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重要資訊聽過就忘,總是被老闆問倒?前台積高管 2 招強化記憶力

2023-05-31 企業財務顧問、曾任台積電財務高階主管 郝旭烈
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不管是在生活上面或是職場工作中,我們碰到周遭的朋友或者同事的時候,彼此之間經常有以下的提問:

「最近打算休假,和家人一起出去旅行,有沒有推薦的景點?」
「下個禮拜要出差了,在出差的城市你有沒有推薦的旅店?」
「今天晚上要和朋友聚會,有沒有推薦的餐廳?」
「我想要多幾間供應商,你有沒有值得信賴的合作伙伴可以推薦?」
「最近公司要擴張,需要招聘一批儲備幹部,你有沒有好的人才可以幫忙推薦?」

不管朋友或者是同事最後列出來的推薦清單是什麼,我想在聊天或交流的過程當中,彼此都會分享推薦的理由,也就是推薦的邏輯到底是什麼。但是其中有一個非常關鍵的理由或邏輯,卻不太常發生在談話當中。

延伸閱讀:早餐店阿姨為何能記住所有客人的點餐?用這個方法清理大腦,增強記憶

那就是,這些提出推薦清單的人,提出的人事物都是他們腦袋裡能夠「記得住」的東西。說起來很簡單,但很多人最常忽略這個的一環,仔細想想,談話的過程當中,如果記不住的東西,又怎麼會成為邏輯思考的內容呢?

記得住才是自己的,也才能運用邏輯推理

我有一位非常專業的品酒師朋友,熱中和我們分享品酒經驗。每當我們問他某款紅酒或者是白酒好不好喝的時候,他常常會以這種方式開頭:「這款酒我曾經喝過⋯⋯」。

後來交往時間一久我才知道,其實品酒師最大的品酒邏輯,是仰賴自己曾經喝過、品過,更重要的是,必須要把所有品酒過程當中的嗅覺、味覺、色覺的經歷全部都要記錄下來,成為他未來品酒分析和比較的邏輯標準。

聽起來很簡單、很清楚,但是以邏輯思考的概念來說,卻是非常的深刻。因為沒有喝過的酒,就相當於之前我們所說的「不知道」。對於「不知道」的事情,是沒有辦法推論出任何邏輯的。這也是為什麼所有的品酒師極度地在乎和珍惜品嚐珍貴酒款的機會。

尤其是那種不是標準化量產的各種不同年份、不同產地的酒,隨著時間的經過,只會慢慢減少,喝了一瓶少一瓶。也正因如此,把握每一個品酒機會就變得格外的更加關鍵。

再者,「記憶」這件事情更是品酒師需要刻意練習的部分。不管是酒的色香味,又或者是瓶子的外觀、酒的產地、年份,甚至酒莊、酒莊的主人,以及相關的所有歷史故事,甚至是不同國家的背景淵源,全都可以成為記憶的重點

而這些所有記憶彙整的結果,就成為品酒師持續不斷累積的知識儲備,也成了品酒過程當中,他可以信手拈來與推薦交流的主要邏輯了。所以說⋯⋯

記得住,才有邏輯可言;記不住,哪來邏輯可述。

就像我問別人碳酸飲料品牌的第一名是什麼?大家會說可口可樂。然後第二名會說百事可樂,接著第三名就開始進入春秋戰國時代,每個人說的都不一樣了。如果改問速食店的品牌第一名是什麼,大家可能會說麥當勞,然後第二名也許是肯德基,再來第三名又可能是進入群雄割據大亂鬥的局面了。

連大品牌想占據我們的記憶都如此困難,如果我們不能在推銷產品過程當中,能夠盡量讓消費者或客戶記住,又怎麼能夠成為他們選擇的邏輯。因此,「與其多,不如少」。

強化後的記憶力和邏輯力,如何應用在工作上

記得在台積電工作的時候,工廠裡面常常會把 PDCA 四個字掛在嘴巴上;也就是計畫(Plan)、執行(Do)、分析(Check)、建議(Action),看起來非常簡單的 4 個過程,卻是非常大道至簡、極具邏輯的管理工具。而且我們老闆常常會抽考,在沒有任何文件檔案資料的情況之下,要我們用口頭的方式練習陳述 PDCA 的模擬循環和工具內涵。

最剛開始的時候,老闆的抽考常常是走到你座位旁邊,突然問起這項專案的計畫是什麼?執行情況如何?做了哪些分析?有什麼建議?在腦子一片空白的情況之下,PDCA 的邏輯循環根本答不出來,所以通常是弱弱地回答:「老闆等一下,我翻找檔案資料之後,再向您報告。」接著就是被活力十足的炮火盯了滿頭包。

所謂「一回生,兩回熟。」知道老闆常會不定時盤查之後,所有相關的資料,自然而然就不再只是看過、聽過,還要把它背起來、記在心裡。久而久之老闆再抽查的時候,回答模式就變成:

「這項專案原來預計(Plan)把流程從 10 天縮短成 3 天。經過這兩個月的執行(Do)之後,我們透過分析(Check)已經確認可以把原來的流程裡 18 個作業,減少變成 8 個作業,而流程時間可以從 10 天縮短成 4 天。雖然沒有辦法達到原來計畫目標的 3 天,但是改善效果也非常顯著。所以我們建議(Action)先施行改善流程,從下個月開始實行新標準作業流程 SOP(Standard of Procedure)。」

看完上面的陳述,是不是感覺既專業又有邏輯。然而,從需要查找報告,到可以自在地侃侃而談,有一個非常重要的基本功,就是必須把所有相關的資訊給「背下來、記起來」。

強化記憶力的 2 個思維工具:

1. 心智圖法:不論聽過、看過,或者是讀過、學過任何相關的資訊,可以透過「心智圖法」(Mind Mapping),利用「回想」的方式回溯記憶。雖然回想的過程可能會有點痛苦,但是透過心智圖法來回溯記憶,能夠強化我們對資訊的記憶。

2. 教學相長:透過心智圖法的整理之後,可以藉由各種不同的機會,分享或者是講述給他人聽。每一次的分享和講述,都會一次次地強化知識點的記憶,甚至連帶著把個人的經驗以及新的知識串離在一起,更進一步更深記憶點和其他相關知識的邏輯。

延伸閱讀:突然叫不出同事的名字、忘記事情?哈佛神經學家的「健腦」祕訣

強化記憶力的 2 個練習題:

一、找一本書或者是一堂線上課,甚至是一部電影或一齣戲劇,在上完課或者是欣賞完影視劇之後,試著利用心智圖法回想並且寫下自己記住哪些要點。如果覺得紀錄不夠完整,可以重新翻閱或者是觀看,重複兩到三次,看看自己是不是能夠記得更多,記得更牢。

二、完成上面的練習之後,找家人或朋友,試著用口頭分享的方式向他們陳述你記憶中的要點。不用在乎是不是條列式的報告,就像心智圖一樣,想到什麼說什麼;然後慢慢地多練習幾次。每次說完之後,可以反過來請聽眾分享他們聽到了些什麼重點。

(本文出自《贏在邏輯思考力》,商業周刊出版)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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