效果良好的溝通是先想好再開口的結果，這是最簡單的一條原則。策略性停頓能協助我們控制衝動，避免禍從口出，而我們在聽別人說話時，多想一想也能協助確認我們聽見的觀點，是否真是對方想傳達的意思。

此外，策略性停頓帶來的協助，還包括替我們分享的每則訊息，挑選正確的媒介。大部分的專業人士在選擇溝通媒介時，過分偏向電子郵件等數位媒介，但有些對話不適合採取數位框架，因為有太多要表達的情緒、創意或複雜的細節。另一方面，某些資訊則很適合以打字的方式一來一往地快速溝通。

「2D vs. 3D溝通」這個簡單但強大的架構，有辦法大幅改善你和團隊、同事、顧客互動的方式。選對媒介時，我們交換的每則訊息的效果會更好。仔細聆聽後，就會發現每個請求、意見回饋或分享，其實都有最適合的媒介。

2D 或 3D？從溝通目的、溝通內容來判斷

2D 內容通常很簡單，是非題二選一，或是與事實有關。2D 的溝通模式包括簡訊、電子郵件、影印資料、線上聊天等等。報告與簡報投影片也屬於 2D。3D 內容則需要仔細聆聽，帶有情感，或帶來創意思考的機會。我們在 3D 溝通中經由語氣、語速與手勢，交換關鍵資訊，討論點子，詢問複雜的問題，進行人際連結。3D 的溝通模式帶有實況的元素──打電話、開會、視訊通話、見面對談。至於共享語音備忘錄和錄下的視訊互動，有時則模糊了 2D 與 3D 的界線，不過大部分的時候，2D vs. 3D 是很好的判斷依據。

有了這個定義明確的框架後，你一下子就能理解，若要針對重要的決策取得共識，與其用東一封、西一封的電子郵件討論，不如採取 3D 對話。

假如你開會時在筆記本上胡亂打叉，心煩意亂地想著：「我幹嘛在這兒浪費時間？」那八成是因為開會的過程中，塞滿大量的 2D 報告。

許多人的預設作法是採取 2D 通訊，因為我們有辦法掌控 2D 通訊，不會被突如其來的問題難倒。在 2D 溝通中，我們得以預先編輯想法，再分享出去，而且可以利用 2D 媒介的簡潔特性，避免閒話家常：「最近過得好不好？」然而，我們替內容選的溝通方式不合適的時候，效率會被犧牲。用 2D 媒介分享 3D 內容，豐富度會減少；用 3D 媒介分享 2D 內容是在浪費時間。請用合適的媒介傳遞訊息。

因此，展開任何對話前，先策略性暫停一下，問自己：「我試著要溝通什麼事？」我需要讓下週議程獲得批准？聽起來像 2D。我想要徹底討論點子、詢問複雜的問題，或發揮創意？那是 3D。

配合溝通對象調整方式，讓團隊更凝聚

此外，也要考量每個人接受資訊的方法，加以配合，微幅調整你的 2D vs. 3D 應用。有的人比較擅長口頭討論，偏向 3D 溝通（不需要消化時間）。有的人則需要處理資訊的時間，所以有必要替他們寫下溝通內容；這類型的人士需要先看過書面的東西，才有辦法回應。請積極與同事對話，在使用 2D 或 3D 模式時，加進個人的偏好。

請運用 2D vs. 3D 的概念，替每個訊息選擇正確的媒介。你會獲得的獎勵是一天中有更多的餘裕，每次的交流也會更豐富。2D vs. 3D 的架構能讓訊息更清楚，使每次的重要對話發揮最大的功用，增強團隊的凝聚力。

（本文出自《留白工作法》，時報出版）