「先暫時把 ○○ 先生放到副本裡比較好吧？啊，那就 □□ 先生和 △△ 也一起‧‧‧‧‧‧」你是否也有過這樣的經驗，把越來越多的人加進寄件副本名單呢？

控制副本人數在最小限度

我可以理解那種以防萬一、保險起見而想把相關人員都放進副本列表的心情，但如果從時間效能的角度來看，副本名單應該維持在最小限度的人數才對。原因在於，只要加進副本的人回覆了郵件，你就得分出更多時間來處理信件，收件匣的訊息量也會隨之增加。

基本原則是：收件者「需要回覆」、副本是「只需閱讀即可」、密件副本是「沒有閱讀義務」，儘管如此，很多人只要一收到郵件就會想：「還是回覆一下比較有禮貌吧？」

基於這個普遍反應，發信前我們應該要仔細斟酌：真的有必要和這個人分享嗎？

要是隨意增加副本收件者名單，就會讓原本不需要這些資訊的人也收到郵件，強行浪費對方的時間。另外，在郵件中，人們也常常會附上圖片或檔案，心想「總之把這個也順便附上比較好」。但，這同樣需要仔細斟酌。因為附件越多，郵件檔案就越大，會造成對方收件匣的容量負擔。

不要在信件使用「夾帶檔案」

請養成只傳送「真正必要資料」的習慣，同時如果是公司內部郵件，建議不要夾帶檔案，而是以附上 URL（連結）的方式，共享公司內部的雲端資料夾。如此一來，郵件就不會太大。

還有，基於資訊安全考量，對於公司外部的人原則上禁止共享內部資料夾，這一點請特別留意。

（本文摘自《節省工時的 100 種方法》，大是文化）