Managertoday 經理人

遲到難免,「二次遲到」就是做人大忌

2020-07-11 15:57:23
Managertoday
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二次遲到,是工作處事上常見的一個毛病。常看到一些人,已經過了約定時間仍未見蹤影,也沒有任何訊息,還要等對方聯絡他,才回覆會遲到,很要不得。

所謂二次遲到,是工作處事上常見的一個毛病,影響頗為深遠。

有一個朋友,本來約好下午 6 點半要到我的公司,跟我一起去吃晚餐。然而,到 6 點 20 分的時候,他卻打電話跟我說:「哎,我可能沒有辦法準時到,大概要晚 10 分鐘才可以到。」

我就問他:「你現在在哪裡?」

他說:「我現在在林口,有點塞車,所以大概要晚 10 分鐘。」

我心裡暗想,以林口的距離,又塞車,有可能那麼快嗎?果不其然,到了 6 點 40 分,他又打電話來説,因為大塞車會再晚 10 分鐘。到了 7 點,大概是不好意思再打電話,發了訊息給我,説會再晚 10 分鐘。

7 點 15 分他終於到了,還是比訊息說的晚了 5 分鐘。如果你是我,感覺如何?

二次遲到,給人的印象更糟

這位朋友的迷思,就是所謂的「二次遲到」。大多是心裡面覺得不好意思,就說自己只會遲到一點點,等對方問了,再應付一下,要求延長一點時間。

其實他心裡早就知道,塞車情況下,從林口到我公司內湖,至少也要 30 或 40 分鐘。

一開始他只是不好意思,結果,反而給別人一再失信的印象。

故事中的那位朋友,至少還知道要打電話來。常看到一些人,已經過了約定時間仍未見蹤影,也沒有任何訊息,還要等對方聯絡他,才回覆會遲到,很要不得。説不定因為這樣給對方不好的印象,那天氣氛變差,事情就不好談了。

還有一種情形更糟,就是已經過了約定時間,遲遲不見人影,經過追蹤,才回覆今天臨時有事不能參加。給人的印象壞透了。

避免二次遲到的方法:寧可早到一點點

若是與人有約,不能準時到達,應該提前告知,並預留足夠的緩衝時間,也使對方有心理準備,了解你預計抵達的時間,可以規畫完整的時段去辦其他事。

遲到一次已經不好意思了,千萬不要二次遲到。

如果真的不能出席,或不確定能不能出席,也要預先告知,讓對方有所準備。

提早赴約:瀏覽簡報資料、有空閒談

再延伸一個相關的概念,在約會中不但不要遲到,最好是提早到,寧願早到一點點。假設今天你去跟客戶開會,提早到了,就有空先閱讀等一下要簡報的資料。你也可能跟公司聯絡,了解這個客戶的交易狀況怎麼樣,公司的庫存狀況如何,可以做很多整理再進會議室,對你來講幫助很大。
  
甚至可能因為你提早到,可以碰到要見的人,講些五四三,先聊些事情緩和一下,讓交涉的氣氛更好。或者你會碰到「本來要見的人」以外的人,提供你很多小道消息,你就知道有什麼話題可以跟客戶談。

哪怕有時候,連對方公司的警衛都會透露一些消息,比方最近他們老闆心情不好,或者他最近很高興,接了一個大單等等。有時候重要的情報,不是直接獲得,而是旁敲側擊來的。往往都是因為你早到,才有機會聊到這些東西,掌握到你本來沒有的訊息。

客戶交貨:誠實表達交期範圍,早到比遲到好

避免二次遲到,應用於公司內外部的任務,就是避免二次遲延,一個好例子是:交貨。

有時候交貨來不及,貨物可能要到下禮拜三才會到。可是因為今天已經是原定的交期,你害怕被客戶罵,就說明天應該會進來,其實你心裡知道是一個禮拜後。最後,整個禮拜每天被客戶催,被罵很多次,客戶還覺得你這個業務信用不好,說話不算話。

其實,你為什麼不誠懇地道歉,告訴客戶,大約 9 天後貨才會進來?然後一個禮拜以後提早交給他,客戶還比較開心,中間你也省掉被催促的焦慮。千萬不要不好意思,不敢把交期講太長,怕講太長會被罵,結果反而更糟。如果早一點把進度延遲的情況告知客戶,對方有了最壞打算,也可以提早規畫備案。

深入一點談,有時候交貨會有不確定性,比如說要等十幾二十天,但是一下子要客戶等 20 天,又太長了,對方一定很難接受。這時候可以說一個範圍,「可能是 10 到 20 天」,中間就有很大的彈性。

不妨告訴客戶,「正常來講可能需要 20 天,但我想辦法努力看看,能不能提早到 14 天或 12 天交貨。」讓他覺得你為了他正在努力。而不是只把最壞的情況「20 天」告訴他,不做任何努力。這都是溝通的技巧。

老闆交辦:別隨意承諾,做不到就直說

老闆交給你工作也一樣,老闆可能會說,「下禮拜三給我好不好?」其實你明明知道做不到,因為你下禮拜出差,或者要開很多會,根本沒有時間弄。但你又不好意思拒絕說不行,就勉強答應下禮拜三交件。到了最後,變成是你辦不到自己的承諾。二次遲延,讓老闆的印象更壞。
  
假定我是老闆,我現在問你說,「下禮拜三你可不可以完成?」我寧願你就說不行,再明確告訴我什麼時候可以完成。甚至於你還有一個更慎重的技巧,在答應任何日期之前先說,「哎,現在我還不知道,我回去看一下我的行程之後,晚一點再告訴你。」

聽到任何問題,不一定要馬上有答案,寧願答案晚一點點給,但是比較精確、比較可靠一點。不要信口開河,答應了又做不到!

遲到老實說,別以「再5分鐘」拖延

「不要二次遲到」,萬一會遲到或臨時不能到,請提早說明,老實說出會遲到多久。對方心裡有數,也可以規劃備案。

為了避免遲到,「寧可早到一點點」,早一點到,或許還會帶給您意外的收穫。

延伸應用就是「避免二次遲延」。面對交貨或工作任務的時程,如果要延期,應該老實告訴對方延期的時間範圍,然後在可行範圍內儘量努力,以爭取提早交件。