一間企業不可能只有一個部門，必須整合各部門的工作，才能確保公司運作順利。管理制度也是同樣的道理，如果只專注在一個領域，就無法有效整合各部門的功能，為企業創造更大的價值。
然而，大部分中小企業通常都只著重在單一領域的管理制度，像是製造業重視企業資源規畫系統（ERP，enterprise resource planning），銷售業聚焦在銷售時點情報系統（POS，point of sales）。
創立於 1985 年的旭然公司，是台灣最大的工業用液體過濾設備廠商。初期以代理產品銷售為主，2002 年成立自有品牌 Filtrafine，包辦研發、設計、生產、銷售到售後服務，產品外銷至中國、美國、日本等地，客戶廣布於半導體、電子、化工等產業。
30 多年來，旭然的營收表現雖然穩定，卻難有重大突破。不過，2018 年，旭然營收寫下歷史新高，達 4 億 9500 萬元，年增 21.38%，其中以半導體與電子產業客戶的營收比重最高，約 35.64%。
旭然董事長吳玲美坦言，導入「作業價值管理」（AVM，activity value management），是公司營收成長的主因之一。
寫報表是為了累積數據，不是增加工作負擔
2017 年，我在政大開設課程，吳玲美帶領公司 6 位主管參與。6 月課程一結束，旭然隔月就著手導入 AVM。
一般來說，只有各部門都充分理解如何使用管理會計工具，執行效果才容易彰顯。旭然的主管已經上過課，了解工具內容，理應足以清楚傳遞訊息，減少員工的不安，實際情況卻不然。吳玲美表示，在導入 AVM 時，由於員工對於新系統仍存有兩點迷思，導致推行過程困難重重。
迷思 1. 新系統等於監控系統？
導入 AVM 後，員工必須盡可能詳細地填寫工時與工作內容。以業務人員為例，他們必須如時說明自己一天做了哪些事，各花多少時間，像是 9：00～12：00 見客戶、13：00～15：00 寫估價單等。
當公司要求員工填表時，員工的想法普遍是「公司在檢查我有沒有認真工作」「沒有填滿 8 小時，代表我在偷懶」。因此，為了證明自己沒有浪費時間，每天工時 8 小時，員工就會設法填滿 8 小時，反而造成填寫不確實、報表輸出不正確，公司就無法對症下藥、改善工作效率。
為了解除員工的戒心，吳玲美費心與員工溝通，透過報表可以釐清時間的真實運用狀況，究竟是花 20% 的時間，達到 80% 的成績；或是用了 80% 的時間，只有 20% 的效果。假設是前者，代表產能有效運用，公司會給予獎勵；要是後者，就要檢討是哪個環節出問題，公司才可以給予協助。
迷思 2. 新系統造成工作量增加？
旭然原本已導入 ERP 和 CRM（顧客關係管理）等管理系統，員工每天登入系統填寫報表（包含工時、日報及月報）的時間，一個月累計約 40 小時，平均一天 2 小時。
當公司準備導入 AVM 系統時，類似「原本的報表都填不完了」「寫報表根本沒用」的反彈聲浪不斷。也因此，員工面對新規定的態度普遍是交差了事，而當填寫的數據不夠確實，公司也就沒辦法透過新系統，整合各部門工作。
為了讓員工了解報表的重要性，激勵團隊成員如實填寫，吳玲美請來軟體測試員一步步指導員工使用系統，並細分各部門的作業、檢討內容，逐步引導員工理解報表與自己工作的關聯性。 而隨著報表輸出的數據愈準確，就能建立一個基準，整合各種管理系統，使得填寫報表的時間，從原本的一天 2 小時，減少至 20 分鐘，員工就可以將心力放在與生產力相關的事務上。
透過數據找到「病因」，徹底解決經營問題
直到員工信任新系統不是來監督員工有沒有偷懶、增加額外的行政瑣事，旭然才算正式使用 AVM，並透過輸出的數據報表，了解工時、工作內容間的關係，進一步調整流程。
舉例來說，以往收到客訴，第一時間就是盡快解決顧客的問題，之後再追究責任，但通常無法確認責任歸屬，最後不了了之。如今，只要攤開報表，花費的時間、動用的人力和物力一目了然，不但釐清負責人是誰，也可以追溯問題的源頭，解決用戶困擾，改善作業流程。
好比身體出了狀況，先看醫生、找出病因，再投藥、解決病灶。AVM 能夠呈現真實、清楚的工時，反映出企業現況。
如果產能不足，就可以探討是機器設備不足，或人力不足造成的結果。反之，也可能是設備或人力過多導致成本過高，此時就必須想辦法降低成本。
透過數據分析，旭然在簡化工作流程的同時，也發現公司的有效產能仍有剩餘，代表訂單可以持續增加。在成本降低、營業額增加的情況下，公司利潤自然加倍成長。
