接到任務就急著開始？寫報告前先釐清這幾件事，瞬間減少 90% 工作量

掌握核心需求的關鍵在於，事先確認任務的背景和脈絡，尤其要充分了解公司或主管想達成的目標。接到指令後，不要立刻回到位置上打開搜尋引擎或各種工具，而是先打開接收資訊的天線，確認必要內容。

例如，當主管提出：「公司正在考慮進軍海外市場，請你整理一份相關調查資料。」從字面上來看，這是一份針對公司進軍海外所做的分析報告。但在製作前，有幾項關鍵事項必須提前確認。

．這份報告的背景是什麼？
．哪些因素會影響新事業的評估？
．是否已初步設定進軍國家、產品或市場策略？
．是否已有參考的標竿企業？
．還有其他需要特別注意的重點？

單看「進軍海外評估報告」這項要求，其實缺少了許多關鍵資訊。為什麼公司突然要進軍海外？具體要調查哪些部分？根據情況不同，主管或公司有可能早已設定國家、產品或進軍方式等；也可能只是聽到業界有人提及：「最近 ○○ 公司靠海外市場賺了不少。」因此開始思考公司是否也有發展海外事業的機會，以及值得參考的商業模式。

解決問題前，先釐清問題

除此之外，如果目的只是擴大銷售通路，開發新事業就能達成，為何公司偏偏選擇海外市場？這些背景都必須加以確認。因此，在開始工作前，若能主動提問，就能有效掌握任務背後的脈絡和真正需求。也許這時主管的內心是這樣：

．經常聽到有關 A、B 企業的消息，希望能詳細調查這兩家企業。
．最近在美國和日本市場上出現許多成功案例，所以特別好奇。
．因為公司沒有進軍海外的經驗，想了解其他公司的商業模式。

如果尚未掌握核心需求，就急著開始作業，結果大概是漫無目的搜尋世界上所有國家的案例，卻發現許多國家與企業根本不適用於公司的發展規畫。

然而，只要透過幾個簡單的問題，就能更快理解主管背後的意圖，比如將調查範圍縮小至美國與日本，或 A 企業與 B 企業。此外，在執行過程中，還有一些必須不斷確認的事項。

例如，「這份報告要在什麼時候、以什麼形式提供給誰？之前是否做過類似的調查？」也就是先確認對象、時程，以及是否有參考資料。而當主管回覆：「這不是要給老闆或經營團隊看的，後天先整理簡單資料給我就好。之前 ○○ 也有做過類似調查，你可以參考一下。」

透過這段對話，能得知這份報告的對象是主管，只須在 3 天內整理成部門內部使用的格式即可。換句話說，只要重點整理 A、B 企業在美國及日本的海外拓展案例，不需要花時間製作 3、40 頁的大型報告，甚至用文字檔也行。尤其當調查範圍從全球海外市場案例，縮小至特定企業與國家後，整體作業效率也會大幅提升。

掌握真正需求，就等於完成 90％ 工作

撰寫報告時，若能事先根據各自情況釐清工作範圍與方向，通常能提高效率。原本需要一個月的專案，可能一週就能搞定；即使花費相同時間，也更容易取得較佳的成果。

全球三大管理諮詢公司麥肯錫（McKinsey & Company），以及波士頓顧問公司（Boston Consulting Group）、貝恩策略顧問公司（Bain & Company），都將這一步驟稱為「釐清」。

這些企業在招募新人時，通常會進行四至五輪面試，由面試官提出商業情境題，要求求職者在 40 分鐘內提出應對解方。例如，「A 鋼鐵企業的新事業成效不佳，該怎麼辦？」、「B 投資公司想收購 C 企業，你覺得如何？」

這些問題看似需要大量的商業知識，但實際上，就連專家都未必能熟悉所有產業與企業。重點應該是釐清對方的情況，以及真正想解決的問題。因此，在實際面試中，比起掌握多少知識，前期的解讀與釐清能力，幾乎決定求職者 90％ 的錄取機率。

報告也是如此。

在開始前，必須釐清目標、方向與範圍是否合宜。很多時候，成敗在動手之前早已決定。

（本文摘自《薪水翻倍的報告撰寫法》，大是文化）