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資料視覺化的第一堂課 - 三種你必須先搞懂的資料類型!

2019-11-16 02:41:44
Managertoday
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常常有朋友問我:「資料視覺化要怎麼應用在商業領域?」我本身在新聞產業工作,把資料視覺化的知識應用在製作新聞,但說到商業領域,又是另一回事。因此,要回答這個問題,得從商業領域處理資料的特別之處出發。

(本文由Microsoft贊助)

商業領域會用到哪些資料呢?雖然依產業不同而有所差異,不過就功能區分可以大略分成三大類:客戶及消費者資料、產品資料和員工資料。這些資料是一家公司審視自家營運情況、未來發展前景的最佳幫手。我們就來一一檢視這些資料長什麼樣子:

1. 客戶及消費者資料

Data Man 的資料視覺化筆記

這應該是一般民眾對商業資料的第一印象:公司利用滿意度調查、民意調查等工具,搜集公司產品或服務用戶的回饋,再根據這些用戶的背景資料進行分析,找出自家產品或服務的行銷策略。這類的資料可能較偏質性(例如讓用戶自行填寫產品意見),需要特定的統計方法進行量化,之後才能運用在數值分析上。

這種滿意度調查,要怎麼使用到資料視覺化呢?這裡需要的是圖像傳達的能力。我們常常看到政府公布的研究報告,裡面充滿艱澀蠻懂的數字和專有名詞,這類文件勢必不會有多少人認真讀完。但在一家公司,顧客滿意度調查的目標讀者是主管,是實際制訂企業發展策略的高層。如果這些人歐沒辦法好好利用滿意度調查資料,那公司產品怎麼賣呢?

因此,將調查結果用簡單易懂的視覺要素呈現,攸關一家企業能否向上發展。首先,把在分析中得到的最重要數據(每一項產品的好感度、不同性別對產品的好感度差異),用簡單的長條圖、折線圖,甚至是搭配簡單插圖的資訊圖表呈現,都能減低主管閱讀報告的負擔。再來,運用說故事的技巧,將一連串的數字,製作成一系列相關連的圖表,串連成你想講的故事,這樣研究報告就不只是研究報告,而是遊說營運團隊採納從資料中得到的洞見的最佳幫手。

2. 產品資料

Data Man 的資料視覺化筆記

製造業都需要透過資料,管理自家產品的原料進貨、製程、倉儲、物流等。這些資料不需要額外的民意調查,是公司內部運作過程中會自行累積的資料,數量可能龐大到上億筆,相對於顧客滿意度調查受訪人數可能只有數百至數千人。如此規模龐大的資料,自然需要不同的處理方式。

首先,運用這些資料的人主要是公司的產品部門主管,負責的任務是品管、監控倉儲水位、管控生產和進貨成本等,需要的是即時反映產品狀況的數據,例如目前倉庫內有多少台機器、今天生產線上的良率是幾%、原料訂單的處理情況。有了這些即時資訊,主管才能快速做出決策,避免產品線停擺等災難發生。

因此,處理產品資料,我們需要強大的資料庫軟體進行資料倉儲和提取,以及具備串接資料庫功能,且有能力應付即時資料分析跟視覺化的資料視覺化軟體,而熟練這些工具的員工,應該給予他們專門處理資料的任務,讓公司內部累積的資料可以時時獲得運用和活化。這也就是所謂的「公司智能化」的概念。

3. 員工資料

Data Man 的資料視覺化筆記

在過去,公司人資是以一種「靜態」的思維處理員工資料:新進員工填寫資料,現有員工維護資料,離職員工刪除資料,其中沒有人資部門積極主動的成分。但在資料科學技術發達的今天,運用人才庫資料進行積極人力管理,是企業活化公司人力不可或缺的要素。

運用人才庫資料積極進行人力管理,具體上要怎麼做呢?首先,我們可以從員工每天上班自動累積的資料著手,例如打卡資料、請假資料、會議紀錄、出勤紀錄、報帳紀錄等。這些資料在一家小公司,可能累積起來的數據規模不大,但在員工數千人以上的企業,這些資料經年非月累積起來,很容易就能突破百萬筆大關。而在資料科學的領域,只要資料規模夠大,就能從中找到有趣的洞見。

例如,可以嘗試分析,員工打卡時間越來越晚,是否代表他們幾個月內離職的可能性較高;在會議中踴躍發言的員工,工作表現是否較佳;正常時間上下班的員工,工作中出差錯的機率是否較低。由於不同產業的性質不同,這類的知識較難由企業管理學界,歸納出一套放諸四海皆準的準則。

因此,如果企業人資部門懂得運用資料科學的力量,用資料分析工具分析員工行為,就可以在優秀員工離職前知道他可能有心跳槽,進而提出挽留方案;找到踴躍發言和工作表現之間有正相關,就能在面試新員工時給予踴躍發言較高的分數比重;透過鼓勵不加班的文化,減少員工出紕漏的情況發生。

這些分析結果如果再利用資料視覺化的形式呈現,就更能讓人資主管理解這些分析的威力。例如,我們可以建立起公司人才管理的教戰手冊,裡面用插畫、簡單圖示(人頭、打卡單、會議發言的對話框等)等視覺化的方式,呈現人才庫資料的分析結果。如此一來,不管是新進的人資管理專員,或是想要查詢教戰原則的人資主管,都能快速取得自己需要的資訊。

以上介紹了企業如何在三大類資料運用資料視覺化,讀者看到這裡,可能會想說:「有什麼軟體可以同時處理這三種視覺化需求呢?」其實,不管是消費者資料運用到簡單圖表,產品資料運用到即時報表,還是人力管理分析運用到簡單圖示,我們都可以運用微軟商業軟體Visio實現資料視覺化。有興趣的讀者可以持續關注本系列文章,之後將會介紹如何使用Visio,帶領你或所屬的企業邁入資料智慧的時代!

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