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Priscilla Du Preez 🇨🇦_Unsplash

麥肯錫認證:從這 3 個面向改善團隊合作,能讓績效翻倍!

2024-11-22 麥肯錫資深董事 卡羅琳.杜瓦、斯科特.凱勒、維克拉姆.馬爾霍特拉
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幾乎我們訪談的每一位執行長,都談到在團隊建立方面有類似經驗。舉例來說,西太平洋銀行前執行長凱利決定帶著領導團隊,進行為期兩天的異地會議,而許多人一聽到她說會有一位引導者,協助小組培養「團隊動力」,都紛紛翻了個白眼。 不過,凱利知道需要的是什麼,並不打退堂鼓。

「其中有一些活動,會請大家談談自己的熱情從何而來,以及為何會感到焦慮,而我也分享自身經驗。」她回憶:「我準備好展露非常脆弱的一面,也要求其他人這麼做。我們共同創作一本小書,稱作《我們的故事》,每一個人都有專屬的一頁,寫著我們擁有的強項,以及想要進步的方向─我們的個人願景是什麼呢?不只是有關公司的願景,而是關於你個人的願景。身而為人,是什麼帶給你生活的動力?這麼做確實有助於建立信任。」

延伸閱讀:麥肯錫:80% 主管想改變開會方式!Netflix、微軟的高效會議術,如何拯救寶貴工時?

凱利也說,這場異地會議是一個開端,讓團隊步上了不斷提升合作績效的軌道。

她告訴我們:「我們後來都會讓每一位新加入的同仁,寫一頁專屬的《我們的故事》。同時,我也開始對最高團隊進行 360 度績效回饋,連我自己也不例外。我們實際上會圍坐成一個大圈圈,分享自己的回饋。這需要充分的信任,並做好展露脆弱與開放交流的心理準備。我另外也讓底下的一般經理人加入,他們是非常資深又受到敬重的高階主管,會反映我們哪方面需要做得更好。然後,我們也會告訴他們:『對,我們有些地方需要加強,這是接下來為了進步會做的事情。』這麼做的確很有幫助。」

改善這三個面向,讓團隊生產力翻倍

還沒試過團隊建立的人,可能會覺得凱利的案例分享「太弱」,但其實有類似經驗的執行長不只她一人。 幾乎所有頂尖執行長都渴望有團隊時間,能專門用來思索該怎麼做,才能改善整個團隊合作的方式。

過去十年來,我們已經訪談超過五千名高階主管,請他們想想,做為團隊一員曾感受到的「高峰經驗」(peak experience),並寫下或長或短的文字描述當時的情況。而調查的結果出奇一致,整體上反映出優異團隊合作的三個重要面向:

1. 首先是方向一致,也就是對公司努力前進的方向,都懷有共同的理念。

2. 其次是高品質互動,特徵是信任、開放溝通,並願意接納衝突。

3. 最後是強烈的革新感,意指團隊環境能激發成員的活力,讓團隊成員感到有能力冒險創新,並向公司外部汲取靈感,從而克服萬難達成重要目標。

研究顯示,這三個面向每每改善 20%,平均團隊生產力就會翻倍。

一如凱利在西太平洋的成功經驗,交由管理教練或其他不帶成見引導者,來帶大家討論這三個團隊績效面向,對許多團隊都是助益良多。

延伸閱讀:別再用舊觀念談績效管理!好主管該擁有的8種新思維,打造高效率團隊

高博德也談到他的星展銀行經驗,說:「我們請真誠領導力機構(Authentic Leadership Institute)來花幾天時間,跟我們一起進行組織行為研究之類的工作。那是一段讓人豁然開朗的歷程,我們都深刻內省並自問:『我們在做什麼?目的又是什麼?是什麼帶給我們動力?我們要如何凝聚整個公司?』」而這兩天只是一個起點,高博德說:「後來我們進行了更多類似的活動,幫助彼此成長,成為一個更好的團隊。」

(本文摘自《麥肯錫認證的執行長思維》,采實文化)

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麥肯錫認證的執行長思維

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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