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碰到大老闆、業界大前輩,該如何透過聊天拉近距離,留下好印象?

黃昭瑛
2023-06-14
黃昭瑛
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在公開場合,如果剛好坐在業界德高望重的董事長、總經理隔壁,很緊張怎麼辦?或是開會時,由對方親自接待,我們該怎麼開啟話題呢?

延伸閱讀:這 3 種話題,破冰、閒聊都好用!從列表挑一個,初次見面也能聊得開

我過去在工作中,因為這些場合認識了許多長輩朋友,或許這幾個簡單的方法可以先分享給為此手足無措,或總是擔心拿捏不好分寸的你。

先把基本概念和常見狀況說一下:

1.認識不代表人脈:不要帶著目的性社交,因為那沒有用。

對這些長輩來說,要和他們經營關係的人實在太多了,不管是要資源、求提拔、尋求商務合作機會等等,每天親近他們的人,幾乎都是帶有目的的,而且很會自我介紹(電梯簡報)或是講話口條好,這些都不是初次見面或還不熟悉時該用上的技巧。帶著想結交人脈、利用人家資源的想法,這些位高權重的長輩根本一眼識破,就算收了你名片,也很難有進一步的下落,事後撥電話過去一樣吃閉門羹。

延伸閱讀:大人的閒聊,不是你問我答、硬擠話題!想透過對話增進關係,試試這 3 招

真心誠意與人交流很重要,至於彼此的關係能走到哪?有什麼可能性?那都是隨著彼此的熟悉度與信任加深後,再慢慢開啟談話的。

「Yuki 妳幫我看看這個好嗎?我身邊對數位行銷、網路電商這塊最熟悉就是妳了。」一個很資深、很有份量的長官 A,在一個周末突然 LINE 我,要我幫他看看他想購買的數位工具與提案。

一開始這位長輩只是合作夥伴的長官,我們幾乎沒有私交,都是工作上的接觸,後來他會漸漸跟我吐露工作上的困難,我盡可能的提供我知道的資訊,逐漸才變成了好朋友,有時候他面臨難題,沒有點子的時候,也會打給我說:「Yuki,妳點子很多,幫我想一想。」

我還真的會馬上想幾個方案給他,因為大家在一樣的產業,這些點子我平常就在想啊!如果可以一起合作也很好,就算給他拿去用了,我也覺得幫上忙很開心。

我想說的是,所謂建立關係,是自然而然產生的,而不是刻意或是帶著目的性而來的,真誠交往之下,有可以幫忙的地方,我們幫上忙,自然會讓彼此關係加深,久而久之自然會有很棒的人際圈,這是最基本的概念,人際關係是長久經營的,但很多人卻選擇急迫地自我推薦、矮化自己、奉承巴結,這樣不僅沒有用,長久下去只是名片收藏了一堆,但對方連你長什麼樣子都沒印象。

2.讓長輩想認識你、了解你的方法就是,先讓他暢所欲言。

長輩的經驗、歷練都很豐富,故事也很多,但往往缺乏機會暢所欲言,如果你能夠開啟這樣的對話,他會很開心,並且對你印象深刻,同時,你也能夠在對方說自己故事的時候,學習到許多。

「總經理,我剛剛跟副總聊,才知道他已經來貴公司好多年了呢!他換過好多部門,職涯好精彩。」我聽完副總的故事,剛好碰上總經理。

「他跟我一起來這裡的啊,而且我還比他久勒!」總經理說。

「我跟妳說,之前啊,我本來在 xxx 後來啊……」就在總經理侃侃而談他的故事時,我仔細聆聽,然後一直追問下去,鼓勵他繼續說。不僅故事精彩,而且身經百戰的大長輩,果然故事太多,一個餐會講不完,結束時跟我說「我的故事還很多啦,今天跟妳說的,也才不到幾分之幾,下次有機會再繼續說。」第一次吃飯認識的場合,我大概聽了這位前輩 40 多年工作經歷的精華片段。

後來他跟他同事們介紹我,不只記得我的名字,連我為什麼取這個名字都記得。讓長輩暢所欲言是使他記得你最好的方法,所以要培養專心聆聽、好奇追問、引導對方分享自己故事的能力,並且戒掉想自我介紹、趁機開展業務、尋求資源的壞習慣。

3.不管你有多好,都請在前輩前保持謙卑。

即便我已經工作 20 幾年,但在這些大前輩面前,一樣是小孩,有時候會遇到身邊同事、朋友或是合作夥伴幫我開場,介紹一堆客套話、頭銜、資歷等等,這會讓我很尷尬,所以我練就了機智幽默的回應方式,來化解這種尷尬,也讓前輩可以跟我繼續交流。

舉例來說,某次一個業界大長輩初見面的時候說:「營銷長,我看妳很年輕耶,那麼年輕就當營銷長,妳一定是很有能力的人!」他同事們也跟著搭腔捧我:「營銷長還有寫專欄喔,我們大家都有在看,我是忠實粉絲呢。」
我懷著戰戰兢兢的心情,看著年近 70 歲的大前輩說:「總經理,你就叫我 Yuki 就好,如果難記,你就想『幼齒的』(台語),就容易記起來。」

「哈哈哈,原來 Yuki 是幼齒的(台語)。」總經理被我的幽默笑歪了,一直唸我的名字。

在愈傳統的企業高層面前,愈要提醒自己保持謙卑,在彼此年齡、資歷差距很大的情況下,我們能夠從對方身上學習的東西還有很多,面對讚美的時候,微笑就好,不要對人家的恭維、客套太過認真,還是要把鎂光燈的焦點轉到長輩身上。

「總經理,聽說今天的酒是你親自挑的,有故事的,對嗎?」我馬上拿著酒杯問。

4.複誦、追問、整理重點摘要,讓長輩知道你真的有認真聽。

長輩願意跟你分享,就是建立關係的開始,我的習慣是當一個段落結束時,會複誦一次,例如:「喔!我明白了,所以策略就是先做 A、再來求 B,對嗎?」快速把剛剛長輩說過的話,複誦一次。
「對!而且要節省開支。」長輩又繼續深入跟我說他的經營故事。因為每一個說話的人都需要好聽眾,而複誦、追問會讓說話的人知道,眼前有一個很好的聽眾。

「今天真的收穫很大耶,謝謝你願意分享這麼多,例如:…….(總結一下長輩說話的重點)我希望接下來還有機會聽你說故事,太好聽了。」結束前,我一定會總結今天的學習,並且表達自己希望能持續交流、培養彼此的關係。然後,我通常會獲得長輩的 LINE(我喜歡等長輩主動要求,這樣比較不唐突)。

其實長輩也很喜歡交跨世代的新朋友,也會對於新知識、數位領域很有興趣,所以只要能在剛接觸時有不錯的交流,一般都可以變成好朋友的喔!以我的情況來說,常常因為長輩子女的緣故而變熟悉,例如學校演講、社團分享,甚至 1:1 跟小孩聊聊等等,我只要有空都會答應。希望拿自己的例子鼓勵大家,勇敢跟長輩、大前輩當朋友。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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