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職場上別隨便喊阿姨、媽媽!一次「大型社死」的啟示:溝通的本質是什麼?

2024-09-30 商業導師 顧均輝
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上課空檔,工作人員安排我和江董事長見個面。當我敲門走進去的那一瞬間,董事長深深地鞠了一躬,說:「顧老師,你好!」這個動作差點讓我沒站住,我真是承受不起,以江董事長的年齡、名望和社會地位,她完全可以坐在那裡、蹺著二郎腿等著我這個後輩過來。

我沒想到大名鼎鼎的江董事長,一位七十歲出頭的企業家,一位為當地貢獻上億稅收的企業掌門人、一位對社會做出如此大貢獻的人,居然會如此謙遜。那一瞬間我就喜歡上江董事長, 她有個特別強大的能力,就是「見面三秒讓你喜歡她」。

因為對江董事長有非常好的印象,每次見到她,我都格外開心。大家參觀完金嗓子的工廠之後,就到會議室等待江董事長的到來,很快地,她在我們的陣陣掌聲中走進了會議室。接著在主席臺上只講了三句話,就把整個會場的氣氛炒熱了。

三句話,隨即炒熱會場氣氛

她是這麼說的:「大家好,我是江佩珍。歡迎大家來到金嗓子。我愛你們哦!」你看,和江董事長見面三秒,大家就愛上她了。

江董事長說完以後,該我們的同學發言了。第一位站起來的同學挺激動,第一句話就說:「江媽媽,您好!」

剛剛還笑容燦爛的江董事長聽完這句話以後,瞬間就不知所措了。

這位同學可能還在激動的情緒當中,絲毫沒有意識到江董事長表情的變化,繼續飽含深情地說:「您的年齡跟我媽媽一樣,看見您,我感到特別親切。」他還把證據都拿出來。江董事長聽完以後,我的感受是她瞬間無語了。

我發現太多的人不理解什麼是溝通,溝通是「講對方想聽的,不是講你想說的」,這才是溝通的本質。

延伸閱讀:別讓口誤害了你!這 10 種溝通地雷,千萬不要踩

第一位發言的同學一上來就講他想說的,全然不管江董事長想不想聽。

聽完這位同學的表白,我瞬間想到自己的遭遇,每年回家鄉過春節的時候,最不喜歡的就是別人叫我顧叔、顧伯,我也不喜歡在定位課堂上有同學叫我前輩。

這些人都犯了溝通的大忌,就是講自己想說的,卻不管對方想不想聽。

「見面三秒讓對方喜歡你」,這是一種非常強大的人生逆襲能力,它的內涵比大多數人理解的豐富得多。 相反地,有些人不僅沒有這個本事,倒是具備了另外一種能力,就是見面三秒把天聊死。

第一位同學深情地說完後,江董事長一言不發,因為她實在不知道該怎麼接啊!

見面三秒,就把天聊死

第一位同學深情自嗨後,第二位可能也是想叫「媽媽」的,但被人搶先了,結果這位哥站起來的第一句話就是:「江阿姨,您好!」

剛剛受了「媽媽」的折磨,現在又繼續接受「阿姨」的打擊,江董事長臉上一點笑意都沒有了。

到了第三位,一時不知道怎麼跟董事長說話了,想來想去,最後選擇了一個最穩健的稱呼:「董事長,您好!」叫董事長當然沒毛病,江董事長對這個稱呼總算是給了回應:「這位同學,你好。」

剛進會議室的董事長臉色原本像夏天般的火熱,這會兒已經到冬天了。我似乎感覺到董事長用餘光瞥了我一眼,我已經一頭汗了。董事長似乎是問:「你確定是一群成年人來這裡嗎?」

還好,這時候第四位同學站起來了,江西上饒人,寶瓶堂董事長俞文清,他只用短短五個字就把整個氛圍從冬天拉回到夏天,整個會場瞬間回暖且變得熱鬧了。

俞文清站起來,在現場全部同學加上工作人員等近百人的面前,深情款款地對著董事長說了五個字: 「小姐姐,你好!」

話音剛落,瞬間江董事長就開心了,她馬上給了熱烈的回應:「你好!你好!你好!」連說三個「你好」。全場熱烈掌聲,我長舒了一口氣,總算遇到一個會聊天的,救我們於危難時刻。

課堂結束要散場的時候,我跟江董事長打招呼,她見了我說的第一句話就是:「剛剛個子高的這位同學,你有他的微信嗎?推給我,我要跟他做生意。」

會聊天,就有巨大的魅力。會聊天,就有巨大的商機。

我經常講一句話:「好好說話,人生開掛。」江董事長見面三秒就說我愛你,我每次上課講到這個例子的時候,就會問來聽課的同學們:「你愛我嗎?」結果我得到了形形色色的回答。

一位男同學說:「顧老師,我是男的!」
一位女同學說:「顧老師,我老公在,不方便!」
一位小同學說:「顧老師,我還是學生!」

你會發現,人們對於「愛」的理解是千差萬別的。江董事長是以博大、溫暖的心胸看待這個世界,所以她能很自然地就說出「我愛你」,我們的愛太小了。

延伸閱讀:面對大幾個Level的主管,怎麼溝通和保持關係?我領悟出的2個關鍵

當你學會聊天,你就會發現,每見到一個人,你就會多一條路,多一個朋友。

倘若你不會聊天,三秒鐘之內把天聊死,那你每見到一個人,你就給自己多豎了一堵牆,甚至多了一個敵人。

(本文摘自《定位就是聊個天》,幸福文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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