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對於別人的指教,成熟的大人這樣回應!主張自己的意見,又不觸怒他人

2021-02-22 哈佛法學院溝通專家 道格拉斯.史東、席拉.西恩
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面對別人的批評指教,你是否會賭氣的回覆「胡說八道,我才不是那種人呢!」「說真的,我沒救了。」

或是你可用這樣的方式成熟回應:「你說的這些讓我很驚訝,我一時難以接受。我想花些時間考慮你說的話,消化這些資訊,明天再繼續討論吧!」

這是哈佛大學溝通專家 席拉.西恩(Sheila Heen)、道格拉斯.史東(Douglas Stone)25 年經典代表作《謝謝你的指教》(Thanks for the Feedback),教導眾多專業人士、學生正確的接收與回應他人指教的方法。

因為我們活在一個隨時都在接受「批評指教」的世界,要被惹惱、淪為酸民、淹沒在各種情緒。還是練習如何成熟的接受指教,從中挖掘可據為己用的成長金鑰,都操之在我們自己。

延伸閱讀:過度指責,只會傷部屬的心!主管如何給部屬「建設性回饋」?

書中以豐富案例與清晰指引,帶你面對直白的批評、殘酷的年度績效考核,或是不請自來的建議,甚至能學會為自己設下界線,重新主導人生。

成為一個成熟的大人,從接受回饋,成熟的主張自己意見開始學習吧。

接收回饋,是兩人一起拼拼圖的過程

你如果不主張意見,就是將自己手裡的拼圖藏起來,給予者不知道你的看法與感受,因此也無法曉得自己的回饋是否有幫助、夠準確或真能符合你的經驗。在這樣的情況下,你們無法解決問題、無法調整,對方看不出你是否理解或打算採納回饋,也不知道嘗試提出這些建議比他們所想的困難或危險許多。

你的主張往往是對於回饋的回應,但也不一定。好比對方可能在績效評量開始前,先要你自我評量。不過在定義上,你必然會在對話中某個階段收到回饋,也會有些話想回應對方。

從「我說得對」轉變為「這是你遺漏的部分」

想有效主張意見,心態要有重大轉變:你的目的不是說服給予者,讓對方相信你說得對;也不是要用自己的事實去取代對方的事實,而是要補上「遺漏」的部分──最常被遺漏的是你的數據資料、解讀與感受。只要做到心態轉變,你就可以主張自己覺得重要的一切意見。當雙方手中的拼圖都拿出來,你們就能找出雙方相同與相異的看法,以及意見分歧的原因。

延伸閱讀:思考的練習 鈍感法:不因瑣碎小事鬱鬱寡歡,從容淡定面對批評

常見的主張錯誤

接下來,要檢視 3 種回饋觸發機制──真相、關係、自我──造就的常見主張錯誤。

1. 真相錯誤

最常見的雷區,是陷入爭執「真相」的心態。

雷區說法:「對方的建議錯了。」
較好說法:「我不認同對方的建議。」

這看起來明明是很微小的差別,真的很重要嗎?兩者的差別之所以重要,是因為可以確保你們的對話不脫軌。如果你說:「你的建議錯了。」給予者就會開始解釋自己的建議為何正確。如果你說:「我不認同你的建議。」給予者無法否定這點,畢竟你就是有這種想法,所以雙方只能討論意見分歧的原因。你也許會說:「我在前一間公司用不同的方法做事,就沒遇到這麼多問題。」給予者不知道你上一份工作哪裡做得成功,你也不知道對方在目前這公司試過什麼方法,而這才能開啟雙方對話。

雖然要討論的是意見上的差異,但這不代表對話和事實無關,事實往往是對話的核心。你必須先知道銷售數字,才能加以解讀,但比較困難、重要的任務,應該是解讀數字才對。

2. 關係錯誤

我們受到人際觸發機制刺激而主張意見時,最常掉進切換對話軌道的陷阱。想避開陷阱,你要留意對話中是否出現兩個話題,若有,就將兩個主題放上各自的軌道。

雷區說法:「你是自我中心的混蛋。」
較好說法:「我覺得自己不受重視,所以現在無法專心聽你的回饋。我們可能得先討論我的感受,再討論回饋本身。」

你如果說出第一句話,很可能會點燃戰火,如果說出第二句話,可能會讓給予者滿頭問號,想知道你最近讀了什麼怪書,但(通常)這樣會比吵架好。

至於第二個常見的雷區,牽扯到系統、責怪與貢獻:

雷區說法:「這不是我的錯。問題出在你身上。」
較好說法:「我知道自己造成一些問題,我希望雙方一起退一步,看看事情的全局。如果想改變現況的話,我覺得再多理解一些其他資訊對我們來說很重要。」

第一種回應可能會使你和對方大吵一架,互相卸責;第二種回應告訴對方,你願意為自己造成的問題負責,同時指出對方在系統中也有負面貢獻。

3. 自我錯誤

在我們情緒失衡或被情緒淹沒時,很可能提出過於誇張的主張。

雷區說法:「說真的,我沒救了。」
較好說法:「你說的這些讓我很驚訝,我一時難以接受。我想花些時間考慮你說的話,消化這些資訊,明天再繼續討論吧!」

心亂如麻時,你會很難清楚或平衡地表達自己的意見,還有可能會為了找回平衡,將過多責任攬在自己身上,或是表現出誇張的絕望與不安。這時,建議你向對方坦承這些回饋令你驚訝,並告訴對方,你想花些時間找出它們對你的意義。

常見的第二種雷區說法,是發生在內在聲音努力將回饋拒於門外時:

雷區說法:「胡說八道,我才不是那種人呢!」
較好說法:「我聽了這些回饋,感覺有點難過,因為我心中的自己並非那樣,我也不想當那種人。」

你可以不用指出對方說法有誤,而是主張他們給的資訊不符合你的自我認知。同樣地,你可以答應要考慮對方的回饋,但不表示對方的資訊正確。

自己當自己的過程裁判

多年以來,我們帶領溝通工作坊時,一直把焦點放在傾聽與主張兩部分,即使這方法無法完全滿足人們的需求,應該也夠讓他們達成有效溝通了。

然而,我們漸漸從特別擅長溝通的人身上注意到一個有趣現象,那是我們說不上來的第三種技能。

這時,我們才想到,這些人不僅參與了對話,還主動又明確地在對話中掌舵。溝通達人能精確地觀察對話,診斷出對話中的錯誤,並且做出明確的糾正。他們似乎同時扮演球員與裁判兩個角色。

(本文整理、摘錄自《謝謝你的指教》,先覺出版。圓神書活網提供)

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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