車、搭船、搭飛機,也別把手機玩到沒電,你不會知道即將遇到什麼臨時狀況,車沒來、房間錯、導航原地打轉,手機有電的話,求救 Google 都比跟老闆借手機來得保險。

5. 對誰都盡量保持微笑跟友善

旅途中再怎麼不愉快都不要臭臉,要臭回家再臭。如果真有什麼不愉快的情緒,請盡量克制,不然前面做得再好都會被扣分。不管對客戶還是服務生,都要保持好態度,不要一轉頭就跟老闆抱怨客戶,靜靜地在旁邊觀察會比多言少犯錯,有時候就是那一、兩句話壞了你的升遷機會,因為你不會知道何時被打了分數。

機會要靠自己創造,當機會來的時候,準備妥當才美妙。

(本文整理、摘錄自《職場開放性關係》,方言文化出版)

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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