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當下屬隱匿重要情資、影響團隊運作時,為什麼主管更應該被咎責?

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我從 2016 年開始在人資小周末開設「創造力領導」的系列課程,從《第五項修練》(The Fifth Discipline)這本書談起。27 年前,在我求學的過程中,受到楊碩英教授(中山大學企業管理學系副教授)及這本書的啟蒙,影響我的想法及重新看世界的方法。2016 年,我提出用創造力來培養領導力,內容涵蓋:系統思考、組織學習、共同願景、人格動態與深度匯談,希望帶領學員從勇於改變自己與影響他人,達到「領導」的功能,進而改變組織、改變世界。

改變的前提,首先是「覺察」。組織學習大師克里斯.阿吉里斯(Chris Argyris)及唐納.熊恩(Donald Schön)提到,人們所宣稱信奉的行為,與實際行為經常不一致,如果無法察覺,可能會造成個人或組織面臨變革的障礙。所謂的信奉理論(espoused theory)就是當事人宣稱他所遵行的理論,例如,台灣有一家上市公司的老闆提到,5 項修練中他最重視的是「共享願景」,他在會議中多次強調,公司非常重視由上而下的願景,發願共同努力打造「世界級」的企業,這就是他的信奉理論。

延伸閱讀:喚醒部屬「渴望進步」的心!3 步驟建立學習型團隊,技能再升級

你相信的不等於你實踐的,察覺不一致是改變的起點

而使用理論(theory-in-use)是指由實際行動中可推論出來的理論,例如宣稱最重視的是「共享願景」的老闆,實際上傾向集中權力,忽略了部屬的參與,為了實踐「世界級」的企業,透過高壓的手段讓部屬認同這項願景。

這位上市公司的老闆並沒有意識到使用理論與信奉理論不一致的現象,部屬最終放棄抵抗,除非老闆下令,否則不會主動配合,老闆的領導風格也就愈來愈霸道,相對的公司面臨風險時,部屬盡可能隱匿資訊,不會主動告知,進而造成組織管理上面臨致命的危險。

了解使用理論與信奉理論,可以讓人們認識與覺察,尋找解決不一致的方法,從而精進個人與組織的學習與發展。在一次顧問會議中,我讓中高階主管討論「組織中有哪些不可討論的議題」,透過分組討論,第一輪各組很快提出個人薪資、公司財務、政治立場、私事八卦等議題。

薪資、八卦不影響組織營運,真正危機出現在部屬不敢講真話

我接著說道,這些問題通常涉及私人事務或營業祕密,並不會直接影響組織發展,況且這些問題也不至於不可討論,只是不會公開討論,取而代之的是私下討論,地點可能會發生在茶水間、熱炒店、員工宿舍等。

經過說明後,我請主管們進行第二輪討論,各組多花了一些時間,討論出領導風格、公司策略、資安政策、消防安檢、組織文化、產品品質等。第二輪提出的問題涉及領導、決策與管理,主管心知肚明卻不願意說出來的議題。董事長一臉狐疑,消防是他最重視的事情之一,主管只好說出,為了達成完工進度,消防灑水裝置並不是都能發揮作用。董事長不可置信,靜下心來聽聽為什麼會有這樣的事情發生,他過去領導風格上究竟出了什麼問題,為什麼沒有人願意主動跟他說。

當我們開始討論組織中不可討論的議題後,可以用 3 個問句進行反思。第一,我們為什麼不說出來?我們在擔心什麼?害怕什麼?第二,說出來會有什麼結果?會被臭罵一頓嗎?會被反駁意見嗎?會被人恥笑嗎?第三,不說出來會有什麼後果?員工會積怨難平嗎?領導者會失去威信嗎?公司會因而倒閉嗎?

延伸閱讀:當面不說,背後意見卻很多?組織內最需改掉的 3 種溝通習慣

《第五項修練》作者彼得.聖吉(Peter Senge)在《變革之舞》一書中提到,領導者的「言行不一」是組織變革的挑戰之一,要消弭言行不一的現象,可以從組織中「不可討論」的議題下手,重點不是要劍指領導者,也應該從個人的角度反思,挖掘影響行為的因素,是自己真正信奉的價值?還是自己壓根就不信?否則為何不願意將真實的訊息向上傳遞,提醒自己一句話:「要是我們什麼都不做,情況永遠不會改變。」

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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