開會真的好浪費時間！掌握 3 大行動準則，避免跌入「低效率」黑洞
你有沒有曾在公司開完會，卻感到渾身不太舒服的經驗？
明明投入了時間，也努力發表意見，但事情卻沒有明顯進展，甚至無法達成共識，讓人覺得既浪費時間又消耗精力。當出現這種感受時，往往意味著這場會議既沒效果又沒效率。那麼，究竟是什麼原因導致會議無法產生成果？又該如何讓一場會議真正發揮價值，讓參與者都感到滿意？
接下來，我們不妨一起深入探討這個問題。
讓會議低效的三大黑洞
會議常常耗時卻沒成果，到底是哪裡出了問題？
一、與會者彼此目標與期待值不一致
與會的人都有自己的目標與期待值。
有的人希望檢討專案進行狀況，有的人則想藉由會議獲得他人對自己工作的詳細回饋，而有的人希望督促專案加快腳步。一場會議聚集了目標與期待值各不相同的人，這樣的話，絕對無法達成有效的會議。若會議上還聚集許多跟會議沒有太大關聯的閒雜人等，這種現象發生的機率就更高了。
會議主辦者沒能提出明確的目標，只是把人召集起來，自然會因為彼此期待落差太大，導致會議目的及方向模糊，最終造成會議內容鬆散，眾人對會議的整體滿意度也下降。
二、無效率的會議管理模式
若會議進行方式不夠有效率，可能會浪費大家的時間。
這種情況主要發生於主辦人未能積極控制時間，讓與會者自由開展出偏離主題的對話時。尤其當會議已經開始，卻沒有具體的討論事項或目標，與會者就只能聊日常大小事打發時間，或者遲遲無法做出重大決定，浪費時間在摸索幾項主題上。如果會議目的是讓彼此針對某件事發表各自利害相沖的意見，最後做出決定，那會議就需要具備讓與會者充分討論這些主題的具體時間。
三、溝通不充分
與會者之間若溝通不夠充分，可能會大幅降低會議效率。
這種情況常見於有人未能完整表達自己的意見，或未能真正理解他人觀點。尤其在像Zoom 這類線上會議，或線上與實體並行的混合式會議中，由於溝通管道分散，更容易出現資訊落差與互動不足的問題，使整體討論難以順利推進。
因此，若會議中有線上與會者，而有些人一直關閉鏡頭參加會議的話，更應主動確認彼此之間的意見交流是否順暢，讓會議更具效率與成效。
開出高效會議的行動三準則
沒效率的會議主要源自於前述的三種原因，那麼應該如何打造出皆大歡喜，有效果又成功的會議呢？
一、設定明確目標與討論事項
首先，我們得先弄清楚會議目的是什麼。
每場會議都必須有明確目的，而這個目的應該盡可能在準備會議並發信要求與會人參加時具體提出。若是與會者事前能夠了解會議目的與預期結果，就更能做好準備再來參加，這樣一來，便可提高會議效率。
舉例來說，假設有一件討論事項是宣傳A產品，就得先弄清楚開會的目的及待議事項究竟是為了發表宣傳內容，還是希望聆聽各個部門對A產品宣傳的意見，又或者是決定事前準備好的一至三種宣傳方式中，應該以哪一項為重點準備的會議。事前分享具體的待議事項，所有與會者才能了解會議的方向，讓會議照計畫進行，進而讓所有重要事項都能得以獲得討論機會。
這時許多人會問，究竟應該以簡單的議題開始，還是該從困難的議題開始？假如與會者對該項主題都很熟悉，其他與會者之間關係親近，那從稍微難一點的主題直接切入也沒問題。但若與會者對該主題生疏，或彼此還不太認識，那最好從簡單的主題開始，配合與會者能理解的水準，花些時間慢慢提升大家對討論內容的理解與掌握程度。
二、有效控制時間
會議必須於預定時間開始，於預定時間結束。我們應該嚴格控制每項待議事項被分配的討論時間，才能提升與會者對會議的集中程度，也尊重與會者的寶貴時間。所以會議開始前最好預先寫下預計花費時間，進行會議的人記得確認時間，好好安排，不過度集中於某一項內容上，讓所有待議事項都能平均地被討論。
時間分配範例
10：00－10：10 入場
10：10－10：20 分享待議事項
10：20－10：40 意見交流
10：40－10：50 投票、分享結果
10：50－11：00 收尾
在會議中，尤其須確保重要決定或行動計畫有充分的時間可以討論。若要執行會議中的討論事項，需要明確的決策及具體的行動方案，因此若要在會議中決定這些事情，就必須給予充分時間討論。若還有後續會議，則應該在該場會議的最後將重要討論事項簡單概述，並預計下次會議的討論內容再簡單提及即可。
三、促使與會者積極參與及交流
有效的會議並非一個人滔滔不絕地說、其他人則專心聆聽他的意見，所謂的會議應該是所有與會者積極參與才對。進行會議的人應該將重點放在打造與會者自由表達意見，同時傾聽他人意見的會議氛圍。
新冠肺炎大流行後，線上會議愈來愈多，若是線上會議，可以好好運用聊天訊息視窗。不是一定要大家開口說話，而是先鼓勵大家利用訊息，盡量讓更多人發表意見。當訊息視窗出現好的意見時，再誘使提出意見的人自然開口發表。這個方式在內向型居多的課堂或會議相當有用。
若會議同時包含線上與實體與會者，可以事先詢問線上與會者的意見，再將麥克風轉回實體與會者。如此一來，線上與會者便不會覺得少了參與感，也會更願意積極參與會議到最後一刻。
在會議中，我們也經常看到特定人士占了大半發言時間，而主持會議的人卻無法適時控制場面，而無可奈何的情景。倘若某個人的意見太長了，主持人應該適當制止，盡力傾聽在場各個與會者的意見。主持人可以鄭重但堅決地告訴發言人，感謝他的好意見並且認同他，同時表達希望有機會聽到更多不同意見。
要記得，平均分配時間給其他參與者是主持人必須要做的事情。
這時，主持人可以這麼說：「金課長，您剛剛的意見非常詳細，也非常有建設性。不過我們還沒聽到其他組員的意見，為了讓會議更有效率，我們現在是不是可以聽聽其他人的意見呢？如果您還想多提其他意見，也可於會後整理，再分享給大家，謝謝您。」
前面介紹的，就是讓會議達到效果的具體策略。關鍵點在於，設定明確目標、有效控制時間、有效率的交流溝通。如果能讓會議非常具有生產性，符合它原先的目的，並且能尊重大家的時間，將能強化工作效率及團隊合作，並成為整個組織的成功墊腳石。
（本文摘自《改變命運的說話課》，方言文化）
