專注力不是我們唯一有限的資源。我們的短期記憶也很有限。為了不要浪費它的容量，我們需要對策，那就是：可以儲存在外部的東西，就交給外部的系統。對於人類長期記憶容納量的估算眾說紛紜，而且多屬臆測，但心理學家過去講到短期記憶時，倒是都同意這個非常明確的數字：我們最多可以同時記得 7 件事情，或者 5 到 9 件事之間。

人的短期記憶本來就有限，關鍵在注意力的有效運用

資訊無法像存在記憶卡那樣儲存在我們的短期記憶裡。它比較像在大腦裡四處漂浮，想爭取我們的注意，佔用珍貴的大腦資源，直到它被遺忘或被更重要的事情取代（重要與否，是由我們的頭腦來判別），或者轉移到長期記憶裡。當我們試著記住某件事情時（例如購物清單），我們只是在腦海裡一直重複要買的項目，而不是把它們暫時儲存在腦袋裡等稍後再叫出來，然後同時間又在想著其他更有趣的事情。

說到這，我們就要感謝前蘇聯心理學家布盧瑪．蔡加尼克（Bluma Zeigarnik）的睿智和她的觀察技巧：有天她跟同事去吃午飯，餐廳的服務生讓她印象非常深刻，因為他完全不必用筆寫，就可以準確無誤記住客人點了什麼。吃完飯剛走出餐廳，她就發現自己忘了拿外套，於是回去餐廳拿。但令她驚訝的是，那個才在幾分鐘前，因為記憶力超強而讓她相當佩服的服務生，居然完全不認得她。她覺得很矛盾，於是問了服務生。

服務生說，每個服務生都可以記住哪個客人點了哪種餐點，但只要用餐的客人一離開餐廳，服務生便會忘得一乾二淨，然後把注意力放在下一組客人身上。

這就是現今著名的蔡加尼克效應：還未完成的工作項目，會佔據我們的短期記憶，直到完成為止。這就是為什麼我們只要一想到某事還沒做完（不管它重不重要），就很容易分心。幸好蔡加尼克不斷研究，我們現在才知道：要讓我們的大腦停止去想某件工作，不用等到那件工作真的做完，只要把它們記下來，然後讓自己相信「我會去處理」，這樣大腦就會停止去想它了。

2 步驟筆記法清空大腦暫存檔，強化記憶力

沒錯，因為大腦無法區別「真正已做完的事」跟「未完成、但只是先記下來的事」。如果把某件事情記下來，我們就可以把它從大腦中清除掉。秘訣即在於把所有微不足道的事情從我們的短期記憶裡清空。我們既然無法現在一次把所有事情都解決，那麼唯一可以採行的方法就是有一個值得信賴、固定的外部系統，讓我們可以儲存那些還沒做完的一堆事，並且相信這些事情不會被遺漏。

用卡片盒筆記法來工作也是同樣的道理。為了能夠專心於手邊的工作項目，我們必須防止其他還未完成的工作一直縈繞在我們的腦海裡，浪費寶貴的腦力資源。

① 第一步是要把雜七雜八的工作拆解成一個個較小的、一口氣可以完成的項目。

② 第二步是一定要把自己思考過的結果寫下來，包括未來探究時可能產生的連結。由於每個工作項目的結果都有寫下來，可能的連結變得清楚易見，很容易隨時回頭便可以把還擱著的工作做完，不必一直記掛在心。

再下來可能的工作項目可能會是開放性的問題或是跟其他筆記的連結（不管是哪種，或許會需要我們再進一步詳細闡明，也或許不需要）；也可能是專案資料匣裡面一行明確的文字提醒，例如「再看一下這一章，檢查看看是否有贅字」。

上述兩個步驟都能讓我們不必在心裡惦記著還有什麼沒做，而且能讓我們下次回頭從當時停下來的地方開始，繼續把工作做完。

我們還可以反過來利用蔡加尼克效應，幫助我們記住一些還未解決的問題。我們可以反覆思考這些問題，甚至在我們做些不相關的事情時（理想上這時不太需要專心投入）也可以繼續想。讓這些想法逗留在自己的腦袋裡，但不必太專心，讓頭腦有機會用不同的方式處理問題，往往出人意外地效率奇高。例如我們出去散步、洗澡或打掃家裡時，我們的腦袋還是會忍不住在那裡東想西想上一個還沒解決的問題。這是為什麼我們常常是在很偶然的狀況下找到答案。

從以上這些關於我們大腦是怎麼運作的見解來看，我們可以確定，當我們坐在書桌前工作時，不會因為想到要去超市買什麼東西而分心。相反的，我們在出門跑腿辦事的時候，說不定會想到重要問題的解決方法。