如果你想成為優化時間的高手，以下提供幾個能讓最有效率的人更有生產力的通用法則：

確認每項事務「實際」所需的時間

如果預估的時間不正確，就很難做有效的計畫。不妨花一個星期記錄自己花多少時間寫一封簡單的電子郵件或完成一件比較大的案子，這樣你會更了解自己的工作流程和能力。

休息一下

這是我常常做不到的地方，因為只要一順手，我就會毫不懈怠地投入，直到精疲力盡為止，然後剩下的時間完全無法集中精神。這種作法可能只有趕工時才適合，不應該成為常態。關於每一次的工作時間應該維持多長的問題，已經有很多不同的研究結論，但是我認為這完全端賴工作性質、所需的專注力，以及個人的工作偏好而定。你可以據以下幾點來找出自己的最佳工作時段：

你在多久之後會失去工作的專注力？你對某些工作的專注力會比其他工作的長，所以我建議大家在待辦事項表上的三個工作區塊規劃出三個不同的時間長度。就像我可以有效率地工作兩個小時，但是在 40 分鐘之後就會開始無法卯足全力，而剩下的一到一個半小時就只是用一般的速度工作。所以你可以根據這些習性來安排時間區段的時間。

假若你覺得疲勞、精力用盡，甚至是宿醉，那肯定無法在正常安排的時間內集中注意力，這時候如果可以的話應該休息一下，如果沒辦法休息，請先縮短當天的時間區段，或是讓自己定時休息片刻，不過要提醒自己別休息太久或是不小心睡著了。

周末不工作

因為覺得自己在周間工作得「不夠多」，所以養成周末也工作的習慣，只會讓你掉入無止盡的循環，不斷地追趕，永遠沒有辦法好好休息。你可以隨心所欲地在周間延長自己的工作時間，但是保留每個周末給自己，堅持不工作，畢竟沒人可以從空杯子裡倒出任何東西來。

為自己設定期限

想在同一天完成 23 件事，根本就是自找苦吃，就算這些事真的都必須在同一天完成，也不表示你應該把所有的事情排在當天做完。重點在於提前準備，依據你的時間區段來設定時間，同時給自己合理的時間來完成每一件事。官方的期限不是你的期限，一旦你掌握了這個訣竅，就能夠在工作與有趣的事情之間取得更好的平衡點。我在大學時就習慣設立非常嚴謹的個人工作期限，好讓自己能在原本應該工作的時間裡安心撐過宿醉的早晨。這一切都和付出與收穫有關。

保持工作空間的整潔

盡可能整理得乾乾淨淨，擺放植物、清理桌面、把文件放整齊，你會訝異這麼做對集中注意力有多大的幫助。

兩分鐘原則

知名企業家史提夫．奧倫斯基（Steve Olenski）提出他個人認為最能刺激生產力的方法：如果你發現某件事 2 分鐘內就能完成，馬上去做。某種程度上，我非常同意這點。但是對行政事務惡魔來說，這麼做可能很不妙。請先確定你明白做 4 件耗時兩分鐘的事和只做一件之間的差別，同時也要做到自我約束，當你正處於創造力大爆發卻突然有其他事情冒出來時，千．萬．不．要．去．做！

根據一項加州大學爾灣分校（University of California Irvine）的研究，一個人平均需要花 23 分鐘又 15 秒的時間，才能在被打斷之後重新回到正軌。想想一天當中的電子郵件和打斷工作的小事有多少啊！我不知道你怎麼想，我倒是寧願把那些因為做「一下子就好的事」所浪費的好幾個小時，用來中午多休息一下。

開有效率的會議

開會有時候真的很耗時間，我的建議是提前規劃，確保在最短的時間裡獲取最大的效益，例如：事先擬定問題、確認開會的議題。有些會議其實寄出一封電子郵件就可以解決，所以請不要為了看起來正式就召開毫無效率的會議。專心開會也很重要，我們都太習慣將開會時間當成處理行政事務的趕工機會，如果你人在會議室，請讓你的心也在。我超級擁護將會議室設為禁止使用手機和筆電的區域，這麼做可以將干擾降至最低，維持整個會議的專注。

使用提升注意力的應用程式

市面上有很多可供選擇，無論是手機應用程式、筆電外掛程式或是直接阻擋動態訊息。我的最愛是一款名為 Forest 的應用程式，只要設定好時間，手機螢幕上就會開始長出一棵「專注樹」，所以你在那段時間裡完全無法使用手機。光是這個應用程式就讓我大學期末考的學習力增強了十倍，它也是控管時間區段的絕佳方式。

如果你有強烈的好勝心，不妨邀請朋友一起加入，來個植樹奧林匹克大賽。我也非常推薦筆電的阻擋動態訊息功能，可以為宿醉和想偷懶的早晨節省很多無意識滑手機的時間。你的工作時間應該是做些具有實際工作進程的時間，這樣你才能在之後做想做的事。

關閉通知

你可能會在關閉通知之前再花點時間確認昨晚約會的那個人是否回覆簡訊，不過接下來你會發現自己確認的次數愈來愈少。結果當然不一定總是如此，假使你的老闆希望你隨時待命，可千萬不要關閉通知然後怪我提出這個建議。倒是可以告知大家你需要暫時離線工作，這對遠端工作者特別有效，因為別人看不到你現正忙碌中，也就不知道會打擾到你的專注工作時間。

關閉通知簡直就是專注力的神助攻，但請記住，溝通是其中的關鍵。雖然不一定都能奏效，但開誠布公地讓同事了解這麼做能幫助你專注應該也夠了。當這個世界愈來愈遠離電子郵件並傾向使用即時通訊時，你需要盡可能設立界線。同樣地，辦公室內也有很多令人分心的事，從電話鈴聲到同事突然現身跟你打招呼。每一間辦公室都有不同的用途，所以你或許可以暫時借用會議室安靜工作，或是到隔壁的咖啡館集中精神來避開干擾。

投入工作

投入一件而非多件工作，這樣你只需要用一半的時間就可以完成。

誠實聆聽自己的聲音

工作時聽快節奏的音樂會有幫助嗎？或者會減慢你的速度？我不是要在這裡做出對或錯的評判，但是你需要做出決定。我知道這句話前面已經說過了，不過還是希望你能在工作的時候用心工作，有效率地完成工作事項，好讓自己有更多時間做想做的事。

為每一天訂定目標

開始工作之前，何不先在大腦中訂定一些目標，為接下來的時間進行準備？這部分和待辦事項表的工作項目無關，而是用來激勵和提醒自己。例如：我不會讓自己的情緒在和製作團隊通話後大受影響。

強化你的優勢

帕雷托法則（Pareto’s Principle）認為 20% 的原因能導致約 80% 的結果。因此，請讓你的 20% 做到最好，然後等著後續的快速發展。我最喜歡的一些方法剛好也是不太花錢的，像是閱讀文章和研究報告、閱讀相關書籍、觀看 Youtube 影片。你不需要學位來增加某方面的知識，擅長一件事的最好方式就是練習！

帕雷托法則（Pareto´s Principle）理查．柯克（Richard Koch）在其著作《80/20 法則》（The 80/20 Principle） 一書中提到此理論，隨後廣為流行，他在書中強調 20% 的原因會導致 80% 的結果。他認為這表示「只要專注在最重要的 20%，就可以用更少的努力、時間和資源，獲得更多」。這個論調顯然有它的局限，畢竟為了最注重的 20% 而立即放棄剩下 80% 的工作，幾乎沒有什麼好處，不過專注並增加優勢這一點，絕對是有用的。

勇於說「不」

練習對會議、午餐邀約、無法有效利用時間的專案說「不」。當你擁有更多工作中上的自主性時，說「不」的能力和自信也會跟著提升，然而說「不」的基本法則端賴你自己的意願和能力，嘗試將說「不」視為正當反應。無論你正處於職涯的哪一個階段，說「不」都會讓人很掙扎，卻是非常重要的一環。

如果你身在傳統的工作職場，請試著向經理討論你的工作量，因為唯有越了解，他們才會越替你著想，甚至在資深人員把他們的工作丟給你時替你說「不」。你可能覺得這種事不可能發生—某個程度上取決於你和上級的交情，不過他們的工作範疇就是掌控你的工作。所以，溝通是關鍵！

工作與時間

盡可能依照工作需求與性質來安排工作，而不是按照時間來工作。按「時」操課既無聊也浪費自己和別人的時間，先明白自己的能力所及和工作內容再進行安排才是明智的做法。發現自己難以集中精神嗎？那就先做一些比較簡單的工作，完成後先休息一下。不過請確認這些簡單的工作不能過量，免得掉入行政事務惡魔的陷阱裡！要是這個方法不管用，就來個運動時間（跳躍運動是我的首選）、鼓勵自己一下，或是直接請假（如果這真是你需要的，而且可以這麼做）。

先擬定待辦事項表

在一天結束之後為隔天擬定待辦事項表，讓自己對第二天需要做的事有全盤的概念。這麼做也可以降低晚上的焦慮感，因為你已經把待辦事項都寫下來，不必在腦海中記掛著，或者擔心明天會發生什麼事。不要盲目地過日子，看見才是關鍵！

利用通勤時間讓大腦做好準備

讓通勤時間成為迎接一天工作的暖機時間，聽 Podcast 找靈感、查閱待辦事項表、準備會議的提問、閱讀⋯⋯無論你的通勤時間是長或短，長期累積下來都會很可觀，最重的是能夠讓你進入工作狀態。

請注意，以上討論的都屬於「努力工作」版本，還有「輕鬆工作」的版本。有時候你真正需要的是利用通勤時間放鬆一下，讓這段時間成為享受。雖然以上的建議的確可以提高生產力和工作效率，同時幫助你做好開始工作的準備，但是過度勞累時，我喜歡用相反的方式度過通勤時間，像是慢慢走路上班、給自己買點好吃的、打電話和朋友聊聊天。總之，還是看你自己的需求。

做運動

每個禮拜都試著做運動，把運動慢慢變成一件你愛做的事，因為如果你無法樂在其中，就不可能堅持下去，相信我—我在這方面可是經驗豐富！我們都知道運動有益身心健康，但是很難持之以恆。我平日每天早晨運動 20 分鐘，做我當天心血來潮想做的運動（通常是舉重或間歇運動），動動身體真的可以促進大腦的思考力！

好好吃飯、隨時補充水分

你吃的食物不只餵飽身體，也餵養著你的大腦。請了解哪些食物能幫助你集中精神，哪些食物會影響你的專注力。有趣的是我發現自己如果午餐吃很多洋蔥，之後就無法集中注意力。知道這一點有利於我的專注（以及聞到我嘴裡有洋蔥味的人）。此外，補充水分的同時也逼得你一定得離開座位，你就不會因為整天坐著不動感到昏昏欲睡—特別是在家工作的人。

做就對了

覺得毫無生產力？無法發揮創意？不知道從何開始？答案就是⋯⋯做就對了！放下你的手機，拿起筆或按鍵盤隨便寫什麼都好。別再抱怨自己沒有靈感，就讓你的手毫無意識的動起來，不管寫什麼，重點是讓大腦做好暖機的準備。

（本文出自《偶爾無所事事，工作更有意思》，高寶書版）