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企業價值觀都是騙人的?想帶出真正的團隊,領導者的「提問力」很重要

2022-08-25 尼可拉斯.狄米崔亞迪斯
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全球各地有很多企業的價值觀看起來非常相似:客戶至上、注重解決方案、團隊支援、鼓勵員工、社會關懷等,我們經常在企業的文宣中,看見這些價值觀。但是企業內部的真實情況卻是「急迫感」扼殺了這些價值觀

急迫感只重視以自我為中心的短期目標:急迫的截止日期、下一個大型企劃現在就要開跑、明天早上的會議今天就得準備、最新的數據不如預期、新來的主管提出更多要求……,實際上,無以計數的緊急任務打造出的是這樣的企業文化:鼓勵自發行為,繞過客觀分析的前額葉,並且增加認知偏見。

延伸閱讀:指令很清晰,為何員工還是敷衍了事?比起給對指示,好主管更應該問對問題

為此,企業再怎麼渲染善行的美好也沒用,因為「現在就要」的壓力會削弱大腦「將能量送到重要思考部位」的能力,使我們無法提出正確的問題,於是我們不提出質疑就動手去做。更重要的是,我們無法停下來問那個需要協助的人:「我能提供什麼協助?」或「我如何改善情況?」對今天的企業來說,用這些問題詢問隊友、下屬、上司、其他部門、當然還有自己,是防止偏見與本能反應的重要作法。而為了做到這一點,我們必須開始發問、別再匆匆忙忙。

快速成長反而扼殺企業文化,Uber CEO 犯了什麼錯?

全球知名叫車服務公司優步(Uber)是個很好的例子,能用來說明過度關注快速成長可能導致內部文化變得激進,凌駕任何良善意圖與精心設計的企業價值觀。2017 年初,媒體大肆報導優步的企業文化竟然包括系統性的歧視、騷擾與敵意行為。雖然執行長兼創辦人崔維斯・卡蘭尼克(Travis Kalanick)用盡全力解決問題,但最終還是在幾個月後黯然辭去執行長職位。

這個例子突顯出,無論採取怎樣的認知防護來阻擋職場不良行為,人們的日常行為與內在熱情還是可能鼓勵我們做出與嘴上相反的行為,示意旁人必須這麼做才能在企業裡生存,進而破壞大局。

由此可見,眾多企業宣揚推廣理解、合作與反思等很棒的價值觀,但實際上卻經常處於急迫、情感和壓力被激發的狀態,使得我們比過往都更加屈從於偏見。至於具體解決的方法,就是多多提出質疑。

對抗認知偏見最可靠的管理武器,同時也是用起來最簡單的武器:提問。多多提問,時時提問。問對問題(甚至問錯問題也可以)能創造「質疑自動反應」的條件,進而揭露出藏在表面下的偏見。

提問的意義是:在實際行動之前,先進入「觀察」的心理狀態。多了這個步驟,就能將偏見的立即行為效應降到最低。不要讓大腦一受到刺激就直接跳到不成熟的結論,或產生被誤導的行為反應,「多多提問」能發揮重要的阻擋力量;也就是說,提問能打斷快速的神經作用與衝動,把更多的大腦能量用來思考與反省。

近來,不論是企業或其他社會機構,提問的力量終於得到關注。提倡「知情提問」(informed enquiring)的美國記者兼作家華倫・伯格(Warren Berger)於 2014 年指出,我們的大腦從出生的那一刻就開始渴望獲得資訊,從 2 歲到 5 歲之間提出的問題高達 4 萬個,4 歲的孩子每天會問 300 個問題。提問的頻率在 5 歲時達到高峰,在那之後會迅速減少,原因是我們把家庭、學校跟職場打造成反對提問的環境。

優秀管理者會問的 6 種問題

提問是大腦最自然的學習與改變行為的方式,可是我們非但不鼓勵提問,反而扼殺提問。碰到「情況就是如此」和「這是我們這裡的作法」的態度時,你立刻就知道這是一個討厭知情提問的環境。不過,提問只是一個開端,提出正確的問題也同樣重要。2015 年,全球知名策略國際顧問公司執行長蘇梅克(Schoemaker)與克魯普(Krupp)以廣泛的企業調查為基礎,將優秀領導者會問的問題分成 6 個類別:

1. 跳脫框架思考,揭露市場大趨勢的真實涵義。
2. 思考未來情境,分析每種情境的主要外部不確定性問題。
3. 從多種不同角度檢視每個問題,並進行逆向思考
4. 用多種視角找出難以察覺的關聯,準確辨識模式。
5. 評估多種替代方案以及目標之外的結果,創造新的選項。
6. 快速從失敗中學習,將失敗經驗變成立即改善與未來創新的來源。

對這些領導者來說,領導力的長期成功不在於答案是什麼,而是在於提問。若想戰勝認知偏見、抑制大腦對未知的執念,提出以上這 6 大類問題非常有用。

成功領導者的 4 種提問風格

光是問正確的問題還不夠,用正確的態度提問也很重要,這樣才能確保結果對大家都有利。我們看過一些主管用凶巴巴的態度提問,一點效果也沒有。很多時候,這種提問方式會讓工作環境變得極不舒服,提問變得像是拷問,而不是合作思考。以下表格是我們歸納出的 4 種提問風格類型,詳細說明如下:

1. 真心提問:
領導者積極參與對話,經常主動展開和推進對話。所有討論都充滿友善,而且經常是創意的激盪,答案不分對錯。目標是共同發展。

2. 真心聆聽:
領導者樂意回答問題,提供意見。通常是由其他人開啟討論。聆聽、指引和決定是這種風格的特色,但領導者只提供回應。

3. 惡毒拷問:
領導者會問大家難以回答的問題,甚至是攻擊性的問題。提問的主要目的是讓對方覺得自己差勁無能。這種領導者令人懼怕,而不是敬重。

延伸閱讀:只下指令的主管是組織災難!高績效領導者的 3 種「提問式」領導,你會了嗎?

4. 暴躁孤僻:
這種領導者主動選擇孤立,散發出生人勿近的信號。大家都害怕打擾到他,一切看似都在他的掌握之中,不應有人提出質疑。

提問被認為跟軟弱有關。而經過領導力腦科學訓練的大腦,必須朝「真心提問」的方向努力。改變或許不易,但若想對抗偏見與其他心理捷徑,這是必要手段。

(本文出自《領導力腦科學》,日出出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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