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「聽話做事」的員工,其實讓主管超挫折!領導者最激賞的員工行為是?

2022-12-07 懷斯曼集團(Wiseman Group)執行長 莉茲.懷斯曼
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每個經理人不是都想要聽話做事的員工嗎?夢幻員工不就是辛勤做分內工作的人嗎?在過去可能是如此,但今日的領導人不需要更多依賴者,他們需要延伸──更多尋找機會的眼睛,更多傾聽未被滿足需求的耳朵,更多解決問題的人手。當我們調查經理人哪些事會降低他們對員工的信任,最常聽到的兩個回答正是「他們只是做自己的事而不考慮大局」(挫折感排名第四高),和「等候上司告訴他們做什麼」(挫折感排名第二高)。

多數經理人不喜歡:必須告訴部屬該做什麼

雖然我們常把上司想成渴嗜權力的獨裁者,事實上大多數經理人不喜歡必須告訴部屬該做什麼事。 我們問同樣這群經理人他們最欣賞員工哪些行為?最多人的回答是:「自動自發的員工。」 下頁表格顯示在處理複雜困難的問題時如何建立(或摧毀)你的信譽。最有效的專業工作者以超越他們職位和工作的心態,做真正需要做的事。我們將探討影響力成員會怎麼做。

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延伸閱讀:別對工作斤斤計較了!價值,是自己創造出來的

解決問題、主動求助,才是主管要的人

在我們訪問經理人時,他們一致地描述影響力成員是問題解決者。他們說有一些人擅長解決艱難的問題,而且從策略到細節一併解決。他們的描述包括:他能解決錯綜複雜的問題;你可以指派他做任何事;她是我碰到難題會求助的人;她接受困難的專案和挑戰,並化解難關;在他有餘力時,他會挺身而出並解決問題。

這些貢獻者把困難和複雜的問題視為最需要他們服務的機會。 沒有人解決的問題讓他們不安,就像擁擠的機場裡沒有人提領的行李。他們把自己視為第一個先鋒,願意忍受麻煩、挺身協助其他人的兼具能力與同理心的英雄。

一個遠大的理念似乎指引著他們的工作:我可以服務和解決問題。這種服務的心態是影響力成員的標誌,可以用凱薩砂石公司(Kaiser Sand & Gravel Company)印在它的水泥攪拌卡車隊上的標語來描述:找到需求並填滿它(find a need and fill it)。

延伸閱讀:老闆需要哪種員工?不是聰明、不是勤奮,而是讓人「省心」

光靠服務的心態不足以解決最棘手的問題,其他根本心態也扮演重要角色。除了服務心態,還有強烈的自主感(我可以獨立行動和做決定)和內在控制觀(internal locus of control;我才能控制人生事件的結果,而非外在力量),共同形成了一個必勝公式,用以專注處理複雜困難的問題。

抱持這種服務心態的人變成問題解決者,他們自己採取行動,獲致成果,並指派自己前往他們能服務的地方。影響力成員了解:當我做最重要的事時,我就最有價值。他們不把自己視為默默服勞役的支援員工,而是工作中的關鍵成員和共同受益者,從而使他們的同事和經理人也這樣看待他們。

(本文出自《影響力習慣:5種心態×15個習慣,從邊緣人變成最有價值的關鍵人物》,時報出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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