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楊琮熙

關注圈 vs 影響圈,聚焦在哪一個、決定你的成就!

楊琮熙
2019-06-14
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「現在景氣很不好,業績難做!」「任務太多,同事又不配合,實在很麻煩。」「最近總感覺在原地踏步,面對未來沒有方向…」你常聽到這些話嗎?又或者,你自己也常說出這些話?

每個職場工作者都渴望達到目標,但現實中難免會碰到問題,讓我們產生迷茫和無奈,連帶地有了消極、焦慮的情緒。這些負面情緒容易讓人陷入一種「無從選擇」的心理錯覺,認為一切狀況都是因為「環境」「命運」「背景」所造成的宿命,而忽略了個人可以控制與改善的事情。

該怎麼擺脫負面情緒造成的宿命感,在面對困難時快速專注在自己能改善的部分?我想與你分享兩個心理原則,第一個是斯多噶學派(Stoicism)的 「控制二分法」,第二個則是史蒂芬.柯維(Stephen Covey)的 「關注圈/影響圈」

斯多噶學派的「二分法」:關注在你能控制的事

斯多噶是兩千多年前從希臘傳進羅馬的一個哲學流派,主張人們應該保持理智、堅忍不拔、追求內心寧靜,不輕易被恐懼、憂慮、悲傷等負面情緒牽動。一個斯多噶派的信徒會凡事先設想最壞的結果,降低命運無常對自己造成的心理傷害。

被譽為古羅馬黃金時代五賢帝之一的馬可.奧理略(Marcus Aurelius)深受此學的啟發,執掌大權數十年都沒有被權力所迷惑,並寫下與自己內心對話的札記,原書名是《我與自己的對話》,後人則改為《沉思錄》。這本書被視為斯多噶學派的代表作品。

而奧理略在《沉思錄》一書中主張 「你所掌握的就是你所能控制的」,也就是將面對的事物區分為「你所能控制的」與「你無法控制的」的兩部分,面對挫折才能取得內心的自在與平靜。

比如說你一直希望得到主管的肯定,為你加薪、升職,但這不是一件你可以完全掌握與決定的事情,有可能努力了很久,卻因為其他不可控的因素、與升官發財擦身而過。如果過度在意不可控因素,就會感到煩惱、沮喪與不安。

面對困境,你可以參考斯多噶學派做二分法分析,一邊寫下個人可以控制的事情,例如設定的目標與價值觀、面對事物的內在情緒與態度、投入精神與注意力的方式;另一邊寫下你無法控制的事情,例如經濟景氣、公司營運、組織管理。

專心控制自己能控制的事,即便後來發現了努力無效,你也能處之泰然,因為在過程中你已經實現了個人的內在目標,免去不必要的焦慮與煩惱。

柯維的關注圈/影響圈

《與成功有約》一書的作者史蒂芬.柯維(Stephen Covey)提出了與斯多噶哲學類似的主張:「關注圈/影響圈」。

「關注圈」是指個人關注的範圍,比如國家經濟、新聞時事、個人健康、家庭關係、事業工作等等,這類事物通常超過個人能力範圍。 消極被動的人習慣專注於「關注圈」,將不如人意的結果推給外在環境的問題,不斷抱怨他人,為自己的消極行為尋找藉口。

相對地,「影響圈」指的是在「關注圈」內自己可以掌握的事,藉此讓事物發生改變,比如自己的處事原則、努力程度、學歷技能。

專注「影響圈」的人習慣花心力投入自我成長,不浪費時間與精力在「關注圈」上,而是將注意力放在「擴大影響圈」。

你可以參考「關注圈/影響圈」的圖,列出你現在的「關注圈」裡有哪些事項是你關心的,但有哪些事可能是你無能為力的?再進一步列出你的「影響圈」裡有哪些事是你能投入努力改變的。

當你試著投入在自己的「影響圈」,就會慢慢地將能改變的事加以擴大,許多意想不到的人事物或許就會出現轉機,因為「關注圈」內那些以前無法改變的事也慢慢縮小了。

面對人生的每個逆境,我們未必都能有答案,甚至習慣將精力集中在根本無法控制的事情上。不過,從兩千多年前的斯多噶哲學至近代的商管書籍,都不斷提醒我們將注意力放在自己能控制或影響的部分,在紛擾變動的現今社會,這個思想原則仍具有高度的實用價值與啟發。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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