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被欺負,忍氣吞聲不會更好過!老闆教會我的職場溝通之道

賴婷婷
2018-09-26
領導力教練 賴婷婷
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與我共事過的人,不論是我的老闆、同事或部屬,大概都會認為我很願意溝通,同時還很不害怕衝突(confrontational)。因為在我第一份工作時,就有幸見證到健康衝撞(constructive conflict) 的力量。

那時我是個小秘書,台灣還沒有宣布周休二日,但外商福利不錯,周末沒什麼事的話,只要秘書輪班即可。我是全部門最菜的人,而我的同事是資深大頭的秘書,總是仗勢欺人,畢竟她老闆是我老闆的老闆,當她要跟我「調班」或請我「代班」, 我自然不敢也不該廢話太多。

只是,連續多個周末她都「剛好」有事,全交給我值班,我終於忍不住帶著滿臉笑意的面具去問她,怎麼周末那麼精彩豐富?她才說:「我一趟來要快兩個小時,才來上 3 小時的班,很划不來耶。」我整個怒火中燒,所以每天要來回通勤 3 個小時的我,時間就不寶貴是嗎?但說來慚愧,當時的我還真不知道怎麼處理,就繼續乖乖來上班,然後回家嫌東嫌西地遷怒家人。

幾次她的老闆問起,怎麼周末都是我來值班時, 她也總能搶先一步快速回覆,「她自願的,人真好, 這個年輕人有前途。」我跟她並排坐著,日復一日,忙得需要小跑步,卻眼見她一整天中總是有半天在聊天或揪團購,她的老闆看起來也很喜歡她。我覺得不太對勁,但也覺得自己根本無能為力改變現狀。

直到我滿肚子大便到很少笑容,終於引起我老闆的注意。他逐項了解我的工作內容後,發現我有一半時間在做不是他要我做的事。

他問我:「妳的老闆是誰?」

我說:「你。」

他問:「那妳為何在做別人的秘書要妳做的事?」

我答:「我想這也是我們部門的事,總是要如期做完比較好。」

這時候他站起來,帶我去找資深秘書,直接說:「這個人報告給我,她的時間由我來分配,這些屬於妳的工作還給妳,如果妳覺得妳的工作負擔太大,請與妳老闆溝通。」

我當時心裡的感覺錯綜複雜:一方面擔心,老闆是要讓我的日子更難過嗎?資深秘書一定會用別的方式找我麻煩的!一方面驚喜,原來被老闆罩感覺這麼爽!我永遠忘不了我老闆的氣定神閒和處理方式,真是帥翻了。同時又有一方面感到羞愧, 這樣一個秘書間的小事我都搞不定,還能期待被賦予什麼大事呢?我一輩子只能靠別人來處理我的狗屎嗎?

從此,我決定學習老闆「健康衝撞」的溝通方式,自己處理那些職場內麻煩的事,而不是被動等待救援。在一次次的實戰中,我總結出 3 個心得,可以供你參考:

1. 直接不代表失禮,鄉愿反而無助工作

職場上,免不了有喜歡一點一點測試別人底線,或挑軟柿子吃的人,不過更關鍵的是,「時間」是公司內所有人都共同擁有與受限的不可逆資源,每個人都希望在有限資源裡,完成需要或想要完成的事。

直接表達不必然代表得不禮貌, 但我個人認為職場上一味鄉愿或討好是很無效的做法。

「健康衝撞」的目的,不是刻意找人吵架、找麻煩,而是期待能夠在團隊內找到工作的共識,即便過程再針鋒相對,事後通常還是能一起喝酒吃飯。

2. 站在對方的立場提供建議,鍛鍊換位思考

上班有一件事情很有趣,就是不論職位高低,工作永遠做不完。所以當你嘗試運用溝通解決自己的問題,通常會有意無意增加別人待辦清單上的工作項目,很難避免對方的反彈抗拒。

在已經取得工作共識的前提下, 我會進一步提供 1~3 個對方可能需要或可以進行的做法,對方收不收是他 / 她的自由,但鍛鍊自己的同理心與解決問題的能力是我的選擇

3. 溝通和決策的字詞,別被情緒左右

一顆著火的糖果朝你丟過來,你的第一反應是什麼?一定是閃。一個再有能力的主管,或再好的建議,帶著負面情緒講出來,就像包著火衣的糖果,即便知道糖果很甜美,還是沒人想接住。

我常認為工作的場域是神聖、專業的,沒有人應該承受另一個人的情緒,所以我會特別關注自己的決策與溝通,是不是有被情緒左右。但畢竟是人不是神,遇到火氣上來時,練習深呼吸、離開場域 10 分鐘買個飲料,或刻意做件別的事,這是尊重別人,更是尊重自己的一個態度。否則你發洩10分鐘,接下來可能要花百倍千倍的時間去修補、討好、溝通,CP 值實在太低了。

不主動製造衝突,但不害怕面對衝突,就能處理一般人不願意處理的時刻與事件, 自然能比一般人承受更大的責任,享受更大的果實。

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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