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業務不能犯的 13 個錯誤!挑客戶和跟進的坑,愈早明白愈好

2021-03-31 作者 聶繼承
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大多數的業務員,經常擺盪在「自我感覺良好」的傲慢與「自卑」的懦弱之間。很少人能真正從中找到「不卑不亢」的平衡。這一切來自於,沒有清醒認識到自己要的是什麼?而為什麼很努力?但始終都在「消耗自己」。

小張,大學念的是國際貿易系。當完兵之後,他接續換了幾份工作,在別人眼中就是典型的「三天打漁,兩天曬網」。他這一回進了一家傳統家族企業,做業務的工作。接著在「猶豫不決」與「逃避現實」中做了一年,沒有什麼業績,終於公司辭退他了。

小張犯的是,「以為自己不認為就不存在」的錯。就像癌細胞一樣,平常也許沒有知覺,但蔓延起來是會致命的。很多時候,業務的考驗,不是你的「天賦」有多棒,而是你有沒有「辜負」了自己的天賦?小張的錯誤,正確的說,不是那難過的遭遇,而是沒有成長與反思。

所以,很多業務員常犯許多「揮霍青春」的錯,因為不容易找到界線,以致於,不知不覺地讓自己跛著腳走路,越走越歪。當他習慣了「自由放縱」,就會像變了心的女朋友一樣,永遠「回不去了」。我們細數一下,以下的 13 個錯誤行為,它讓人喪失「自我價值」,也很容易讓人一頭鑽進「短多長空」的死胡同。各位小張們,你會反省吧?

1. 無善意的初衷,誤入岐途

想要改變自己的生命,就要在「付出跟收獲」間取得平衡。忍不住誘惑,就算用盡心思,也會徒勞,不光明,問心有愧。於是,不斷遊走在「道德操守」的邊緣,讓暗黑的心靈,污染了所有的上進心。

2. 過度挑選客戶,缺乏鍛鍊

什麼是對的客戶,不是用挑的,而是用心經營而來的。挑客戶,隨興,放縱,不費力。但要擁有客戶的愛戴,就很困難。其中就是需要一連串肯定自己的「鍛鍊」。你要先愛客戶,客戶才會愛你,這是業務上永遠的鐵律。

3. 錯把烏鴉當鳳凰,浪費資源

善於「操弄」手腕的客戶,會說謊,容易使人相信;也會用各種偽裝,騙走他想要的事物。受害的你,始終弄不明白,他怎麼可以這麼窩心?所以,當你被迷惑不清醒時,好好想想你還剩下多少資源可用了?也不該讓「不當的誘騙」影響著你的未來。

4. 讓客戶檔案發黃,疏離信任

要客戶相信我們,關鍵在於「穩定」的接觸和「及時」的協助。親近客戶,照顧他們,就是一種顧客關係的扶持與信賴。多數的客戶,不喜歡很快的變成舊愛;不管你有多少理由,他都不願意接受。所以,輕易「放生」客戶,等於扼殺了別人對你的信任。

5. 業務跟催前緊後鬆,功虧一簣

有時候,業務不知道哪裡才是終點?所以隨意停下腳步,躊躇,不堅持。假如,業績不好,卻沒去想,我「哪裡做錯了」?不懂得反省自己,就會容易「轉移愛好」,而讓原本再努力一下,就會有成果的期待落空了。但要命的是「不止一回」。

延伸閱讀:介紹客戶給我吧!一張神奇問卷,連續10年業績冠軍的祕密武器

6. 無端的等待機會,沒有計劃

都說做任何事,一定要有計劃。有計劃才知道每一步如何邁出?如何「走過去」?業務工作多如牛毛,經常進退兩難。客戶不斷製造問題中的問題,也不時變更他的決定。於是,顧客關係常陷入「你做的我不要,我要的你沒做」的困境。所以,要經常與客戶討論修正你的計劃。

7. 跌入小客戶的溫柔陷阱,耗盡熱情

學會跟客戶保持等距,是業務的一大功課。通常小客戶會用各種「糖衣」,吸走你的注意力。所以,任何會破壞你「業務自由」的控制力,都應保持距離,並要拒絕那些「不當的需求」。小客戶會用盡各種「乞求情感」手段,但你有權保有「獨立自主」。

8. 與客戶共舞,罔顧立場

通常業務會不自主的認為,犧牲一點公司立場,希望客戶能感恩回報。但事實不是百分之百這樣。天真的以為,滿足客戶的需求,是業務的生存之道。殊不知,客戶在絕對的利益思考情況下,不是你認知的「互依關係」,而是會對你進行「無情的掠奪」。

延伸閱讀:平平都是業務員,有人賺大錢、有人一直是窮業務?差別在……

9. 一招半式闖江湖,不思進取

「沒有人可以決定你的未來,除非你不再上進」,這是一句發人深省的智慧之語。現在的商業競爭,不只是「打敗別人」的競爭,而是「自我競賽」的戰爭。也就是「今天的你要打敗昨天的你」、「明天的你,要準備迎戰今天的你」。假如你沒有自己的「知識火藥庫」,生存這件事,將比登天還難。

10. 穿著失當,放任懶散

「第一印象」,到底有多重要?現實中,「穿著」可以代表一個人的成熟度,也是一個人是否值得信任的「標誌」。其實,穿著失當的人,會用瀟灑,不拘小節來包裝「怯懦」。同時,也會讓「放任懶散」趕走好人緣。所以,試著改變自己的穿著,重新給自己一個客觀的評價。不需糾葛,只需要一個念頭而已。想要當國王,也要披上新衣才行。

11. 太多的十三號星期五,自我縱容

「認真」會帶來無窮的力量;相反的,就會讓人空虛挫折。一旦終日讓工作陷入「遲滯」、「困惑」、「失落」當中,那就是一種「自我縱容」。如果找不到「內在的力量」去克服,就無法安然立足於職場。所以,每一步的選擇,可以是「安逸」、「傷痕」,也可以是一種「奮進」的心志。

12. 歇斯底里的業務更年期,焦躁難安

只要有競爭,就要看清過程中的「內涵」。大部份的業務,太在乎輸贏,但只是表面上的爭鬥而已。往往這樣的思維,讓他們沒能一路堅持,平靜,坦然面對。剛剛的承諾,找個理由,說毀就毀;前人種的樹,說砍就砍……,可惜的是讓「焦躁難安」控制了一切該有的意志。

13. 樂當配角,畏縮不前

任何人都可以決定自己的角色。但最難的是選擇「清楚或模糊」。對於角色的選擇,必須先認識自己的弱點,同時要進行盤點與批判。有些業務員,經常讓自己的角色「遊移不定」,碰到艱難就退縮,抗拒,不配合,但這樣做,只是會讓自己更孤單而已。只要懂得站對位置,不要讓角色「進退失據」,那一切都值得期待了。

(本文出自《金牌業務的90%成交術》,商周出版。)

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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