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熱心助人的你,反被批評不夠意思?職場上,別接別人身上的猴子

丁菱娟
2019-08-20
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一位朋友因為看了一個電影投資的企畫案,正憂心忡忡的為這個案子茶不思,飯不想。緣起只是因為他老闆想做的一個投資案請他評估,結果他比老闆還入戲,最後老闆不投資了,而他卻心動了,因為很欣賞來做簡報的那位編劇,不忍拒絕對方,於是變成自己的投資案。

他到處找資源,為這個編劇籌錢,我笑說,「怎麼你老闆的事怎麼變成你的事了」,他說,「可是這位編劇很有才華,老闆不投,我覺得很捨不得這位編劇」。真的是印證了皇帝不急,急死太監。我提醒他,「當你老闆放棄這個案子的時候,就是你該結束這個任務的時候」,我看她一臉難過,只好跟他說,「若你真想投資他,那就理性看待投資的風險,而不是同情或可憐」。

另外一位朋友只是因為想參加一個旅遊行程,想找幾位好友成行。結果愈找愈興奮,集結了 20 位朋友,自己成了招兵買馬以及聯絡人的角色,開始有了壓力。過程幾乎代替了旅行社的角色,所有的溝通聯繫,殺價談判,行程談判都由他出面代替團隊。為了他找的人都能和睦相處,還安排行程之前,請大家吃高檔餐廳事先引薦介紹大家認識。他老婆抱怨,她先生穿梭於朋友之間溝通,吃力不討好,還有朋友以為是他有什麼好處。

我們常說, 「別把別人身上的猴子攬在自己身上」,就是這意思。原來是別人身上的猴子,你卻接手,於是猴子就來騷擾你了,其實你也有自己身上的猴子,早就忙不過來了卻因一時心軟或面子,把別人的責任承擔了。通常這種時候,對方不會感激涕零,只會因為猴子不見了而大鬆一口氣。

在職場上也是一樣,一位同事 Amy 平常熱心助人,心腸軟,其他同事有什麼問題總會找她幫忙,譬如說調班,急事找她,她總是不好意思拒絕,結果別人身上大大小小的猴子都跑到她的身上。有幾次 Amy 真的有事拒絕時,反而被同事說她不夠意思,害 Amy 好難過,又開始接別人的猴子,直到有一天她免疫系統出了狀況,住進醫院,醫生說是壓力太大,Amy 才覺得很不值得。

如果你開心,做得心甘情願那也就罷了,但如果因此而壓力太大,身心俱疲就真的划不來。有時要自私一點,如果對方要求,告訴對方我只能做到什麼程度,其他只能靠你自己。

有時候說清楚,講明白,讓別人放棄期待反而是更聰明的作法,別剝奪別人成長和負責任的機會。

把自己的工作做好,支援別人的時候分清楚是幫忙,偶一為之,不是理所當然。幫忙是輔助,你是配角,當事人才是主角,不要跳到第一線代替他做他該做的事,別搶了他的聚光燈。

做父母的也同樣要學習,是小孩身上的猴子,也要忍住不接。我看過太多的小孩只要一遇到問題,就喊媽媽,然後媽媽超人就出現了。如此一來小孩當然不學不會,因為學習是有一個辛苦的過程,能偷懶,小孩為何要吃苦,到最後變媽寶,是我們毀了他們的成長的機會。

放棄當超人,超人救不了所有的人,而且超人也會累,別再接別人的猴子了,因為你身上的已經夠多了。

(本文由丁菱娟授權,歡迎造訪丁菱娟粉絲專頁

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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