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同樣一封 email,怎麼寫能讓老闆更願意幫你?主管必懂的書面溝通技巧

2019-10-18 22:34:12
Managertoday
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最近,我因為工作需要,寄了幾次 email 給 BU 事業部總經理,讓他特批。在我們公司的組織架構上,我負責東南亞市場的商業化發展,往上一層是全球市場商業化的總經理,再上去一層,才是整個事業部的總經理。

最近,我因為工作需要,寄了幾次 email 給 BU 事業部總經理,讓他特批。在我們公司的組織架構上,我負責東南亞市場的商業化發展,往上一層是全球市場商業化的總經理,再上去一層,才是整個事業部的總經理。

他不像我們是初中階管理層直接帶執行的職員,可以說是掌管整個 BU 的大負責人,平常的工作忙碌無比,很難關注到每個管理者的每項訴求。 如何在他有限的精力裡,抓到他的注意力?又要如何在有限的信件篇幅裡,展現我同身為管理者的專業? 這成為我寫信給他時,最大的考慮。

想當然爾,在準備審批信時,我第一個想法便是:「總經理最在乎的點是什麼?」,再來,則是要如何用最精煉、最明確的方式打動他,結合這兩點變成了我的首要任務。

我拆解這封信必須有的內容:骨頭(架構)+肉(資料、數據、圖表等)。先有骨頭,再填肉;先寫好總結及建議,再找佐證。

email 的骨頭:不能多,否則容易卡喉

1. 骨幹只能有一個

想傳達的重點只能有一個,且必須要夠明確。記住能用一句話講完的事,千萬別廢話用兩句。

2. 骨頭不能多,1~3項為佳

有了重點,必須要給出一到三項合理並不容易被挑戰的佐證(supporting argument),一項太少、超過三項太多,三項最為恰當。

email的肉:老闆沒感覺的數據和佐證,等於沒用

1. 軟嫩好下肚,不能味如嚼蠟

提出的佐證最好是很快就能被抓到重點, 數據也要以老闆有感方式來表達 。例如,如果我跟大老闆提到:「原本合作案的收入是 xxx,裡面包含 xx 及 xx,因為流量的差距導致收入下滑 ooo。如果特批通過,收入會是 yyy。」那老闆絕對沒感,對這些數據有看,但沒有懂。

他不會知道你每天看的那些 xxx, yyy 數值有什麼意義,日理萬機的他只會看大方向,並不會在意這些細微的小事。 如果想用數據說話,必須以大老闆最在意的數據為主:「原本的合作案收入 XXX,特批通過後收入會成長 oo%,約等於整體印尼市場年收入的 yy%。」 用百分比及與大盤對比,簡單說明,老闆才會有感覺。

2. 肉的品質需要比較

今天沒吃過和牛,不會知道夜市牛排的口感有多大差距。沒有比較,就沒有傷害。而今天餵老闆吃的肉,要讓他知道,如果我們無法取得特批,我們餵給客戶吃的就是夜市牛排,而競爭對手端上來的可是和牛。

所以我在每一次給老闆的報告中,一定會放上競品數據的對比,最好是可以直接拿來截圖,視覺衝擊力總是比單純的表格更為震撼。

當肉已切好端盤,骨頭已洗好備料,是時候將兩者下鍋。

有了骨頭和肉,該怎麼「混合」也是關鍵

這時最有可能犯的錯在於,我們準備了太多的肉,牛、雞、羊、豬各個部位的精選肉,卻發現混在一起的味道不佳。因此下鍋前,一定要清楚認知到,今天我們想做的是「牛頰肉料理」、「烤雞料理」還是「炸豬排料理」?

我們提出的佐證,以數據為佳、敘述盡量少、句句要切中要害。而 每個數據即使東算西算,也不能彼此矛盾 ,必須經得起查證。

最後,我會放上一個畫龍點睛的結尾:明確的 CTA(call to action),也就是一句話描述老闆特批後,會造成最大正影響的預估結果(有數據最好)。

其實商業寫作上,我非常建議採用英文寫作法甚於中文寫作法。英文寫作法的最大特點是每個段落都用一句話破題,比中文起承轉合的舖成寫法更快進入重點。

畢竟大老闆的時間顆粒維度是以五分鐘在計算,中階主管要做的,是在最短的時間內 (整封信的閱讀時間最好別超過 5 分鐘) ,言簡意賅的傳達訴求、highlight 重點、導出結論及一句建議 CTA。快狠準的寫作方式,才能一眼抓到他的注意力。