為了寫部落格文章，我研究後發現一件事：成功人士每天都會寫清單。各行各業的執行長、經理人與高階主管都有寫清單的習慣。不管從事哪方面的工作，清單都能成為你的一大助力。

用清單安排每一天

無論是養成寫清單的習慣，還是想讓清單發揮更大效益，關鍵都是找到最適合自己的方法。我的建議不一定適合你，你必須找出最適合自己的清單用法。

待辦清單是我一整天的「指揮中心」。上面寫著任務、筆記、提醒事項等等。內容分類明確，所以我不會看得頭昏眼花。別擔心，稍後我會說明。

最近有個部落格的讀者寫電子郵件給我，名叫喬許（Josh）。他說：「我很喜歡寫清單，也覺得清單很有用。但說到如何安排清單的格式，這一點令我非常頭大。我希望自己的清單可以一目了然，而不只是在紙上到處亂寫亂畫。你的清單是怎樣的格式？」

大哉問！我每晚離開公司前，都會寫一張工作清單。就算下班時間已經很晚了，就算約會已經遲到了，我也會寫好清單再走。白天工作時想到該寫在清單上的事，我會馬上記下。重點是，工作清單我一定會在前一天寫好，因為我喜歡早上一進公司就立刻投入工作。工作清單是我的路徑圖，告訴我這一天的路該怎麼走。因為有它，我早上進公司不會那麼焦慮，而且馬上就能進行第一項待辦任務。

我會用筆記本把明天要做的每一件事寫成工作清單，一天一頁。格式如下：
　

1. 最上方寫日期。之後若要回頭找資料會比較方便。

2. 隔天要做的每一件事都要鉅細靡遺地寫下來，包括每天的例行公事。
   相信我，一定會出現令你分心的事，所以有寫有保庇，而且多寫幾項，就能多享受幾次劃掉待辦事項的快感。
   　

3. 依照時限排列。
   我會按照必須完成的時間來寫待辦事項。假設我約了人在早上 11 點通電話，我會在左邊標註「早上 11 點」。依照時限排序有助於保持專注。
   　
   很好！清單已完成，一切就緒，對吧？別急。我保證還會有其他事情突然冒出來。所以你的清單要預留空間，視需要補充內容。我的做法如下：
   　

4. 視需要加入待辦事項。
   離開辦公室後，我如果突然想起工作清單上忘了寫什麼，我會立刻在手機的行事曆設定提醒通知，隔天這則通知就會跳出來，提醒我把新的內容加進清單裡。千萬別把通知時間設定在開會，或其他不方便看手機的時間。通知的訊息跳出時，把待辦事項寫進清單就行了。

此外，工作時也會有預想不到的事情跑出來。做法同上，視需要加進清單裡。不過這種突發事務加進清單之前，得先考慮你是否做得來。如果今天做不來，可考慮明天再做，或是請別人幫忙處理。
　
5. 清單進度提醒。
我的做法是，在筆記本的左下角保留一塊空間，用來寫「清單進度」。若工作到一半被打斷，我會很快記下自己做到哪裡，回來時就能立刻接著做。這個小撇步救了我很多次。
　
6. 私事專用欄位。
我的清單正中央有一條直線，左邊寫公事，右邊寫私事。公事跟私事很難完全分開。就算正在上班，我們還是會抽空做些家庭雜物、打私人電話或是提醒自己一些跟私事有關的任務。這時我會在私事欄位裡寫下「去提款」或「去洗衣店」之類的任務。
　
7. 為隨身筆記留白。我很愛寫筆記，主題不拘：電話號碼、電視節目、雜誌名字、八卦內容等等。
我用清單的右上角寫諸如此類的隨手筆記，包括別人的電話號碼或鞋子尺碼等等。

我也用便利貼，不過不是用來寫待辦清單。通常在給合作的同事指示的時候，我會用便利貼。例如當我交辦一項任務時，我會貼一張便利貼寫著「周一使用」或「潤稿後付印」。我用便利貼通知對方該做什麼事。不過，我確實也會用便利貼寫特定的、短短的待辦清單。

我使用工作清單的方式不一定人人適用，但你不妨試試看再說。工作兔執行長麗雅．巴斯克，她使用清單的方式就跟我截然不同。她是每天早上寫工作清單。她曾為我的部落格寫過一篇文章，文中提到：「我進辦公室做的第一件事，就是坐下來列出今天要做的事。此外在開主管會議之前，我也會先寫一張確認清單，確定所有的相關議題和重要事項都沒有被遺漏。」

（本文摘自《高效人生的清單整理術》，商業周刊出版。）