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「公司要轉型,但資深員工拒絕改變...」考慮資遣之前,領導者該做的 3 件事

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Robert 剛走出辦公室的大樓,就看見隔壁部門主管 David 正過馬路從對街迎面走來,兩人第一句話就是互相詢問對方:「吃飽沒?這麼晚還不下班嗎?」Robert 為了準備隔天的投標,才剛忙完準備去吃晚餐,而 David 聽完就說:「看來大家都一樣,我剛吃飽,先上去加班囉!」

公司想轉型,但資深員工跟不上

Robert 心裡嘀咕著……怎麼總是我們這幾個主管在忙呢?明明部門也有許多資深同仁,但因為對新技術不熟,新的專案團隊找人時總是會略過他們。最近的案子都是自己帶著新聘的員工加班在拼,搞得那些資淺員工抱怨連連,不時有勞逸不均的雜音出現,再這樣下去,好不容易找來的新進人才可能會動了離職的念頭,影響到團隊的向心力,也可能讓公司轉型做新專案的進度放緩。

員工所需職能、運營模式,都面臨升級

隨著商業模式不斷的推陳出新、新技術不斷地取代舊有的工具,以致於企業也必須持續地隨著環境的改變,調整自己的能力與策略,才能因應變化,保持成長不墜。

就拿 IT 部門來說,當人們使用習慣從 e 化(電腦化)到 M 化(行動化),資訊交換的速度大幅提升,而內部資訊架構,也從集中式資料營運(IDC)走向虛擬化(virtualization)及雲端化(cloud),顛覆 IT 既有的運營觀念與資源分配方式。

具體的改變是,企業原本編列大量電腦伺服器等等資本支出(CAPEX,capital expenditure),未來將會變成編列雲端儲存與運算的營業費用(OPEX,operating expenditure)。而對應的人力分配,也會從大量的硬體維運同仁,轉換成軟體開發為主,組織勢必將面臨既有員工職能轉型的變革。

除了科技與技術,還有商業模式的改變會促使組織變革,例如從實體通路走向電子商務,銷售和管理方式都有所改變,因此現在的行銷與管理,「數位轉型」的策略不可或缺。然而,所有的變革的最大障礙都來自於「人」,特別是對於既有商業模式中業績佔比較高的部分,諸如業務銷售支援會隨著產品改變、職能也必須增加或改變,或是傳統通路中負責末端銷售的同仁,需要學習的產品知識也會大幅改變等等。

組織怎麼驅動員工成長,跟上變革潮流?

組織該如何顧及穩定發展,同時跟上變革的潮流,驅動員工一起成長?以下幾個思維原則可供參考:

1. 獎勵員工的「質化能力」,彈性調度、打破穀倉效應 (the silo effect)

傳統的企業組織或是部門主管多數關心的都是可「量化」的資源,例如:部門有多少人力(headcounts)?一年編列多少預算(budget)?一個員工的年均產值(productivity)? 卻只有少數企業與主管會關注員工「質化」的能力,例如:研發的能量(專利、產品數量)?取得的專業認證?新技術或新工具的學習意願?再加上缺乏鼓勵員工持續進步的獎勵制度,當變革來臨時就會容易有較多無法跟上腳步的員工。

另一方面,因為專業的工作要求使得各個部門分工愈來愈細,每個部門就形成一個獨立的「穀倉」,很難將資源與其他部門共享。

只有主事者勇於打破窠臼,因應需要而調整組織、並且儘量簡化組織層級,才能減少跨部門的整合障礙,提升資源流動與分配的效率。

2. 高層必須有變革共識,取得領導核心的支持

企業的變革絕非一朝一夕可成,而是持續進行式,所以團隊高層對於變革的策略方向必須有高度共識,並且得到領導者絕對的支持才有機會成功。

無論是鼓勵既有員工學習新的能力,或是迅速調整組織架構以打破藩籬,甚至是要將無法隨變革而成長的員工進行換血……

每一個策略步驟,都必須有企業領導核心的支持,無法透過基層或是少數主管落實,否則只是徒增變革的困境及虛耗資源而已。

3. 「改變」應該成為企業的核心文化

企業最擔心的就是發現需要改變、卻為時已晚!為了避免錯失時機,最好的方法就是:將改變與創新內化為企業的 DNA!無論任何部門、任何員工、任何時候都不斷的在挑戰自己過去的成功,並且企盼能創造新的成就。

面對資深員工怠於進步的現象,除了鼓勵成長以外,組織必須重新訂定公平的績效管理與考核制度,訂定一個高度公平的績效管理制度,塑造一個可以跨不同部門均信守的「企業文化」:

以「持續成長」「持續創新」「持續學習」為核心價值,避免過度龐大的組織形成少數員工可以蟄伏於組織的保護傘下,變成公司進步與驅動變革的阻礙。

總結而言,企業要有源源不斷的成長動能,不可或缺的就是不斷創新與自我挑戰的勇氣,而這一切都需要透過對於人的有效驅動才能實現

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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