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如何不讓團隊加班、做白工?主管最重要的任務,就是管理好你的老闆!

萬惡的人力資源主管
2016-06-07
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因為從事人力資源管理工作的關係,我比其他人多了一些機會觀察很多不同的主管在公司裡的管理風格、績效表現、職涯發展、甚至來來去去。有一件很微妙的事情是,職場上永遠有一些主管,忙到要死不活的地步,但更高階的主管並不肯定他的付出;也有一些主管,日子過得閒雲野鶴一般悠閒,然後打考績的時候備受讚許。

這當中,有沒有什麼值得我們想一想的地方?

主管最需要做好的第一件事是 ...

**當主管的人,最重要的任務是管理好自己的部屬?恰恰相反!你最重要的事情是管理好你的主管。**我常常跟朋友分享,在職場上,有一個人可以決定你的考績、你的調薪、你的升遷...或是我們總歸一句話,就是有一個人「對於你在這家公司裡到底有沒有前途」有非常大的影響力,那個人應該是誰?答案很簡單:你的主管。

就算你已經當到主管,除非你擁有公司,要不然你的頭上還是會有更高階的主管。同時,你坐在主管的位子上,你就不再只是為自己的工作績效負責,你還必須為整個團隊的工作績效負責。所以你其實不再只是一個做事情的人,更重要的是,你必須確認整個部門的工作目標正確、工作進度沒有耽延、而且資源足夠。

所以你的挑戰是,你必須確定你的部門正在做他覺得重要的事情、你必須確定你的部門未來的產出結果會得到他的認可、你必須確定他願意給予你足夠的資源讓你可以完成目標...

當這些問題的答案都是肯定的,你的部門就會運作正常,不會有人作白工、不需要不合理的加班、不會在大家忙了一年以後還得不到應有的肯定。這裡沒有一件事情和管理部屬有關係啊。也因此我才會說,管理好你的主管,是主管最需要做好的第一件事情。

部門績效 vs. 個人績效

部門績效比起個人績效,更是一件複雜的事情。你必須完成業績目標或是年度計畫、而且你必須謹守公司事先承諾你的預算數字和時間限制、然後你必須確定部門裡沒有人會捅出讓大老闆會跳腳的漏子、同時你還需要為公司培養一些能承擔責任的中堅員工... 這些事情都不算簡單,然後更困難的是每一位主管的主管在乎的事情也不盡相同。這是為什麼很多主管明明達成業績目標,但他的主管卻挑剔他部門裡的高離職率,或是整個單位大多數的人都安分守己、但是部門裡一個擅自在臉書上放話砲轟公司政策的員工就足以讓你在大老闆面前由紅翻黑。

每一位主管心中認定「誰是優秀員工」的標準都不太一樣。那麼,每一位主管的主管認定「誰是績優主管」的標準當然也是。如果你對於部門績效的標準和你的主管不一樣,你猜,他會因此改變他的想法,依照你的標準將你評定為績優主管,或是他會仍然堅持他的標準,以致於就算你和你的團隊辛苦了一年也不會得到他的肯定?

美國電視影集裡有這麼一段很精彩的故事,美軍在夜裡渡河到德軍陣營裡,冒死抓到了一位德軍回來當俘虜。結果遠在後方的高層大喜,下命令要求他們再出一次一模一樣的任務。帶隊的軍官知道了以後,把弟兄叫來,告訴大家這項命令。就在眾弟兄面面相覷的時候,他緊接著說:「我現在要你們晚上回去好好睡一覺,明天清晨向我回報說你們出任務整整一夜卻一無所獲。」這也許是個電視節目的情節,但是當主管的人,負起自己的責任,把自己的老闆給管理好,底下的部屬就不需要冒險送命。有時候,職場上其實也差不了太多。

延伸閱讀 / 寧願當基層也不要升主管!不是員工沒有上進心,是公司制度有問題!

圖片來源 / pixabay

(本文出自於《萬惡的人力資源主管部落格》,原文請點此。)

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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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