部屬有錯,好主管不會「直說」!善用 BIC 回饋模型,團隊一起正向進步
其實在職場上與他人合作時,常需要給他人建議與回饋,如何有效反饋他人也是職場溝通必懂的技巧,要是大家只會埋頭做自己的事,不懂得適時回饋,最後的成果往往不如團隊期待。
有效回饋三原則:關係、對標、原因
在職場給予同仁回饋時,不能看到問題就直接講出來 ,在說出口前要先確認,對方是否願意接受你的回饋與指教、怎麼讓對方接受你的回饋,以及怎麼觀察對方的反應來調整自己的溝通方式。
我認為至少要留意 3 個回饋原則:關係(建立信任感)、對標(確認彼此觀點)、原因(分析回饋源頭)。
回饋原則 1:關係,建立信任感
回饋之前需要先打造適合回饋的氛圍,可以透過閒聊醞釀安全的溝通氣氛,才能安心累積彼此的信任感。例如問對方:最近工作如何、跟家人做了什麼,或者聊大環境的時事等。
除了以上日常主題,也分享一個快速拉近彼此距離的小訣竅:如果你主動跟他人分享祕密,對方會對你好感度大增,因為你先釋出信任對方的訊號,這麼一來就有機會讓對方回饋與分享更多給你。
回饋原則 2:對標,確認彼此觀點
賽局理論專家阿納托爾.拉波伯特(Anatol Rapoport)有一著名觀點:「如果你不能提出讓對方滿意的觀點,就不要妄想說服並解決問題,甚至達成共識。」
溝通回饋正是持續對標的過程,讓你知道是不是雙方都認同現在的狀況,確保大家有基本共識。所以在回饋的過程要「先確認」對方的論點,「再分享」自己的看法。回應的要訣是讓對方理解「我已經接收並理解你的看法」,才能創造良好的回饋氛圍。
做法:先把對方的觀點陳述一遍,然後請對方回饋,你的理解是否正確。
回饋原則 3:原因,分析回饋源頭
管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)曾說:「最嚴重的錯誤,並非回答了錯誤的答案;真正的危險其實是根本搞錯了問題。」
要聚焦回饋的問題,可以透過「5 個為什麼」(5 Whys),來逐步釐清問題核心。豐田汽車公司在收到意見回饋、面對問題時,會一連追問 5 個為什麼,藉由不斷提問並向下挖掘出最根本的問題,才得以更有效解決。
BIC 回饋模型:回饋有公式,讓別人更樂意聽你的
除了掌握 3 個回饋原則,能讓你跟團隊成員溝通起來更有效率,針對回饋本身,還能運用「BIC回饋模型」來提升別人聽進你回饋的成功機率。
BIC 是英文「Behavior Impact Consequence」的簡稱,這是 IBM 等跨國企業管理者經常使用的回饋模型,分別對應 3 個指標:B,行為(Behavior);I,影響(Impact);C,結果(Consequence)。
B,行為(Behavior)
首先,針對對方的行為來討論,以事實為依據,讓回饋內容更具體,並且排除情緒的影響。例如:「你做得很好」這種表述方式只說出了你的感受,還必須加入「事實行為」,像是「你的簡報很流暢,整體的邏輯思維縝密,也能夠用數據提出自己的觀點」等,透過具體回饋,才會讓對方明確知道哪些部分被肯定。
I,影響(Impact)
指出事實行為後,再來說明會產生什麼影響,例如:「因為有效的簡報溝通,能夠提升跨部門的合作效率,強化你在大家心中的形象。」從「個人」和「團隊」產生的影響來思考,讓對方知道自己做好這件事帶來的影響力。
C,結果(Consequence)
結果比影響還要長期,這裡就不只是談論當下的情況,而是拉長到一年或十年來看,如果這件事情繼續下去,對個人會產生什麼變化。回饋「結果」的內容,主要跟個人有關,像是人際關係、個人的職涯發展,還有未來在大家口中的評價。
除了自身專業能力,回饋能力也是職場成長重要的溝通能力之一,可以讓你付出的每一份努力,都能精準達到團隊期望的目標,也不會在回饋他人時徒增人際摩擦。除此之外,有企圖走向管理職的人,回饋能力可說是成為管理者的基本功,可以有效降低指導員工產生的不愉快和流動率。
(本文出自《扛起來,就是你的!》,方智出版。)