領導 Leadership > 領導力
feature picture
Dong Cheng on Unsplash

升官了,卻不知主管怎麼當?員工眼中的好上司,都會扮演好 4 種角色

2023-01-03 方植永(小安老師)
分享
收藏
已完成
已取消

小孟在公司的人事布告欄上看到了好朋友小山的升職消息,兩人相約中午休息一起用餐。

小孟興奮地說:「小山,恭喜你升官,你一定很開心吧!真是實至名歸。」

小山皺眉淺笑,「嗯,謝謝。其實我的主管兩個禮拜前就告訴我這個消息了,可是我真不知道要怎麼當主管、怎麼樣帶團隊,很擔心自己做不好。老實說,這兩個禮拜我的情緒滿複雜的,與其說開心,倒不如說惶恐的感覺更多一些。」

小孟:「我覺得每個主管應該都是這樣走過來的,應該做久了就會熟悉了。你可以看看你的主管都做些什麼事啊~大致上就是排排班表、管理進度、糾正錯誤吧?然後責任也因為職位變高所以變重了。」

小山嘆口氣回答:「或許吧,我只是認為主管應該有更大的使命意義在後面,不該只是這樣表象。我需要一些時間去摸索,但好像又沒時間做準備……」

升官加薪是件值得喜悅的事情,身邊的親朋好友會爭相在臉書幫你按讚打氣,或者透過手機捎來恭喜。原本以為擁有主管的權力以後,一切就會變得很好,但就職後卻發現,這個位子並沒想像中容易,不再是把分內的事情做完就好,除了「管事」還要懂得「理人」。

延伸閱讀:當上主管不用執行專案,只剩行政工作?關於管理職,有 3 件事你可能想錯了

然而,當你沒有思考自己在這個職位上的意義,能夠產生出什麼樣的能量,很容易就會落入彼得原理(Peter Principle)之中。也就是説,人往往因為某些能力或特質而被拔擢,然而晉升後卻因為各種原因碰壁而無法勝任,最終變成組織裡的冗員及負資產。你可能會問,公司在晉升的時候,都沒有明確說明「為什麼是我升職?對我的期待是什麼?我不知道要帶領團隊去哪?接下來組織發展目標是什麼?未來策略布局又是什麼?」

的確,有時候企業礙於組織現況很缺人,所以必須即刻選擇表現比較好的人晉升,還沒來得及給你完整的培訓,就需要你坐穩這個位子。這個時候的你只能遇到了才懂、碰到了才學,在摸索的過程中,感覺阻礙重重、戰兢迷濛,便很容易落入自我懷疑的情緒漩渦之中。

面對這樣困難的處境時,有的人會成為「一定是我能力不足」的加害者,又或者是「都是公司沒有栽培我」的受害者,但這兩種思維是無法幫助事情有所改善的。調整為積極的承擔者,思考「面對這樣的情況,我能做些什麼?」才有機會扭轉局勢。

好主管的 4 種角色:伯樂、教練、分析師與啦啦隊

新官上任三把火的你,會想要大刀闊斧在新職務上創造產值、為部門帶來顯著績效,但我反而會建議,先不用汲汲營營地在短時間內樹立顯赫戰功,首先必須思考的是,你對於團隊能提供什麼樣的幫助,關注在「人」而非「事」。

面對你的團隊夥伴,試著把自我價值透過以下四種角色來體現,分別是:伯樂、教練、分析師與啦啦隊。

伯樂:累積對員工的認識,使其在對的舞台有所發揮

如果你是內部晉升,表示對於身邊的夥伴應該有相當程度的認識,懂得辨識每個人的特長、懂得如何將對方的優勢正確地運用、你知道誰跟誰一起工作可以創造更好的產能,這時候成為夥伴的伯樂,適才適所地給予相對應的任務,嘗試協助將他的長處不斷提升,逐步打造自己的幕僚團隊。

倘若你是空降主管,對於企業文化、運作、機制、人員等,都還在適應熟悉的階段,請優先花時間在團隊夥伴的認識上。小安會建議每個禮拜刻意安排一個時段給夥伴,聊聊生活中的興趣、他關心什麼議題、在乎哪些價值,先建立友好關係,同時慢慢了解到不同夥伴的特質與動機。有的夥伴剛有孩子、有的喜歡變化挑戰,如果未來有出差的任務,也許盡量安排給喜歡挑戰的夥伴,而非渴望穩定照顧家庭的員工。這些都是需要靠平常大量的觀察與溝通,累積你對夥伴們的認識,才能成為他們的伯樂,進而看見他們的好、運用他們的好。

教練:針對員工個別差異,提出有效的建議

職場一路走來,你是累積一身的成功經驗,才得以造就優秀的自己,該如何把這些成功模式有效傳授給你的團隊夥伴,是身為教練的角色需要做的。

體壇是最常聽到或看到教練的地方,在賽場上我們常看到教練坐在場外觀察整體局勢,適時喊出暫停,給予球員明確的指示及建議,擬定出各種能扭轉情勢的戰術。這些教練的球技不見得比球員好,但球員們都會願意採納教練的建議,因為教練靠的不是職位或權力的主從關係,而是能針對球員的個別差異,提出對球員有幫助的建議。他們談數據、實證、理論,而非單靠自身的假想或喜好來給予方針,思考的是如何幫助球隊獲勝,而非追求自己的免責。

同樣地,你的成功經驗也許不見得是真理,能力也不見得是團隊中最強的,但你之所以能成為主管,表示你的成功經驗在這個團隊是適用的。成為夥伴的伯樂,辨識特長後給予建設性的回饋建議,不是要糾正對方的錯,而是分享你的對,幫助夥伴成為更好的自己,不只 Do things right,更能 Do the right thing。

分析師:協助團隊分析癥結點、優化點

然而對於剛晉升不久的你來說,對公司策略方向跟制度規範也許還不甚熟悉,這時候你能夠跟夥伴一起討論工作流程上的問題,以及有哪些可能的解套措施,當員工跟你回報任務進度時,可以表現多一點的好奇,了解他的執行方式與思考觀點。成為分析師的角色,能夠幫助團隊分析癥結點與優化點,協助夥伴針對當前的選擇、行為及人際關係分析利弊,以補足其盲點。

恰巧地,假如你跟夥伴之間是好朋友的關係,那麼你能夠提供他最好的幫助,不就是為他分析職涯利弊嗎?若你能以分析師的角色,與職場上的好友對話,我相信你們一定能邁入一個更高層次的關係:亦師亦友。

啦啦隊:與部屬創造情感連結,給予鼓勵

最後來談談啦啦隊這個角色。啦啦隊通常不是在最後達標時,才出現吶喊歡呼,而是在團隊努力過程中就會陪伴與激勵。每個人都希望被肯定、希望獲得成就感,但別只是誇獎「你好棒、你好厲害」,而是能夠明確指出他哪裡好,讓夥伴知道你關心他付出努力的過程,而非僅僅關切達標的結果。

此外,透過分享你的成功故事,也能夠讓夥伴們了解到公司是願意肯定員工的付出與價值,而身為主管的你,本來也不是最好的,但經歷了哪些努力才走到今天。激勵不是非得要提供物質上的滿足,能夠帶動團隊的成長思維與建立正向期待,才能奠定由內而外的長期動能。

記得我從瑞士飯店管理學校畢業後,急著想證明自己的能力,幾乎是全年無休地工作著,休假日也自願上班,在短時間內快速晉升到了經理的位置,那年我二十四歲。當時的我根本不懂該怎麼當主管,只知道自己的工作職掌跟職權,不懂主管的角色需要調配、該如何帶領團隊、要怎麼指導回饋,更別提正向激勵夥伴了,所以我跌了一大跤。

我為公司創造了絕佳的績效,然而卻跟各部門皆處於敵對狀態,與自己內部的夥伴僅僅樹立上下威權關係,歷經幾年的拉扯與煎熬,我的離職為這段失敗的領導劃下句點。

延伸閱讀:管理者的任務只有 4 件事!超過這個範圍,主管就不該做

花了點時間進修與調整,我理出了前面提到身為主管的四種角色,在之後擔任領導者的過程,才能創造部門零離職率的成果。當然,這段過程是需要不斷地溝通與練習,沒有人天生就懂得如何帶人帶心,就像是人們也都是當了爸媽後,才開始學著如何成為父母。我們在這條職涯道路上,需要抱持著滾動式成長的思維來不斷優化自己,即便是嘗試失敗,也絕對能從中學習方法,讓下次做對。

這四個角色都很重要,不能只有扮演好一種,而是要發揮「悖論式領導」(Paradoxical Leadership)的精神,有時候在前方揮旗領導,有時則需要在後方成為應援。然而能夠串連全部靈魂的,就是「啦啦隊」的角色了。我們不能只是以獎金作為驅使行為的動力,而是需要更多的情感連結以及更多的扶持鼓勵,除了教導他們如何把事情做對,還要使夥伴能看見自己的進展、慶祝他們的成長、鼓勵他們的嘗試,讓團隊看見自己的價值。當然,我們也要成為自己的啦啦隊,肯定自己一路走到今天的累積,唯有清晰地認清自己所扮演的角色,才不會過分地放大或貶低自己的價值。

在工作的過程中,隨著時間淬鍊一定會有所成長,但這個茁壯的責任在於自己,而不是企業,是我們對自己的期許,為了讓自己成為更好的人而投入。美國華盛頓大學心理系教授約翰.高特曼說:

「每天每一個小能量的累積,遠比偶爾才做的大事情,來得更重要。」

沒有成功是一蹴可幾的,也許你會感到徬徨,但只要你願意開始嘗試,每一小步都會是一種前進,因為今天的成功是來自於昨天的累積,而明天的成功則仰賴你今天的努力。

繼續閱讀 團隊管理
相關文章

職場優升學:25個自我優化、能力躍遷的長勝法則

feature picture
擁樂commeet

一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
分享
收藏
已完成
已取消

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

擁樂commeet
擁樂commeet

COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們