太多會議都是「先開再說」。
與會人數太多，不只耗費時間，也不容易整合意見。

「這次的會議也請某某人出席吧！」
「總之，我們先從這項議題開始吧！」

太多會議給人的感覺都是「先開再說」，根據筆者的經驗，以「總之」為開場白的會議大多拖拖拉拉，沒完沒了。因為「總之」的背後隱藏了「並未深思，只是先這樣做」的意思，至於會議要怎麼開，就「且戰且走，聽天由命」了。

想要改變這種情況，不想再開冗長無效會議的話，請務必注意以下兩點：
重點 1：精簡開會人數
重點 2：分配每項議題的討論時間

重點1：精簡開會人數

很多時候，最後才想到「也邀請某某人來開會吧！」，其實代表某某人之於這場會議是可有可無的人。這種想法只會增加會議的出席人數，很容易拖累會議效率。

或許會議主辦人是為了對方好，才邀請對方出席，但大多數這類「可有可無」的人，並不了解會議主題，只是因為會議主辦人邀請就來了，根本不知道自己該做什麼，以作客心態出席會議，自然不容易有深入的討論。

此外，會議人數愈多，原本有共識的提案也難以統合意見。每個人的發言時間變少了，討論容易流於表面。一直到會議結束之前，很多人依舊堅持自己的想法。會議快結束的時候，有人跳出來反對，提出其他意見，又拖延了許多時間，甚至將這次開會的議題帶入下一次會議。

為了避免這種情況發生，必須改變選擇與會者的標準，不再邀請「所有相關人士」，而是以「不在場會很麻煩」為前提，只邀請「必要人員」出席。

如果你不是會議主責窗口，也不是因為「不在場會很麻煩」而出席會議，純粹是來湊人數的，不妨在開會時點出各議題的論點，發揮「暗樁精神」提出建議，例如：

「我有個提議，這項議題與其由所有成員一起討論，不如選出幾位代表，由他們接著討論，或許比較合適。」

重點2：分配每項議題的討論時間

開會時通常會訂定主題和結束時間，但不見得會針對各項小議題分配討論時間。

若能針對各項小議題分配討論時間，可以有效發揮「截止時間的效果」，縮短整個會議的時間。根據筆者的經驗，若每項議題都規定了討論時間，大家就會從重要議題開始討論，或是在討論某項議題時只決定方針，剩下的工作交給小組會議去做，設法提高會議生產力。

但是，這裡的重點不是需要根據時間表結束討論，這不是開會的目的。開會的目的是「要達成目標」，若在目標達成前因為時間到了就直接結束會議，這是捨本逐末了。分配每項議題討論時間的目的，是要提醒每位會議成員「注意時間」。

遺憾的是，不少企業中有一定年紀的人，開會時較不注重時間，有些人甚至認為開會時間愈長，會議就愈充實。只要事先針對每項議題分配討論時間，並且有效掌控，就能慢慢提升時間意識。

筆者某次開會時確認每項議題的時間分配，當時我說：「這次要討論三項議題，每項議題大約討論 20 分鐘，所以討論時間是一小時。不過，第二項議題看起來需要較多的時間討論，所以時間分配大約是 15、30 和 15 分鐘，各位覺得如何？」利用這個方式，也能讓會議主持人注意時間。

討論時間如果快到了，我也會出聲提醒，催促大家加速討論，自然能夠發揮截止時間的效果。只要善用「暗樁」技巧，就能在融洽氣氛下，提醒大家注意時間。

總結

◎「先開會再說」的心態，是讓會議「且戰且走」、效率不佳的原因。
◎ 只邀請「不在場會很麻煩的必要人員」出席會議。
◎ 針對每項議題分配討論時間，提升與會者的時間意識。

（本文出自《用最小力氣，做出最大成果》，星出版）