曾國棟:訂太多規則管 5% 壞員工,是懲罰 95% 的好員工!

曾國棟:訂太多規則管 5% 壞員工,是懲罰 95% 的好員工!

經理人 Managertoday
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因為不相信部屬,經常忙死自己、導致效率降低?別為了 5% 錯誤的人,耗損 95% 的好人!因噎廢食將使公司喪失非常多的生意機會。
我曾經遇過一位同行,身為老闆,連產品簡介資料與樣品數量都要親自簽核、控管。我問他為什麼這麼累?應該交辦下去,由業務員或經理層級管理才對呀! 他對我說,你不知道,以前我們的業務員拿了樣品就去分送給親友,根本沒有幫公司做生意。所以我決定嚴格管制,全部都由我自己控管。 事必躬親,錯失商機而不自知 這個故事的迷思是因噎廢食。老闆不相信底下的主管,忙死自己,導致效率降低。而且業務是不等人的,不讓底下的業務員加快腳步對外送樣品,反而卡在老闆的簽核流程,將使公司喪失非常多的生意機會。 不為 5% 錯誤的人,制定對 95% 好人不方便的規定 公司經常會遇到一些錯誤的人,做了錯事,讓公司蒙受損失或困擾。無論是客戶不付款造成呆帳、員工私吞樣品、上班打卡作弊、老是遲到……類似的大大小小狀況難免會發生,關鍵是主管如何因應。 例如,為了防範 5% 經常遲到的員工,某些公司制定了麻煩的打卡制度,規定所有人都要配合。結果往往是習慣遲到的人繼續遲到,並沒有改變,反而給平常準時上班的同仁添麻煩。 其實,只要針對 5% 遲到的人,訂定「例外管理」的機制,比方讓主管特別去關切,經常稽核即可。 建議你,不要因為 5% 錯誤的人、事、物,制定讓 95% 的好人不方便的規定。 要隨時檢討不合時宜,讓人不方便的規定 某些麻煩的規範,是因為從前的時空背景與環境限制,才需要制定,我們應該隨時因應新的環境而調整。例如飯店業提供 WiFi 服務,經常在大廳登入要一組密碼,房間登入又要另一組密碼,當顧客搞不清楚,又要派員去服務,協助客人登入。其實以前需要密碼,是因為過去 WiFi 很貴,要跟顧客收錢。現在頻寬成本很低,已經全面免費,就可以不必再用密碼管制,造成顧客與員工的麻煩。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 倒水給客人,有什麼學問?他用一杯水打動客戶,換來 3 萬業績 可能有人擔心,這樣會被非住房客人偷用,這時就要衡量利弊得失。精算之後,也許你會發現,即使有幾個人偷用,也不會每天來,對飯店的頻寬影響不大,甚至其影響程度遠低於 5%。反而用密碼管制造成的不方便,會浪費更多人力,甚至影響客戶的心情與入住意願,更划不來。 為 5% 錯誤的人不敢授權分工,得不償失 當主管授權給同仁,他們犯了錯,又把權力收回來。這個做法看似合理,其實不然。因為把權力收回,也就意味著把工作「買單回來」,幫屬下做他本來該做的事,反而讓主管疲於奔命,無法承擔更重要的任務。 正確的做法正相反,主管應該允許屬下犯錯,做錯了再發回修正。每次修正都是機會教育,讓屬下每次進步一點點,直到他能夠獨當一面為止。先花費時間,把人訓練起來,之後才能真正節省時間。 也許有人會問,某些人就是扶不起的阿斗,怎麼辦? 其實一直犯錯、帶來困擾的人,可能只占 5%。主管為了 5%「錯誤的人」,一再把工作收回來,卡住了自己寶貴的時間與公司的發展,可謂得不償失。 然而,若是主管勇於授權分工,那些練不起來的 5%,該怎麼處理呢? 其中某些人或許有特殊的狀況,要換個方式輔導與訓練,讓他們成為可造之材。如果還是不行,就要考慮淘汰,而非主管一直跳下去補屬下的漏洞。 不要一朝被蛇咬,十年怕草繩,導致不敢信賴人 因為遇到 5% 的錯誤,可能局限了不少人的想法。很多人因過去有合夥失敗經驗,或者擔心過度,一想到合夥,就想到合夥人捲款潛逃、溝通不良的案例,內心怕得很,讓他們不敢與人合夥做生意。其實他們是不懂得尊重合夥人,或不會妥善與合夥人規範權利義務而已,合夥並沒有這麼難。然而,當他們一朝被蛇咬而拒絕合夥,卻可能讓公司難以擴張,失去了發展的空間。 又或者,有些主管被悉心栽培的屬下背叛,離職後反咬一口,從此再也不信任屬下,也不想培育他們,這是錯的。 人們經常因為一次的失敗,就自行腦補,延伸認為未來同樣的嘗試都會失敗,其實未必如此! 建議你不要因為一個特例,扼殺了自己與公司發展的機會。 遇到負面的例外,當作上輩子欠人家的 對人也是一樣,我們對一百個人好,也許有 5 個人不領情、反咬你一口,但因此否定其他 95 個正向回應的好人,不是很可惜嗎? 就人際與業界經驗統計下來,我們可以很肯定地說,如果你因為一些負面的特例,決定不再對人友善,反而會損失更多正面互動的機會。 萬一真的碰到了,當作上輩子或上上輩子欠人家的,就不會因為這樣因噎廢食。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 產品送修,為什麼有廠商甘願「直接換新機」給你?維修保固的另類思維 結論:不要為了防弊,喪失更多興利的契機 建議你,不要因為 5% 錯誤的人、事、物,制定讓 95% 的好人不方便的規定。應該針對製造錯誤的人,訂定「例外管理」的機制才對。 某些麻煩的規定,是因為從前的時空背景與環境限制,才需要制定,我們應該隨時因應新的環境而調整,才能創造更大的效益。 一直犯錯、帶來困擾的人,可能只占 5%。主管為了 5%「錯誤的人」,一再把工作收回來,卡住了自己與公司的發展,可謂得不償失。 人們經常因為一次的失敗、遭人背叛等,就自行腦補,延伸認為未來同樣的嘗試都會失敗,其實未必如此! 把負面的 5% 狀況當成全部,一朝被蛇咬就裹足不前,決定不再對人友善,一定會損失更多正面互動的契機。相反地,敞開心胸,就不會因噎廢食。 (本文出自《管理者每天精進 1% 的決策躍升思維》,商周出版。)