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資料視覺化的第四堂課 - 快速上手!六種常用的Visio範本

2019-11-20 14:39:44
Managertoday
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「一圖解千文」- 再也沒有比圖表更容易發人省思、令人印象深刻的媒介了!即使是簡單的幾何圖形、方塊圖案與線條,就可以勾勒出各種撼人心扉的圖像,而圖表的意會也常是許多故事的起源。

(本文內容由Microsoft提供)

先前已經由Data Man將資料視覺化的基礎觀念做了蓋括的介紹,接下來就由我來為大家來介紹幾種在實務上很常用的Visio範本,建議大家可以先由這幾種範本開始體驗資料視覺化,一理通萬理通,只要摸熟這幾種範本,其它範本大同小異。

「一圖解千文」- 再也沒有比圖表更容易發人省思、令人印象深刻的媒介了!即使是簡單的幾何圖形、方塊圖案與線條,就可以勾勒出各種撼人心扉的圖像,而圖表的意會也常是許多故事的起源。在商務領域裡,圖表的運用不只是數據表格、統計圖表而已,視覺化的商業圖表與資訊圖表若是運用得當,絕對是傳遞數據及訊息的最佳利器,即使您並不是一位專業的美編人員,若是擁有體貼人意的繪圖工具,仍可以協助您迅速創建盡善盡美的商業圖表作品。

常用的圖表

管理是一門學問、製圖也是一門學問,但資訊技術愈加蓬勃發展的今天,資訊圖表的工具也更加多元,更是有助於傳統圖表、資訊圖表、創意圖表的製作與展現。在眾多的繪圖軟體工具程式中,Microsoft Visio正是製作商業智能圖表的不二選擇,其簡便且多元的範本圖表,對於企業常用圖表的需求更是正中下懷。

組織圖

組織圖表也是另一種使用率最高的商用圖表,其優勢便是簡潔明瞭,並具可預見性,可協助瞭解組織功能、認識組織結構。不論哪一個行業,都可以透過組織圖形呈現組織內的人員、作業、功能與活動之間的相互關係,以有效的管理其企業組織,表現公司的內部組成及職權、功能關係。

Visio提供組織圖範本與操作精靈,協助使用者迅速繪製組織圖表
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流程圖

不論各行各業、各種作業目標的圖表中,流程圖表是最典型也最普及的圖表。在企業事務上,您經常會使用流程圖來繪製複雜的商務程序;在多項作業任務的執行上,經常會利用流程圖表來表達工作的順序與分歧。而Visio 即包含了許多可用來說明各種作業程序的流程圖範本,讓使用者可以快速建立專業的流程圖以說明程序、分析過程、指示工作,以及資訊的流程,甚至追蹤工作的成本與效益。

流程圖不但是ISO標準,也是各行各業常用的圖表,在Visio中提供了商業程序;跨步部門流程、稽核流程等不同領域與目的需求的流程圖表範本。
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六標準差

Six Sigma(六標準差),是流程改善的工具與程序,更是商業管理的重要戰略之一,在傳統製造業裡常屬於改善產品良率的指標選項,只要透過品質機能展開,瞭解質量功能配置的核心,便可以將客戶和市場需求輕鬆轉換為產品設計規格,提升商業程序和節省成本的路線圖,而品質屋圖表正是貫徹品質機能展開的最佳工具,也是目前企業界用以改善產品或服務品質,以符合顧客需求的重要技術。

根據「客戶需求」、「需求評估」、「技術需求」、「關係矩陣」、「技術需求關連矩陣」以及「技術目標」繪製出品質屋。
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腦力激盪圖(心智圖)

腦力激盪圖又稱為心智圖,是進行商業策略、創意大綱、會議研討、計劃、開發、…等工作時極為有效的方法,透過圖形或意象圖案,由內而外去思考,激盪與互動彼此的思維,建立與挑戰問題與問題的解決方案,協助人們開發任何相關構思與想法和思維的實踐。

使用腦力激盪圖範本所提供的圖形樣板,以各種活潑生動的圖例符號圖形,繪製心智圖表。
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原因效果圖

原因與效果圖又稱魚骨圖或稱為特徵圖,是由日本品質管理大師石川馨 ( Kaoru Ishikawa)博士於1943年所發明,亦常被稱之為 Ishikawa圖,是非常傳統且普及的管理圖表之一。可以輕鬆地為某一問題分析出因果關係,作為了解問題來龍去脈的依據,進一步釐清問題的遠因近果以及解決之道。

使用腦力激盪圖範本所提供的圖形樣板,以各種活潑生動的圖例符號圖形,繪製心智圖表。
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排程:時刻表

專案管理的技術圖表中,除了甘特圖外,就屬時刻表是最不可或缺的圖表利器了!Visio提供了簡易的時刻表範本,讓使用者可以快速地建立說明專案或程序的里程碑與時間間隔的線性時刻,顯示程序中的連續事件、歷史事件、或者是更複雜的專案工作排程資訊。

時刻表繪圖範本所提供的間隔圖形及里程碑圖形,讓排程的表達更加鮮明,更有助於任務與時程的管理。
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商業圖表形形色色,不同功能與用途的圖表也都有其專業與標準,不論是商務程序的展現上,還是流程組織的表達,品質管理、因果檢討、錯誤分析、邏輯判斷、…也都有相關的圖表可以運用,善用正確的圖表工具迅速製作這些常用的商務圖表,絕對是現代資訊工作者的必備技藝。

接下來的第五堂課,將由我跟Data Man共同企劃製作,示範如何從資料的蒐集到用Visio呈現!請大家持續關注本專欄。希望透過一步步的操作,你/妳也可以體驗到資料視覺化的便利與美!

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資料視覺化的第二堂課 - 資料整理
資料視覺化的第三堂課 - Visio 的入門課
資料視覺化的第五堂課 - 資料蒐集整理實戰!
資料視覺化的第六堂課 - 資料的呈現透過 Visio 也可以這麼的簡單
資料視覺化的第七堂課 - 組織圖與 KPI 的結合