數字具體、邏輯清楚，為何老闆仍覺得我的報告很爛？高手不說但默默用的 2 技巧

我對數學沒輒。但等到長大後，我發現數學非常有用，特別是「說明」時，運用高中數學學過的「象限」更能發揮效果。

所謂象限，簡單來說就是「分成 4 區」。數學常用 X 軸和 Y 軸將圖形分成 4 個部分，這種手法可以幫助說明。

高手用「象限圖」說明：運用看來對立的要素

舉例來說，假設你要說明「運動量越多的學生，考試成績有越高的趨勢」。

此時光說「運動量越多的學生，考試成績有越高的趨勢」，好像總缺了一點什麼。與其只看一個結論（一個象限），不如用 4 個區塊（四個象限）來說明，對方更容易理解。

三流的人不會整理資訊，二流的人用一個象限說明，一流的人怎麼說？

用 4 個區塊來說明時，分成以下兩個步驟：

步驟 1：劃一條直線和一條橫線。
步驟 2：縱軸‧橫軸各放入看來互相對立的要素。

以要說明展店預定地為例：

假設調查了競爭對手公司狀況後，得出如下頁的圖。於是發現雖然離車站近，但並不表示來客數就會成長。因此你就可以說「離車站有點距離，但地價便宜的地方，還是很有勝算」。

如果是商品提案，縱軸‧橫軸的要素就可以放上「供給與價格」、「成本與品質」、「稀少性與價值」等。

如果要決定工作的優先順序，就放上「緊急與重要」。

這就是極為出名的《與成功有約：高效能人士的 7 個習慣》（The 7 Habits of Highly Effective People，史蒂芬‧柯維著）的內容。

只看一個象限，視野十分狹隘。然而利用四個象限可以看到和其他部分的差異，突顯出想傳達的內容，更容易說明。

整理資訊進行說明時，講究如何給對方看，這才是一流人材的說明。

三流的人憑感覺說明，二流的人用具體數字說明，一流的人怎麼說？

「看到數字就頭痛⋯⋯」你是不是也曾有這種想法？我也很怕數字，所以我很了解這種感覺。但用數字說明能增加說服力，這也是事實。

與其說「顧客的風評很好」，不如說「問卷調查顯示百分之 82.5 的顧客認為『非常好』」，這樣更有說服力。

「相當於 5 個東京巨蛋大」、「我想市占率應該可以衝到百分之 10」等等，很自然地說出數字的人，看起來就很聰明。

所以許多書籍才會再三強調要「用數字說明」。

高手用「兩個數字」說明：要傳達的數字＋當成基準的數字

不過一流人材可不會在這裡止步，他們會「用兩個數字」。

以下就是幾個例子：

「這次實驗出現 3 個錯誤，占全體百分之 2。我想這是可以接受的範圍，所以請簽字放行吧！」

3 個錯誤這個數字，因為有全體百分之 2 的襯托，才能讓人判斷是好是壞。

「本年度的營收目標達成率為百分之 102。然而與去年度相比，達成率為百分之 98。這是因為⋯⋯」

經營者通常很在意和去年度比較的結果，因為他們看重成長更甚於單純的營收。因此必須有本年度和去年度的兩個數字。

像這樣用數字說明時，再加入一個可以當成基準的數字。這麼一來，你的說明就更容易讓人了解了。

或許有人擔心，「我本來就很怕數字了，還叫我要用兩個⋯⋯」

不過用數字表現的能力，其實可以熟能生巧。

比方說假設電視新聞報導「這次民調結果顯示百分之 65 的人反對」，那這個數字的基準數字呢？

對，就是母數。到底問卷總共發給多少人？一百人還是一萬人？這會影響問卷的可信度。

食品常會標示營養成分數字。某超商有一項商品標示著「冷凍地瓜 100 公克 160 大卡」。

但仔細一看，這項商品的重量為 160 公克，也就相當於 256 卡。可知它的熱量為飯糰的 1.3 倍。

不要只看一個數字，而是加入另一個數字再做判斷。持續這樣練習，自然就會越來越熟悉日常隨處可見的數字。

我來做個整理。

用數字說明時，必須再加入一個可當成基準的數字，兩個一組為標準組合。只要能用數字溝通，你的說明能力一定會有突飛猛進的提升。

（本文出自《一流、二流、三流的表達術》，商周出版）