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跟部屬說「不要太努力」,反而能激起幹勁?厲害主管的激勵祕訣

2021-07-23 篠原信
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「這麼逼自己會搞壞身體的,還是要適度休息吧!」有人對自己這麼說時,自己反而會更想努力,這是為什麼呢?

反之當有人說「再努力一下吧」時,反而會覺得煩而不想努力,這又是為什麼呢?人類真難伺候啊!

「請你不要太過努力」這句話,反過來想就包含著「我知道你已經非常努力了」的意思。「請休息吧」這句話則傳達出承認「你已經努力到快到極限了」的意思。有人對自己這麼說時,自己會因為努力被人認可而感到高興,進而產生「我要再多努力一點」的意願。

延伸閱讀:員工失去幹勁、無心上班?職場上的 3 種人,要用不同方式激勵

可是 「再努力一下吧」這句話,卻傳達出「我覺得你沒有努力」的意思。我明明這麼努力了,你卻沒看到,於是心生反彈 ,而且也因為自己的努力不能獲得認可,心情低落而無心工作。

聽來或許覺得很奇妙,不過如果你希望一個人努力,最好說「不要太努力了」比較有效。

我用個淺顯的例子來說明。我有個學生因為過去工作太努力而疲累不堪。為了跟上前輩指導的速度,他使盡全力,無法按自己的步調工作,疲累不斷地累積,到最後開始對研究本身心生厭惡。然後指導他的重擔就落在我身上。

我跟他說:「你一個月別來研究室。好好休息。去玩。」禁止他出入研究室。其實一個月的空白對研究人員來說,可是巨大的損失。但以他疲累的程度,再加上他因此開始討厭研究,來了也不可能把工作做好。

一個月後他回來時,感覺已經徹底轉換好心情了。至少他已經不再那麼疲累。但是還有一個問題,也就是他對研究的厭惡還是存在。他自己覺得「我可能變得討厭研究了」,可是不做又畢不了業……本人好像也很煩惱。

所以我告訴他兩件事。第一就是每天早上自己想好今天要做什麼,然後向我報告。第二就是到了傍晚五點,不管事情是否做到一半,一定放下手邊的工作回家。

一大早他就來報告今天的預定工作了。不過可能是顧慮到我這個指導者吧,上面寫的工作量根本不可能在傍晚五點前做完。「你很久沒做實驗了,應該做不了這麼多。把這個和這個刪掉吧。今天就好好做這個和這個。」

結果他反而覺得很不安。做那麼少可以嗎?不過果然如我所料,因為太久沒做實驗了,他花了很多時間,到了五點仍在作業中。「好了,今天就到此結束。你快點回去吧。」

這種狀況一直持續下去,不知不覺地他對研究的厭惡感消失了,反而累積了「我明明想多做一點,老師卻不讓我做」的挫折感。

等到他回歸研究一個月左右,他終於主動要求「今天我要做這個和這個。請讓我做。」內容看起來不可能在五點前完成。我這麼告訴他,他說:「今天無論如何我都想把這個做完。」「這樣啊,那你不要做到太晚哦。」

到了傍晚五點,果然他還在繼續作業。我說:「五點了哦。你不要太勉強自己,早點結束吧。」「我今天想把這些全部做完。請再讓我做一下。」「這樣啊,那你不要太勉強哦。」雖然超過時間了,但他看來從早到晚都很專注在工作上。

之後他的幹勁完全恢復,每天都很專注工作,工作效率極佳。休息一個月及將近一個月熱機時間造成的進度落後,他也全追回來了。

只要能按自己的步調,做自己思考後的內容,人好像就可以把工作當成「自己的事」,而且充滿幹勁。

反之,如果是別人想的內容,而且必須照別人的步調工作,工作就像是「別人的事」,不但會喪失幹勁,而且還渾身無力。

如果希望下屬自動自發地努力,就要儘量讓他自己去安排工作,或者讓他實際感受到這件工作反映了自己的想法。告訴下屬「不要太努力了」,說不定是很重要的一件事。

延伸閱讀:薪水加了、假也放了,為什麼員工還是缺乏幹勁?從心理學談「員工激勵」

即使下屬有幹勁,也別期待他永遠電力滿滿

察覺到「主管認為我是幹勁十足的下屬」這種「人設」時,下屬很難自行脫離這種「人設」。因此即使主管因為「這傢伙很有幹勁」而不斷地交辦工作,下屬也很難把「我不行了」說出口。明明已經很煩了,又必須勉強自己完成工作,讓人疲累不堪,最後甚至可能陷入憂鬱。

所以主管就算覺得這位下屬很有幹勁,也不能讓他全速工作。主管必須控制好繮繩,調整下屬的工作量維持在八成左右。當主管說「不要太累了,做到這個程度就好吧」,下屬反而覺得「我還想多做一點說」,最好維持在這種狀況。
讓下屬維持工作很快樂、很想多學一點的心情,幹勁才能持久。

主管最好忍下希望下屬多做一點的心情,控制好繮繩,不要讓下屬工作過量。這種幹勁十足的人會試圖在八成的時間限制中完成十成的工作,所以給他們設限反而剛剛好。

(本文出自《給主管的教科書》,商周出版。)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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