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「我業績有做到就好了啊...」面對愛遲到、不交報告的Top Sales,主管可以用的 3 個對策

2019-11-17 00:49:03
Managertoday
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不遵守規定的Top Sales,會讓公司規定形同虛設,而部門主管頭痛之餘卻苦無良方來解決問題,這樣的情況在許多企業裡屢見不鮮,尤其在業務單位更是常見且棘手。

業務部門的管理難題:不遵守規定的Top Sales

James 是部門裡的老大哥,總是10點左右才拎著早餐走進辦公室,就算部門週會安排在早上,他也依然故我,老闆已經講了老半天才慢慢走進會議室。同事已經習以為常,甚至還會私下討論:「老闆不會修理James的啦!沒有他,部門業績會少掉一大塊!」

不遵守規定的Top Sales,會讓公司規定形同虛設,而部門主管頭痛之餘卻苦無良方來解決問題,這樣的情況在許多企業裡屢見不鮮,尤其在業務單位更是常見且棘手。

會有這種情況發生,關鍵的原因是:資深人員可能掌握了公司的主要客戶,或是少數的Top Sales貢獻了一定比例的業績。一旦這些資深或是業績特別突出的業務人員不願意遵守公司的規範,就會成為管理上的難題,甚至長期影響業務部門運作的效率 。

常見的狀況是出勤時間不準時、客戶拜訪記錄不確實填寫,也可能是會議缺席或不參加教育訓練課程…,而這些同仁最常用的理由是「我業績有做到就好了啊!」

但身為主管,如果默許少數人員不遵守規範,將會破壞團隊的紀律與自己的領導效力,讓制度與規範形同虛設,最後組織將會因此而無法有效運作。要克服這樣的管理難題,我提供 3 個對策讓主管們參考:

對策一:大風吹+抽籤

大家在兒童時期應該都玩過「大風吹」遊戲,8個人參加卻只有7張椅子,一夥人圍著椅子繞圈並唱唸著童謠,在謠曲結束的瞬間搶佔位子,沒搶到位子的人就會被淘汰,之後減少一張椅子再重複前述的程序…。簡單地說:一個組織中如果有不積極參與的人,會失去可以留下來的機會。

因此,會議召開之前就通知所有參加的同仁要準時出席,並且在會議室中放置的椅子,比應該與會人數少一張,最後才進入會議室的人只能選擇站著開會(會議開始後,不允許再拉椅子進來)或是選擇不參加會議。因為不想站著開會,而選擇不參加會議的同仁,下次會議就必須提出一個成功案例分享。

另一個做法是「抽籤」,針對每位同仁給一個顏色或是符號做為代表,凡是無法確實遵守公司規範的同仁(例如未準時參加訓練課程或應交付報告未完成..)每發生一次就增加一個代表他的「顏色籤」或「符號籤」,在每月的月會中以「抽籤」的方式取出幾位爐主,犯規次數越多的同仁被抽中的機率越高,可以指定爐主擔任下次的個案分享講師,或是撰寫個案充實公司的知識庫。

對策二:小組連坐法

將公司業務同仁分成二至三人一組,每個小組的所有成員都相互連坐,例如:A、B、C 三人同組,當A無故缺席訓練課程或是報告未提交,B 和 C 必須和A一起再參加一次課程,或是再提出一次報告。

簡單來說,一個組員未遵守規範而未完成工作,同組的夥伴即使已經完成也要陪同重複做一次,將同一小組的成員捆綁在一起,形成同儕之間的相互要求與互助的關係。

要注意的是,這個方法比較建議用在教育訓練課程或是業務專案執行上,避免使用在非常個人化的行政管理(例如出勤或業務日誌填寫..)。

對策三:無辜代理人制

大多數的「孤狼型」Top Sales是經驗豐富但不喜歡被約束的類型,因為對產品或市場的熟悉程度無人能及,所以也不想要被繁文縟節或是不夠深入的訓練課程所羈絆。這種類型的業務同仁若是採用前述的兩種對策,有可能會收到反效果而造成公司與同仁之間的對立。

這類型的同仁大多個性獨立且具有俠義氣息,對於新進人員或是業務助理會比較照顧。因此,可以為他指定一個「代理人」,這位代理人可能是菜鳥業務或是業務助理,當同仁未依規定完成工作時,代理人就必須協助完成。美其名是讓這位資深同仁有特定人員可以協助他,但實際上就是讓他的潛在人格特質發酵,進而讓他覺得過意不去,而降低不遵守規定的可能,以免拖累他的代理人。

上述三個對策的重點都在於讓公司的規定被落實與遵守,可以視狀況採用或執行一段時間,讓同仁養成好習慣並改善原有的問題後,就應該適度調整或回歸常態的機制。因為長期而言,培養和諧的團隊合作氛圍才是最好的對策。