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主管無能、累死三軍,憑什麼上位?聰明的部屬不抱怨,反而「借力使力」

2022-12-15 方植永(小安老師)
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小華跟小董抱怨:「跟你說喔,我主管超級誇張的,部門大小事他都不管,說什麼因為我能力好,就都丟給我去做,這樣很不合理吧!」

小董拍拍小華的肩膀說:「辛苦你了,你主管這樣會不會是出於信任,才什麼都放手交給你去辦?」

小華翻了白眼回覆:「那是偷懶的藉口罷了!他的能力根本就不足以坐在那個位子,搞不好我都能做得比他稱職。」

延伸閱讀:遇過「雷包主管」嗎?失敗的主管有這 6 種跡象

有沒有發現到一種情況,我們看體育賽事的時候,當看到球員沒能掌握最關鍵的一分,就會哀嘆:「哎呀~如果是我的話,我就會這樣打、然後那樣攻,絕對不會像他這樣失分啦!」之所以會這麼憤慨,是因為你對於這個球員或球隊,抱持著期望獲勝的心,然而當結果不如預期時,就會有種期待落差的失望感。

場景轉換到職場上,我們則是會埋怨主管判斷失利、決策失敗或能力不足,用自己的期待標準,來為對方貼上你主觀認知的標籤。其實,沒有一個主管是無能的,只是他的存在不見得符合你的需求。

在我曾經工作的某間飯店,員工們常抱怨前檯經理能力不足。「安哥,我真不知道他為什麼可以當經理耶……他的 Check- In 速度沒我們快,有時候還要顧客等很久、排房會搞錯重要順序,甚至會把髒的房間釋出、對於館內設施的了解也不夠透徹,還要來問我們,他到底是怎麼爬到這個位子的啊?」

的確,比起每天重複職務內容的我們,主管的熟稔度也許望塵莫及。有的員工擅長勞基法條,但人資主管懂得剖析公司發展所需要的人才布局;有的員工精通機台操作與修繕,但工廠老闆能夠運用人脈找到天使投資者。

升遷誰?考量不是工作熟稔度,而是誰能滿足公司的需要

依我多年的觀察, 企業遴選晉升主管時,通常不會選擇鋒芒畢露的人,而是偏好鴨子划水的人選 ,主要是評估企業的長遠性來作人才布局,思考這位主管的各項條件特長,在未來 3 到 5 年間對於組織有哪些層面的助益。而這位前檯經理之所以獲得上司拔擢,就是因為他非常懂得與跨集團的飯店協商溝通,而且跟媒體公關的應對更是八面玲瓏,這些特長或許不是直接性地幫助到部門運作,卻是公司所需要的得力人才。

好吧,那如果你的上司是鴨子划水,表面上很難讓你看得出他的能耐,身為下屬的你該怎麼辦?其實,看見將帥的不足,不見得是壞事,反倒是一個贏得信任的機會。他的弱點剛好是你的強項,而你的存在能夠補足主管的缺憾,我相信你的上司在與更高層的相處也同樣,他不斷地接住了老闆的目標跟任務,並且竭盡所能地實踐它。一間公司就像大夥兒同處在一艘前往同一個目的地的船上,身為水手的船員,無法理解大副對於船長的重要性,任何沒掌握全局的抱怨,都有極大的機會讓自己成為 Boss-Hater。

一個人的晉升,不是取決下面的人多支持你,而是取決於上面的人多信任你。跟你的直屬上司建立信任關係,從他對於你的專業能力得以「相信」且「委任」開始。

延伸閱讀:從平凡主管到優秀領導者,差別是什麼?3 個思考層次

你可能會認為:「這樣不是會很累嗎?」被信任而委任的關係,絕對遠比被質疑而做白工來得好。倘若你做任何專案都被綁手綁腳,主管對你施行微管理辦法,要求每天報告日程進度,又或者聽完你的提案還要問別人意見,再藉此否決你,像這類的不信任行為,肯定讓你更心力交瘁吧!

你的專業能力,是使你能夠進入職場的門票,能力被上司重用得以發揮,才能有發光的機會。

然而,我並不是說只要擁有無可匹敵的專業度,就表示你絕對能獲得伯樂賞識,這其中還需要「信賴」作為主管與你之間的酵素,它是一種「相信」且「依賴」的關係,比信任關係具備更深一層的意義。

失去信任的上下級關係,會影響到主管的專業判斷

一位夥伴小庭私訊發問:「我跟上司的關係,像是隔著一道隱形的牆,讓我萬分不解的是,明明我都願意任主管使用我的能力,也願意把光環給他,但是為什麼在每次的溝通過程中,他總是抱持誤解存疑的態度?我的提案他總是不採納,卻也不明確跟我說哪裡不夠好,難道他在提防我功高震主嗎?那他真的多慮了,我從來沒有想要坐他的位子啊!」

我這麼回覆小庭:「在職場上,我們都希望能碰到一位有知遇之恩的上司,但是這段關係之所以如此精力耗損,會不會因為我們僅專注於任務本身,卻忽略了工作以外的交流?連偶爾共餐或寒暄關懷都省去,對主管的決策依據也沒有進一步的了解,甚至溝通時抱持著猜疑與不透明,讓彼此的信賴關係不夠堅固,反而無形之中還會影響到公領域的專業判斷呢!」

不過我的意思絕非要你狗腿拍馬屁,認為上司永遠是對的,而是在公領域的專業支援外,加上一點私領域的真誠交流,從好的「人緣」開始累積,與每段關係創造「人合」的合作共好,才能在職場上奠定好的「人脈」網絡,這部分我們在稍後「成為主管後想創造職場好人緣,是不是天方夜譚?」的內容會有更進一步的著墨。

人際關係學大師卡內基(Dale Carnegie)曾說:「成功來自於 85% 的人際關係,以及 15% 的專業知識。」除了讓你的 15% 補足上司的不足之外,在職場上建立好的人際關係,遊刃有餘且應對得宜,才能為自己的職涯開啟一條康莊大道。

(本文出自《職場優升學: 25 個自我優化、能力躍遷的長勝法則》,平安文化)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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