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資料視覺化的第三堂課 - Visio 的入門課

2019-11-12 21:21:01
Managertoday
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相信讀者對「圖表」一點也不陌生,舉凡Excel等文書處理軟體、Powerpoint等簡報軟體,都有內建完整的圖表繪製功能。

(本文內容由Microsoft提供)

在上一篇的文章中,我們介紹了資料搜集必須遵守的三大原則:「乾淨」、「完整」和「有意義」,以及如何確保搜集來的資料符合這三大原則,讓接下來的資料分析及視覺化更加方便、輕鬆。有了好的資料後,我們就可以實際拿來分析及視覺化了。今天我們就要正式介紹製作圖表的工具,以及如何利用自動化功能,輕鬆寫意地完成資料視覺化工作。

相信讀者對「圖表」一點也不陌生,舉凡Excel等文書處理軟體、Powerpoint等簡報軟體,都有內建完整的圖表繪製功能。

如果今天主管拿了一份資料,要求你在一天內完成分析報告,內容必須輔以簡潔易懂的圖表,你第一個想到的步驟應該是:打開Powerpoint => 輸入資料 => 選擇折線圖、圓餅圖或長條圖 => 存檔。但是,是不是所有的資料,都適合以上的製作流程呢?

軟體應用的兩大好處:降低出錯、節省時間

在之前的文章中,我們有提到「根據即時生成的資料製作儀表板」、「定期根據手上的資料製作分析報告」等資料分析任務,這些任務不同於主管給你一份資料叫你分析,需要定期拿同一個資料集(但有新的內容)做相同的分析及視覺化。當你遇到這種例行公事,或許會想「反正我就手動建立一套SOP,每次該做分析報告的時候,就把流程叫出來照著做一次就好」,但是這樣做有以下缺點:

  1. 容易出錯
    在人手一台電腦的時代,如果你的工作還建立在大量的手動操作,就太浪費電腦科技能帶給你的便利了。相信每個人都有打例行報告的時候,覺得自己什麼字都沒敲錯,但是交給校稿人檢查時卻錯誤百出的情況,這反映了人在處理例行公事時,大腦的專注力會下滑,導致出錯的機率大幅提升。相對於大腦的不可靠,電腦就不會「習慣之後就掉以輕心」,你叫電腦做同一件事一百萬次,不僅電腦不會抱怨無聊,還會用飛快的速度完成,一次錯誤都不會犯。
  2. 浪費時間
    假如每次手動處理資料的時間是三個小時,每週處理一次,那麼你在這間公司待半年,就要花72個小時處理資料。想像你能用自動化軟體,花個5小時的時間設定要如何自動處理資料,之後只要打開軟體點選執行,就可以完成資料處理任務,這樣你需要花的時間,從72小時減到5小時,你就能利用省下來的67小時處理待處理的業務,這樣的時間管理要來得有效率許多。

看了以上缺點之後,會發現手動處理資料,是跟不上時代又浪費生命的事。這時候,你可能馬上有一個疑問:什麼樣的工具能幫助我自動化分析和視覺化資料呢?如果有在follow資料分析資訊的讀者,可能會想到「程式語言」:透過撰寫腳本,命令電腦根據事先設計的步驟,處理、分析和視覺化資料。但是程式語言對一般上班族來說學習難度偏高,我是不會推薦給讀者的工具。我們這次選用的工具,是微軟的資料視覺化軟體Visio。

Office家族的潛在殺手級應用Visio─結合數據將圖表賦予生命

Visio和Excel、Powerpoint一樣,都是微軟的辦公室軟體系列的一員,那麼它能做到哪些你已經熟悉的微軟軟體做不到的事呢?就是自動視覺化數據!怎麼樣的自動化呢?是像程式語言那樣,用鍵盤輸入一堆看不懂的指令,讓電腦做一系列簡單的步驟嗎?並不是。Visio的操作可以全部仰賴滑鼠,從友善的使用者介面,就能完成你需要的自動視覺化任務。

首先,Visio可以連接到雲端資料庫,只要資料庫有新的資料,就能根據事先設計好的模板,直接生成新的資料分析報告。使用Visio,你就不用每次都要點選「開啟檔案」,輸入需要的資料了。這在資料讀取的階段,就幫使用者省下許多功夫。

再來,也是Visio最特別的地方,是Visio能把「視覺元素綁定到資料」:你能在畫布的任何地方,放置圓形、正方形等不同形狀的色塊,用不同形狀呈現不同的資料類型。你會想:我用Powerpoint也可以拉一堆圓形和正方形呀?Visio的獨特之處就是,你可以在這些色塊裡「儲存資料」:只要點擊色塊,就能選擇要將資料庫的哪一欄資料連結到該色塊上。完成綁定後,每次執行你設計的模板,資料庫資料就會自動跑到綁定的色塊,這些色塊再透過大小、顏色、圖示等變化,呈現新資料和舊資料之間的變化(例如本月北區銷售相對於上個月成長,色塊就呈現綠色)。

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看到這裡,你應該可以想像,可以怎麼用Visio設計資料視覺化圖表:例如,把公司各地區銷售都綁定到一個色塊,每個色塊根據各地區的地理位置放置到畫布上的位置,方便使用者找到自己有興趣的地區。接著,在色塊的視覺呈現上,設計成只要銷售較上一個時期成長,色塊就會跳成綠色,下滑就跳成紅色。有了這一份模板後,只要主管叫你製作銷售情況報告,就可以打開Visio執行模板,立即生成新的分析報告,只要一分鐘,就能完成資料處理任務,是不是很輕鬆呢?

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三個訣竅資料視覺化Visio更快上手─確立使用目的、熟悉圖表、資料灌入

其實軟體的使用有一個很關鍵的因素在於使用的目的與時機,一般人在接觸資料視覺化最大的困難在於不清楚自己到底要用什麼方式呈現,導致在選用軟體與呈現上往往達不到自己要的效果,這點Visio提供了很好上手的功能。Visio在圖表使用上提供了許多範本供使用者選用,建議花點時間了解各個範本,並且確立自己的使用需求,像是流程圖、泳道圖、甚至是平面設計圖等,Visio都很貼心提供給工作者選用。當你搞清楚目標與所需要的圖表之後,工作幾乎就完成了六七成,接下來就是資料輸入到圖表中(讓圖表活起來),讓圖表更活靈活現,創意呈現才是資料視覺化最有趣的地方!

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看到這裡,相信你已經了解Visio和Excel、Powerpoint等軟體不同的地方在哪。如果你常常需要處理例行資料,對每次都要根據既定步驟,用滑鼠點擊一樣的按鈕感到厭煩,希望能擺脫一成不變的例行公事,但又沒時間學習程式語言,不如試試看同樣具備自動化功能的Visio吧!

接下來二三月的內容,將與微軟最有價值專家─王仲麒,王老師共同合作,把Visio的應用更全面的介紹給各位,請各位耐心等候!

延伸閱讀
資料視覺化的第一堂課 - 三種你必須先搞懂的資料類型!
資料視覺化的第二堂課 - 資料整理
資料視覺化的第四堂課 - 快速上手!
資料視覺化的第五堂課 - 資料蒐集整理實戰!
資料視覺化的第六堂課 - 資料的呈現透過 Visio 也可以這麼的簡單
資料視覺化的第七堂課 - 組織圖與 KPI 的結合