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如何不讓團隊加班、做白工?主管最重要的任務,就是管理好你的老闆!

萬惡的人力資源主管
2016-06-07
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因為從事人力資源管理工作的關係,我比其他人多了一些機會觀察很多不同的主管在公司裡的管理風格、績效表現、職涯發展、甚至來來去去。有一件很微妙的事情是,職場上永遠有一些主管,忙到要死不活的地步,但更高階的主管並不肯定他的付出;也有一些主管,日子過得閒雲野鶴一般悠閒,然後打考績的時候備受讚許。

這當中,有沒有什麼值得我們想一想的地方?

主管最需要做好的第一件事是 ...

當主管的人,最重要的任務是管理好自己的部屬?恰恰相反!你最重要的事情是管理好你的主管。我常常跟朋友分享,在職場上,有一個人可以決定你的考績、你的調薪、你的升遷...或是我們總歸一句話,就是有一個人「對於你在這家公司裡到底有沒有前途」有非常大的影響力,那個人應該是誰?答案很簡單:你的主管。

就算你已經當到主管,除非你擁有公司,要不然你的頭上還是會有更高階的主管。同時,你坐在主管的位子上,你就不再只是為自己的工作績效負責,你還必須為整個團隊的工作績效負責。所以你其實不再只是一個做事情的人,更重要的是,你必須確認整個部門的工作目標正確、工作進度沒有耽延、而且資源足夠。

所以你的挑戰是,你必須確定你的部門正在做他覺得重要的事情、你必須確定你的部門未來的產出結果會得到他的認可、你必須確定他願意給予你足夠的資源讓你可以完成目標...

當這些問題的答案都是肯定的,你的部門就會運作正常,不會有人作白工、不需要不合理的加班、不會在大家忙了一年以後還得不到應有的肯定。這裡沒有一件事情和管理部屬有關係啊。也因此我才會說,管理好你的主管,是主管最需要做好的第一件事情。

部門績效 vs. 個人績效

部門績效比起個人績效,更是一件複雜的事情。你必須完成業績目標或是年度計畫、而且你必須謹守公司事先承諾你的預算數字和時間限制、然後你必須確定部門裡沒有人會捅出讓大老闆會跳腳的漏子、同時你還需要為公司培養一些能承擔責任的中堅員工... 這些事情都不算簡單,然後更困難的是每一位主管的主管在乎的事情也不盡相同。這是為什麼很多主管明明達成業績目標,但他的主管卻挑剔他部門裡的高離職率,或是整個單位大多數的人都安分守己、但是部門裡一個擅自在臉書上放話砲轟公司政策的員工就足以讓你在大老闆面前由紅翻黑。

每一位主管心中認定「誰是優秀員工」的標準都不太一樣。那麼,每一位主管的主管認定「誰是績優主管」的標準當然也是。如果你對於部門績效的標準和你的主管不一樣,你猜,他會因此改變他的想法,依照你的標準將你評定為績優主管,或是他會仍然堅持他的標準,以致於就算你和你的團隊辛苦了一年也不會得到他的肯定?

美國電視影集裡有這麼一段很精彩的故事,美軍在夜裡渡河到德軍陣營裡,冒死抓到了一位德軍回來當俘虜。結果遠在後方的高層大喜,下命令要求他們再出一次一模一樣的任務。帶隊的軍官知道了以後,把弟兄叫來,告訴大家這項命令。就在眾弟兄面面相覷的時候,他緊接著說:「我現在要你們晚上回去好好睡一覺,明天清晨向我回報說你們出任務整整一夜卻一無所獲。」這也許是個電視節目的情節,但是當主管的人,負起自己的責任,把自己的老闆給管理好,底下的部屬就不需要冒險送命。有時候,職場上其實也差不了太多。

延伸閱讀 / 寧願當基層也不要升主管!不是員工沒有上進心,是公司制度有問題!

圖片來源 / pixabay

(本文出自於《萬惡的人力資源主管部落格》,原文請點此。)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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