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從營收穩定,變成年增 20%!旭然國際:關鍵在導入一個新的管理思維

2019-10-19 12:10:58
Managertoday
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企業營運穩定,營收卻無法有重大突破,原因可能是管理制度未整合,找不出拖垮作業效率的真正兇手。運用「作業價值管理」(AVM),釐清各部門的資源分配與工作效率,有助於擬定改善策略。

一間企業不可能只有一個部門,必須整合各部門的工作,才能確保公司運作順利。管理制度也是同樣的道理,如果只專注在一個領域,就無法有效整合各部門的功能,為企業創造更大的價值。

然而,大部分中小企業通常都只著重在單一領域的管理制度,像是製造業重視企業資源規畫系統(ERP,enterprise resource planning),銷售業聚焦在銷售時點情報系統(POS,point of sales)。

創立於 1985 年的旭然公司,是台灣最大的工業用液體過濾設備廠商。初期以代理產品銷售為主,2002 年成立自有品牌 Filtrafine,包辦研發、設計、生產、銷售到售後服務,產品外銷至中國、美國、日本等地,客戶廣布於半導體、電子、化工等產業。

30 多年來,旭然的營收表現雖然穩定,卻難有重大突破。不過,2018 年,旭然營收寫下歷史新高,達 4 億 9500 萬元,年增 21.38%,其中以半導體與電子產業客戶的營收比重最高,約 35.64%。

旭然董事長吳玲美坦言,導入「作業價值管理」(AVM,activity value management),是公司營收成長的主因之一。

寫報表是為了累積數據,不是增加工作負擔

2017 年,我在政大開設課程,吳玲美帶領公司 6 位主管參與。6 月課程一結束,旭然隔月就著手導入 AVM。

一般來說,只有各部門都充分理解如何使用管理會計工具,執行效果才容易彰顯。旭然的主管已經上過課,了解工具內容,理應足以清楚傳遞訊息,減少員工的不安,實際情況卻不然。吳玲美表示,在導入 AVM 時,由於員工對於新系統仍存有兩點迷思,導致推行過程困難重重。

迷思 1. 新系統等於監控系統?

導入 AVM 後,員工必須盡可能詳細地填寫工時與工作內容。以業務人員為例,他們必須如時說明自己一天做了哪些事,各花多少時間,像是 9:00~12:00 見客戶、13:00~15:00 寫估價單等。

當公司要求員工填表時,員工的想法普遍是「公司在檢查我有沒有認真工作」「沒有填滿 8 小時,代表我在偷懶」。因此,為了證明自己沒有浪費時間,每天工時 8 小時,員工就會設法填滿 8 小時,反而造成填寫不確實、報表輸出不正確,公司就無法對症下藥、改善工作效率。

為了解除員工的戒心,吳玲美費心與員工溝通,透過報表可以釐清時間的真實運用狀況,究竟是花 20% 的時間,達到 80% 的成績;或是用了 80% 的時間,只有 20% 的效果。假設是前者,代表產能有效運用,公司會給予獎勵;要是後者,就要檢討是哪個環節出問題,公司才可以給予協助。

迷思 2. 新系統造成工作量增加?

旭然原本已導入 ERP 和 CRM(顧客關係管理)等管理系統,員工每天登入系統填寫報表(包含工時、日報及月報)的時間,一個月累計約 40 小時,平均一天 2 小時。

當公司準備導入 AVM 系統時,類似「原本的報表都填不完了」「寫報表根本沒用」的反彈聲浪不斷。也因此,員工面對新規定的態度普遍是交差了事,而當填寫的數據不夠確實,公司也就沒辦法透過新系統,整合各部門工作。

為了讓員工了解報表的重要性,激勵團隊成員如實填寫,吳玲美請來軟體測試員一步步指導員工使用系統,並細分各部門的作業、檢討內容,逐步引導員工理解報表與自己工作的關聯性。 而隨著報表輸出的數據愈準確,就能建立一個基準,整合各種管理系統,使得填寫報表的時間,從原本的一天 2 小時,減少至 20 分鐘,員工就可以將心力放在與生產力相關的事務上。

透過數據找到「病因」,徹底解決經營問題

直到員工信任新系統不是來監督員工有沒有偷懶、增加額外的行政瑣事,旭然才算正式使用 AVM,並透過輸出的數據報表,了解工時、工作內容間的關係,進一步調整流程。

舉例來說,以往收到客訴,第一時間就是盡快解決顧客的問題,之後再追究責任,但通常無法確認責任歸屬,最後不了了之。如今,只要攤開報表,花費的時間、動用的人力和物力一目了然,不但釐清負責人是誰,也可以追溯問題的源頭,解決用戶困擾,改善作業流程。

好比身體出了狀況,先看醫生、找出病因,再投藥、解決病灶。AVM 能夠呈現真實、清楚的工時,反映出企業現況。

如果產能不足,就可以探討是機器設備不足,或人力不足造成的結果。反之,也可能是設備或人力過多導致成本過高,此時就必須想辦法降低成本。

透過數據分析,旭然在簡化工作流程的同時,也發現公司的有效產能仍有剩餘,代表訂單可以持續增加。在成本降低、營業額增加的情況下,公司利潤自然加倍成長。