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被欺負,忍氣吞聲不會更好過!老闆教會我的職場溝通之道

賴婷婷
2018-09-26
領導力教練 賴婷婷
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與我共事過的人,不論是我的老闆、同事或部屬,大概都會認為我很願意溝通,同時還很不害怕衝突(confrontational)。因為在我第一份工作時,就有幸見證到健康衝撞(constructive conflict) 的力量。

那時我是個小秘書,台灣還沒有宣布周休二日,但外商福利不錯,周末沒什麼事的話,只要秘書輪班即可。我是全部門最菜的人,而我的同事是資深大頭的秘書,總是仗勢欺人,畢竟她老闆是我老闆的老闆,當她要跟我「調班」或請我「代班」, 我自然不敢也不該廢話太多。

只是,連續多個周末她都「剛好」有事,全交給我值班,我終於忍不住帶著滿臉笑意的面具去問她,怎麼周末那麼精彩豐富?她才說:「我一趟來要快兩個小時,才來上 3 小時的班,很划不來耶。」我整個怒火中燒,所以每天要來回通勤 3 個小時的我,時間就不寶貴是嗎?但說來慚愧,當時的我還真不知道怎麼處理,就繼續乖乖來上班,然後回家嫌東嫌西地遷怒家人。

幾次她的老闆問起,怎麼周末都是我來值班時, 她也總能搶先一步快速回覆,「她自願的,人真好, 這個年輕人有前途。」我跟她並排坐著,日復一日,忙得需要小跑步,卻眼見她一整天中總是有半天在聊天或揪團購,她的老闆看起來也很喜歡她。我覺得不太對勁,但也覺得自己根本無能為力改變現狀。

直到我滿肚子大便到很少笑容,終於引起我老闆的注意。他逐項了解我的工作內容後,發現我有一半時間在做不是他要我做的事。

他問我:「妳的老闆是誰?」

我說:「你。」

他問:「那妳為何在做別人的秘書要妳做的事?」

我答:「我想這也是我們部門的事,總是要如期做完比較好。」

這時候他站起來,帶我去找資深秘書,直接說:「這個人報告給我,她的時間由我來分配,這些屬於妳的工作還給妳,如果妳覺得妳的工作負擔太大,請與妳老闆溝通。」

我當時心裡的感覺錯綜複雜:一方面擔心,老闆是要讓我的日子更難過嗎?資深秘書一定會用別的方式找我麻煩的!一方面驚喜,原來被老闆罩感覺這麼爽!我永遠忘不了我老闆的氣定神閒和處理方式,真是帥翻了。同時又有一方面感到羞愧, 這樣一個秘書間的小事我都搞不定,還能期待被賦予什麼大事呢?我一輩子只能靠別人來處理我的狗屎嗎?

從此,我決定學習老闆「健康衝撞」的溝通方式,自己處理那些職場內麻煩的事,而不是被動等待救援。在一次次的實戰中,我總結出 3 個心得,可以供你參考:

1. 直接不代表失禮,鄉愿反而無助工作

職場上,免不了有喜歡一點一點測試別人底線,或挑軟柿子吃的人,不過更關鍵的是,「時間」是公司內所有人都共同擁有與受限的不可逆資源,每個人都希望在有限資源裡,完成需要或想要完成的事。

直接表達不必然代表得不禮貌, 但我個人認為職場上一味鄉愿或討好是很無效的做法。

「健康衝撞」的目的,不是刻意找人吵架、找麻煩,而是期待能夠在團隊內找到工作的共識,即便過程再針鋒相對,事後通常還是能一起喝酒吃飯。

2. 站在對方的立場提供建議,鍛鍊換位思考

上班有一件事情很有趣,就是不論職位高低,工作永遠做不完。所以當你嘗試運用溝通解決自己的問題,通常會有意無意增加別人待辦清單上的工作項目,很難避免對方的反彈抗拒。

在已經取得工作共識的前提下, 我會進一步提供 1~3 個對方可能需要或可以進行的做法,對方收不收是他 / 她的自由,但鍛鍊自己的同理心與解決問題的能力是我的選擇。

3. 溝通和決策的字詞,別被情緒左右

一顆著火的糖果朝你丟過來,你的第一反應是什麼?一定是閃。一個再有能力的主管,或再好的建議,帶著負面情緒講出來,就像包著火衣的糖果,即便知道糖果很甜美,還是沒人想接住。

我常認為工作的場域是神聖、專業的,沒有人應該承受另一個人的情緒,所以我會特別關注自己的決策與溝通,是不是有被情緒左右。但畢竟是人不是神,遇到火氣上來時,練習深呼吸、離開場域 10 分鐘買個飲料,或刻意做件別的事,這是尊重別人,更是尊重自己的一個態度。否則你發洩10分鐘,接下來可能要花百倍千倍的時間去修補、討好、溝通,CP 值實在太低了。

不主動製造衝突,但不害怕面對衝突,就能處理一般人不願意處理的時刻與事件, 自然能比一般人承受更大的責任,享受更大的果實。

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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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