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工作上遇到長輩、地位高的「貴人」怎麼聊?問這 2 種問題,讓對方牢牢記住你

2023-03-01 渡瀨謙
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你是否曾遇過很難找到共同點的談話呢?這種狀況在雙方有著年齡差距時,特別常見。面對知識量、生活環境、工作領域不同的對象,想要找到共通的話題其實真的不是容易的事。

尤其與醫生、律師、教師等這些在社會上受到尊重的專家們交談時,更是容易有這樣的傾向。由於他們之中不少人性格好學、好勝,比一般人更見聞廣博、有著豐富的經驗,再加上慣於在人前說話,容易受到周遭人們的歡迎,於是有些人的舉止難免就顯得神氣起來。

而面對這些充滿自信、看似很了不起的人時,不僅很難搭話,提問的難度也變得更高。

延伸閱讀:職場菜鳥也能靠人脈找工作嗎?Networking 不尷尬的 5 個技巧

1. 把對方當作演講者來請教,避免負面導向、反駁式的提問

畢竟所謂的提問,是以要獲得對方的回應為前提,所以也會占用到對方時間。即便撇開這一點不說,光要對忙碌的人提出額外問題,也是很不容易的。

面對這樣的人,能讓他們高興、並獲得回應的提問就是最佳的選項。提問之前要先思考的,不是我們想問什麼,而是我們要讓對方回答什麼。例如,若想要在演講等場合最後的提問時段,提出有效的問題。首先心中就要先意識到,演講者在眾人面前想要傳達事物時都怎麼思考。

這邊就姑且把充滿自信、神氣的人當成演講者來思考吧,換成自己,應該不會想去談論不好的經驗吧。所以諸如:「請談談你過去失敗的經驗吧!」這類詢問負面結果的問題,或是像:「先前所提到的這部分,我有些不同的想法,應該還有別的原因吧?」等反駁式的提問,都會影響對方的心情,應該要極力避免。

那麼,對方期待的是什麼樣的提問呢?答案就是「能提供教誨的提問」——

「我想把您今天所說的話與自身做個印證,如果遇到像○○○的情況時,請告訴我您會怎麼做呢?」

「為了能夠活用今天的演講,請教我們一個能夠立即做到的實踐方法吧!」

2. 求教方向不侷限於個人,能對全體與會者分享更好

遇到像這種與當天演講內容連結、並請求教導的提問,自信滿滿的人通常都會很高興地回答。因為如此一來,他就可以更進一步地在大家面前傳授知識。

延伸閱讀:主管可以是朋友嗎?與上司建立友誼,該知道的 3 個人際眉角

這個方法在餐飲聚會上也很實用,面對這類看似很神氣的人,只要提出問題請教他們,由於不僅對你,他還可以對著周圍的人說,所以會讓對方更加高興。此時的提問,應該朝「偏向全體意見」,而非「個人事項」的方向來下手

在那種狀況下,一般人對提出這類問題的人,印象應該都不錯。如此一來不僅能讓對方記住自己,也可能創造出更多工作或見面的機會。

(本文出自《最高提問力》,方言文化)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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