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什麼樣的主管,能不被淘汰?從老董「用手機」的小習慣,看見自我成長的潛力

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以前開會,我總習慣用 3M 便利貼將重點記下來,總結的時候提醒與會同仁。但在幾年前某次在上海的會議,眼尖的同事發現我的便利貼不見了,還以為我的記憶力大增,連筆記都不用就能做總結,說我好厲害!

其實他不知道,只是我改變了習慣,把筆記工具從 3M 便利貼換成智慧型手機。這個改變明顯地提升了效率,不但可以很快地記錄,還能透過網路立刻傳給其他同仁,甚至請他們幫我做成簡報。

話說從頭,早在我改變習慣的 4 年前,就有人勸我改用智慧型手機。但我覺得複雜,擔心學不會,就沒有採用,還是使用多年來慣用的 Motorola 手機。為了怕手機停產,我還買了 3 支備用。另一位朋友更慘,居然買了 7 支舊款的 Nokia 手機備用。誰知道,我的這幾支手機,居然在同一個節骨眼上陸續出狀況,而且維修零件早已停產。我被迫改用智慧型手機,沒想到短短 7 天,我不但學會了,還成為手機 App 的重度使用者。

我身上還有許多改變,都是類似的狀況。從前我習慣打暗色系領帶,不敢打黃色等亮色系的領帶,太太及女兒建議我做改變,現在我反而喜歡亮色系的。朋友告訴我,亮色領帶上媒體拍照的效果更好。

以前我習慣穿打摺褲,可是退流行了不好買。結果,我勉強自己買了一兩條窄管褲,發現好穿又時髦,從此打摺褲就不穿了。

年紀大、資歷深,也別低估自己適應新事物的能力

過去我不敢改變,是被習慣制約,使得我內心抗拒,不想改變、不想學習。

但一個人若不順應趨勢,不肯改變,會非常糟糕。比方如果某人到今天還不會上網、不會用 App,簡直連出門都難,寸步難行,難免被邊緣化。在某些公司,若不懂得用遠端開會軟體,連會也沒辦法開。

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高管沒碰過新科技,別怕問助理、問司機、問屬下

許多當老闆、當主管的人,因為年齡較長,往往誤以為自己學不會新科技、新工具。建議你不妨試試看,順應趨勢,不要抗拒,欣然接受改變,不要低估了自己的潛力!問助理、問司機、問屬下,都沒有什麼好丟臉的,只要學習,最後說不定你會變成專家。

我從一個木訥的人,變成敢講話、敢上台的人,也只是一念之間的轉變。過去舉凡唱歌、跳舞或演說,我都不大敢上台。後來太太跟我說,就算上台演說講錯了,也不會少一塊肉;唱歌唱錯了,老實說也沒什麼人在聽。於是我擺脫恐懼,多練習幾次,自然就會了。

穿衣服也是一樣,我自己覺得亮色系領帶、窄管褲怪怪的,太太也跟我說,其實根本沒人管我。於是我歸納出一條心法:誰管你啊!誰管你那麼多!如果認識的人笑你,其實大家都熟了,你並不在乎;不認識的人笑話你,既然不認識,你何必管他?如此一想,許多改變就沒有什麼好怕的,可以大膽嘗試新的事物。

改變習慣沒有想像中難,第一步最關鍵

有些人也許會說,習慣很難改變啊!這個問題確實困擾許多人,比方友尚開發了線上溝通的小工具,既提升日常工作效率,親和力又高,只要按幾個鈕,花 5 到 10 分鐘就能學會了,可是許多主管望之卻步。

有個主管曾經告訴我,他還不會用線上溝通軟體,所以對我發出的訊息尚未回應,等他找時間好好研究之後再回覆我。聽起來很合理,但他可能永遠都不會有空來研究,因為他沒有下定決心改變習慣,才會連 5 到 10 分鐘都無法撥出來學習。

對於新的改變,癥結點通常不在於工具或程式,而是心裡害怕,怕改變所帶來的複雜度、挫折感,於是遲遲不敢跨出第一步。

然而,為了提升效率,我們必須更善用工具,以收事半功倍之效。我也曾經害怕過,但掙脫習慣綁架,改用智慧型手機之後,現在我卻能用許多 App,隨手做筆記、掃描名片、傳輸資料、甚至用 GoodNotes 儲存了很多資料,到處分享非常方便。改變舊的習慣,確實很難,但只要開始努力,就有機會達成。一旦開創新局,所有的努力就值得了!

不排斥新工作、主動輪調,提高自己對新事物的適應力

在工作上導入新系統,也是一個好例子。以前用貼紙、便利貼、紙本,現在用電子版、無紙化。

改變就從「現在」開始,只要你現在可以跟上,培養了學習力與適應力,以後不管技術如何改變,你都跟得上時代。

對於新組織、新主管,我也鼓勵你用開放的心面對。今日產業變化迅速,公司被併購或購併別人都是常事,必須適應新的老闆、新的夥伴。若你不願意接受改變,離職到別的公司也是進入新的組織,還是一樣要改變。

對於公司新派任的工作與任務,至少不要排斥。派你去做,你若不去,一定會派別人去,漸漸地,你的能力就比人家差,能適應的工作範圍也比較小。但你若接受新任務,而且表現出色,你在公司的價值就愈來愈高。

不排斥新任務,還只是被動配合而已。更進一步,我鼓勵你跳出舒適圈,申請輪調,主動提出挑戰新的任務,才會持續突破。只要看到新的事物,隨時都要抱持好奇心,不要封閉自己,去學習、去接觸,你會不斷成長。否則,一味封閉,觀念就可能會過時。

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改變不難!隨時學習,就能與時俱進

順應趨勢,不要抗拒,欣然接受改變,不要低估了自己的潛力!只要跨過心理障礙,你會發現人的學習力與適應力真的很強。保持好奇心,不斷學習新知識,只要你現在可以跟上,培養了學習力與適應力,未來不管技術如何改變,你都跟得上時代。若能勇敢跳出舒適圈,接受新的任務,更會讓你持續突破與成長。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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