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精美的甘特圖,只是進度規畫的假象!管理專案,2 個更有效率的圖表

2019-10-20 03:48:24
Managertoday
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拳王泰森接受訪問曾經說過:「每個人上台前都有計劃,直到被迎面痛擊。」甘特圖就是那完美的計劃,不但禁不起現實的挑戰,而且還會給你一個假象,那就是「所有事情都會按照計劃發生」,如果真要照計劃去做,肯定會遍體鱗傷。

傳統專案管理最常用的圖表是什麼?對,大概就是甘特圖 (Gantt Chart) 了。
用甘特圖在現代充滿變動的專案或者産品開發可以嗎?本篇來討論甘特圖的過去,以及敏捷 / Scrum如何幫助您在變動的未來更加敏捷。

甘特圖是1896由波蘭經濟研究員Karol Adamiecki所發明,1910年左右Henry Gantt設計,人們後來用他的名字來命名。最早用在軍火兵工廠的生產製造,接著使用在第一次世界大戰。

為什麼到了2017年我們還在用100多年前的圖表來追踪和預測專案進度?更重要的是,甘特圖當初是用在 plan driven (生產製造-計劃導向)的流程,為什麼現在還用在充滿變動的專案或者 value driven (價值導向)的産品開發?

為什麼大家習慣用甘特圖?也許跟一些專案管理的軟體有關,因為基本上它們都會畫出很漂亮的甘特圖。有沒有人看或者正不正確不重要,畫的愈複雜愈好!

傳統的專案經理因為受到不合理的時間和成本要求,被迫要做出所有事情,以致於都處於執行命令與控制 (command and control) 的狀態,畫出漂亮的甘特圖是一種控制的方法:「你看,這個計劃多麼完美。我們收到的命令就是要按照這個完美計劃來做完所有的事情,對吧?」

畫出完美甘特圖的第一天 (好吧,第二天),大概就會發現真實發生的事情跟計劃的完全不一樣。原本以為只要2小時,一天都過一半了,怎麼沒動靜?那個伺服器不是昨天會來,怎麼沒看到影子?

拳王麥克·泰森 (Mike Tyson) 接受訪問曾經說過:「每個人上台前都有計劃,直到被迎面痛擊。」甘特圖就是那完美的計劃,不但禁不起現實的挑戰,而且還會給你一個假象,那就是「所有事情都會按照計劃發生」,如果真要照計劃去做,肯定會遍體鱗傷。

花時間畫出甘特圖前,要思考的 3 件事

要畫出完美的甘特圖就要先有完美的計畫,可是你的計劃在第二天就會不一樣,那還要用甘特圖嗎?不妨思考一下:

  1. 在專案開始或開發新產品之前,你應該不可能知道所有細節,就算你覺得自己知道所有的細節,相信我,它們一定會變的。

  2. 其實不需要在一開始就花很多時間在分析找出所有細節,您只要大概知道要做那些項目就可以。細節是必須的,但是只要知道接下來一到四個星期以內的細節就夠了。

  3. 很多一開始覺得很重要的功能,那些「一定要有,不然産品會沒人買」的功能,其實都沒有原本想的那麼重要!根據研究指出,高達 64% 耗費大量時間開發出來的軟體功能,真的沒人使用或很少被使用。浪費啊,大人。

那不用甘特圖,要用什麼圖表呢?先問一下, 是能夠快速把産品或專案做好,還是圖表重要? 可別說兩個一樣重要!能夠分辨出哪些事重要,哪些不重要(priority) 是敏捷 / Scrum很重要的心法之一。

好吧,有圖有真相,真要圖表的話,敏捷 / Scrum是有幾個可以提供參考。我還是要再強調一下,一般圖表要用軟體工具來畫,工具不是重點,重點在於團隊的互動。(敏捷宣言的第一條,就是「團隊互動重於流程與工具」)

1. 燃盡圖 (burndown chart):

大多數的商用圖表都是往上走,比如公司利潤,銷售數量...等等,不過燃盡圖卻往下。它是由X軸和Y軸所組成。X軸代表時間,Y軸代表任務的數量。隨著每天完成的進度,要做的事情會不斷減少。灰色代表基準線,紅色代表實際進度。夠簡單了吧?兩個星期的進度,一目瞭然。請參考下面的虛構示意圖:

Andrew Lin

2. 速率圖 (velocity chart):

這個圖表更簡單,兩根柱子,一根是我們的預估,另一根是實際完成的事情。通常會有前面幾個週期來比較。灰色代表預估值,紅色代表實際完成。這個圖最大的好處是經由每個週期的比較,更正確地預估團隊的未來産能,同時經由幫助團隊移除障礙,讓下個週期能完成更多事情。

Andrew Lin

把一百多年前用在兵工廠生產製造的甘特圖套用在現代充滿變動不確定的專案或產品開發上,就是錯誤的第一步,接下來的步驟都在設法去更正與解釋為什麼事情不是根據之前計劃的來發生。這不是團隊人員的錯,錯在選了不對的圖表和方法。

敏捷 / Scrum用在專案管理、産品開發、團隊領導,或者整個部門和公司上面跟傳統的命令與控制 (command and control) 的管理方式是完全不同的心法與做法。

第一步要先忘記你所學的,打開心胸,如此才能裝下新的東西,對吧?下次來談敏捷 / Scrum的心法。

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