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朝令夕改、不懂裝懂?主管做這 10 件事,會拖累部屬工作效率

2019-11-13 08:46:21
Managertoday
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主管應懂得做好情緒管理,並且有挫折容忍度。不要自己開會時被主管責罵,回辦公室就不給部屬好臉色;也別讓自己的情緒高低起伏,以免部屬捉摸不定、無所適從,導致跟你報告或討論事情,還得視你的心情好壞來決定,甚至要先幫你穩定情緒,平復心情。

我認為想提升部屬工作效率,主管不應該做這 10 件事:

1. 讓情緒波動影響員工的工作心情

主管應懂得做好情緒管理,並且有挫折容忍度。不要自己開會時被主管責罵,回辦公室就不給部屬好臉色;也別讓自己的情緒高低起伏,以免部屬捉摸不定、無所適從,導致跟你報告或討論事情,還得視你的心情好壞來決定,甚至要先幫你穩定情緒,平復心情。

2. 讓員工花時間猜測你在想什麼

明確、具體的溝通和坦誠開放的溝通氛圍,是避免溝通產生誤解的最好方法。

部屬最辛苦的事,就是猜測主管的真正想法,因為主管往往不願意把事情一次講清楚。有可能是主管希望給部屬一些空間發揮,自己思考解決問題的方案,也可能是主管自己對這件事不是很清楚,或不確定怎麼做最好。但不管原因是什麼,把自己的想法和期待,明確地與部屬溝通,是不浪費彼此時間的最好方法。

3. 因為小事干擾員工的工作步調

每個部屬都有自己的事需要做,而且都有時間壓力,能不打擾部屬就別打擾他,特別是在一些不重要的小事上。

分辨事情的輕重緩急,給予部屬完整、充裕的時間專注在待辦事項上,營造一個不被打擾的工作環境,是主管的責任。

4. 有明確截止期限的工作,還一直催促

如果已經有明確的工作截止期限,不要一直去問或催促員工,這件事情你做得怎麼樣了?什麼時候可以完成?每個部屬都希望主管信任他,給他充分的工作自主權和自由裁量權;每個部屬也都有自己的工作進度安排和規劃,希望按照自己的工作步調做事。

主管應該做的,是去了解、關心部屬有沒有需要協助的地方,有沒有足夠的資源和支援去完成要做的事。當然,信任是個雙向的過程,部屬也要用行動力和成果來證明自己是個值得信任的人,交代給的事一定會如期完成。

5. 朝令夕改已經確定的事

不要不斷地改變自己的想法。若每次跟你開會後的結論都不同,員工會無所適從,多做很多白工,浪費寶貴的時間。

當然,環境的瞬間變化或顧客需求的改變,導致事情有所變化,這是無法避免的。但比較不好的狀況是,主管自己忘了曾經這樣指示過,或自己未搞清楚狀況、搞懂事情前,就交代部屬做,那就無形中浪費部屬的時間,徒增部屬的困擾。

6. 拿 A 員工的想法,問 B 員工的意見

主管要做的事,是大家一起開會討論、集思廣益,產生綜效。私下的溝通往往容易造成誤解,或不當聯想。更何況,部屬間有關於這類的訊息流通往往都很快。

更糟糕的是主管把部屬的提案或想法修正後,直接當成自己的提出去,完全不提或直接忽略部屬的貢獻。

7. 愛提當年勇

教導員工時,不要老提以前我在 xx 部門或 xx 公司時,遇到這樣的事情,是怎麼處理的。經驗固然可貴,但劇烈的環境變化,時空背景的不同,事情的做法會因人、事、時、地、物不同而有所不同。更何況現在的年輕人,最討厭主管倚老賣老,老提過去怎樣怎樣。經驗不是無用,而是經驗需賦予新的意義和內涵才寶貴。

8. 不懂裝懂

聞道有先後,術業有專攻。高科技時代新知識不斷地產生,我們不可能窮盡了解所有的知識或技術。不懂的,就好好傾聽,好好地學習或查閱資料。不懂裝懂的結果,只會讓部屬質疑你的領導威信。更嚴重的是,有可能做出錯誤的決策。

9. 讓部屬瞎忙,不知為何而戰

交代部屬任何事情前,要給部屬清楚的目標,讓部屬了解會有什麼具體產出、結果,或產生的影響;要讓部屬了解整件事情中,他扮演的角色是甚麼?這樣部屬才能了解工作的意義和價值,覺得他做的事是有意義的,才會全力以赴。

10. 開無意義、冗長的會議

特別是那些會而不議,議而不決,決而不行的會議。適當的會議是必要的溝通管道,也是凝聚共識,貫徹執行力的必要工具。但未經審慎規劃思考,動不動就召集部屬開會,也不篩選與會成員,就會耽誤部屬工作時間,拖累工作進度。

思考一下,一周有多少時間是花在開會上面,有多少會議是真正有意義的,有多少會議時間是可以省下來的。