最近，我因為工作需要，寄了幾次 email 給 BU 事業部總經理，讓他特批。在我們公司的組織架構上，我負責東南亞市場的商業化發展，往上一層是全球市場商業化的總經理，再上去一層，才是整個事業部的總經理。

他不像我們是初中階管理層直接帶執行的職員，可以說是掌管整個 BU 的大負責人，平常的工作忙碌無比，很難關注到每個管理者的每項訴求。 如何在他有限的精力裡，抓到他的注意力？又要如何在有限的信件篇幅裡，展現我同身為管理者的專業？ 這成為我寫信給他時，最大的考慮。

想當然爾，在準備審批信時，我第一個想法便是：「總經理最在乎的點是什麼？」，再來，則是要如何用最精煉、最明確的方式打動他，結合這兩點變成了我的首要任務。

我拆解這封信必須有的內容：骨頭（架構）＋肉（資料、數據、圖表等）。先有骨頭，再填肉；先寫好總結及建議，再找佐證。

email 的骨頭：不能多，否則容易卡喉

1. 骨幹只能有一個

想傳達的重點只能有一個，且必須要夠明確。記住能用一句話講完的事，千萬別廢話用兩句。

2. 骨頭不能多，1~3項為佳

有了重點，必須要給出一到三項合理並不容易被挑戰的佐證（supporting argument），一項太少、超過三項太多，三項最為恰當。

email的肉：老闆沒感覺的數據和佐證，等於沒用

1. 軟嫩好下肚，不能味如嚼蠟

提出的佐證最好是很快就能被抓到重點， 數據也要以老闆有感方式來表達 。例如，如果我跟大老闆提到：「原本合作案的收入是 xxx，裡面包含 xx 及 xx，因為流量的差距導致收入下滑 ooo。如果特批通過，收入會是 yyy。」那老闆絕對沒感，對這些數據有看，但沒有懂。

他不會知道你每天看的那些 xxx, yyy 數值有什麼意義，日理萬機的他只會看大方向，並不會在意這些細微的小事。 如果想用數據說話，必須以大老闆最在意的數據為主：「原本的合作案收入 XXX，特批通過後收入會成長 oo%，約等於整體印尼市場年收入的 yy％。」 用百分比及與大盤對比，簡單說明，老闆才會有感覺。

2. 肉的品質需要比較

今天沒吃過和牛，不會知道夜市牛排的口感有多大差距。沒有比較，就沒有傷害。而今天餵老闆吃的肉，要讓他知道，如果我們無法取得特批，我們餵給客戶吃的就是夜市牛排，而競爭對手端上來的可是和牛。

所以我在每一次給老闆的報告中，一定會放上競品數據的對比，最好是可以直接拿來截圖，視覺衝擊力總是比單純的表格更為震撼。

當肉已切好端盤，骨頭已洗好備料，是時候將兩者下鍋。

有了骨頭和肉，該怎麼「混合」也是關鍵

這時最有可能犯的錯在於，我們準備了太多的肉，牛、雞、羊、豬各個部位的精選肉，卻發現混在一起的味道不佳。因此下鍋前，一定要清楚認知到，今天我們想做的是「牛頰肉料理」、「烤雞料理」還是「炸豬排料理」？

我們提出的佐證，以數據為佳、敘述盡量少、句句要切中要害。而 每個數據即使東算西算，也不能彼此矛盾 ，必須經得起查證。

最後，我會放上一個畫龍點睛的結尾：明確的 CTA（call to action），也就是一句話描述老闆特批後，會造成最大正影響的預估結果（有數據最好）。

其實商業寫作上，我非常建議採用英文寫作法甚於中文寫作法。英文寫作法的最大特點是每個段落都用一句話破題，比中文起承轉合的舖成寫法更快進入重點。

畢竟大老闆的時間顆粒維度是以五分鐘在計算，中階主管要做的，是在最短的時間內 （整封信的閱讀時間最好別超過 5 分鐘） ，言簡意賅的傳達訴求、highlight 重點、導出結論及一句建議 CTA。快狠準的寫作方式，才能一眼抓到他的注意力。