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想鼓勵員工「動腦」,發獎金可能不是好主意!前奧美廣告創意總監:4 個作法更有效

2022-06-21 前英國奧美廣告創意總監 戴夫・柏斯
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傳統上,要提升員工績效,向來是用獎懲系統追著他們跑。如果某人達成目標,就給他獎金。那對大部分的業務有效,但無法激發點子。如果你的任務需要員工真正動腦才能執行,財務誘因可能適得其反。獎勵對於驅使人們製造更多成品或達成更高業績目標很有幫助,但對激發靈感則會產生負面衝擊。

1. 鼓勵員工創新,「表揚」比發獎金更有效

原因似乎是:財務誘因會鼓勵人們走最筆直的那條路來尋求解決方案。他們不會探索,只會直接走去撿那 200 美金。如果你想要鼓勵新的點子,最好改變方針──著眼於內在而非外在的刺激。與其提供獎勵,不如給予表揚。

延伸閱讀:麥肯錫:80% 主管想改變開會方式!Netflix、微軟的高效會議術,如何拯救寶貴工時?

創意產業對此了解已久,那就是他們何以要舉行那麼多頒獎典禮,奧斯卡獎、葛萊美獎、英國影藝學院獎、布克獎⋯⋯全都在鼓舞藝術人才更努力嘗試。其他諸如廣告、建築、設計、零售、餐飲和時尚等商業產業,也有頒不完的獎。這是因為在同儕面前舉起獎座的情景,能促使人們想出更好的點子。

你也可以在你的組織內表揚同仁。你可以在 Email 發布訊息、在內部網路貼點什麼、在接待室掛照片、在公司盛事上指名道姓,或找其他方式向偉大的思想家致謝。最好的做法是不僅表彰傑出的成就,也要肯定付出的努力。如果你也向提出絕妙點子可惜功虧一簣的同仁脫帽致意,就會鼓勵更多人更努力去嘗試思考。

2. 繆思女神不會造訪辦公室隔間

現代商業的一大詛咒是「假性出席」(Presenteeism)。公司希望看到員工待在座位上。或許是因為公司不相信,如果沒有人在後面盯著,員工會認真做事。但辦公桌並不是最適合產生點子的地方。

辦公桌是為做事而非思考設計的。那裡是你會一直被打擾的地方。當周遭每個人都在敲按鍵,沒有人想被看到放空思考問題。如果你希望人們提出更好的點子,請鼓勵他們逃離書桌,或者乾脆逃離辦公室。

3. 將「思考」化為公司制度的一部分

海默.漢默爾(Heimo Hammer)是奧地利一家頂尖行銷公司的創辦人。他不是標準的公司老闆。「我每兩年會針對公司做一次策略工作,收集新的點子、新的商業構想、新的發展。」而真正令人印象深刻的,是他做這件事的方式。一切就從他的員工開始。

「我不是強迫,而是邀請我 100 多位員工和自由接案人拿點子鼓舞我。他們每星期交給我 1 次,他們在網路上找到、會議上聽到、電視上看到的東西。」員工不只要傳連結和圖片,還要以自己的發現為題寫 1 篇摘要,解釋為什麼有趣。

每週日晚上,在計畫未來 1 週時,海默會拜讀這些摘要。1 星期 1 次,公司會和 12 名來自公司各部門的員工召開顧問董事會,討論大家所提交最有趣的點子。他們討論點子、捍衛點子、擴充點子、決定哪些值得追求。然後就撥預算給最好的點子。

「有時點子很蠢、很平凡或不怎麼特別,但對我依然重要。有點像偵探在表面下尋找蛛絲馬跡。」想想,如果每家公司都有類似的制度,我們會有多大的可能。

4. 和諧的職場環境,對激發創意未必是好事

多數商界人士會同意衝突在職場不是好事,員工不要意見不合比較好。很遺憾,和諧對點子並非好事。有建設性的衝突可能極為有益。我不是說我們需要把職場變成戰場。我的意思是,我們必須了解如何以有建設性的方式提出和採納批評。

以下是一些指標:

① 尊重:雙方都需要尊重。提出回饋的人需要充分尊重他們提出回饋的對象。接受回饋的人需要認清,提出回饋的人可能也不好受。

② 不要針對個人:任何批評都不能衝著個人。對點子,不對人。重點也不是要讓提出回饋的人看起來很厲害。焦點應該完全集中在如何讓點子盡善盡美。如此一來,人人就會齊心為同一個目標邁進。

③ 建設性:你提出回饋的方式至關重要。重點不在於告訴對方他們的點子很差勁,再滔滔不絕地講述原因,而是指出可以改善的地方。從聊聊你喜歡的特色開始,再轉向可以修改的部分。也不要只說「那行不通,因為⋯⋯」就停住,請繼續「我覺得或許可以透過⋯⋯來改善」。

④ 聆聽:獲得回饋的人切莫用防衛性的意見打斷對方。他們該仔細聆聽,確定了解再回應。

⑤ 有來有往:讓聽取回饋的人也針對自己獲得的回饋提出回饋。也許對方並不了解點子的要素,或簡報的某些成分。同樣地,這些回饋必須以同等的尊重提出。

延伸閱讀:闖進員工行事曆、擅自取消例會,這位 CEO 不尋常的管理法有何目的?

⑥ 致謝:回饋提出後,雙方都該感謝對方的誠實、感謝有機會與對方合作,讓點子更趨完善。

公司各部門都應採用這樣的途徑。以這種方式,你終將透過有建設性的合作而獲得更好的點子,也能避免無謂的爭吵和互相攻訐。

(本文出自《創意思考金字塔:從理解問題到提出解方,五段式思考法為個人或組織找到高價值創意》,馬可孛羅出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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