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公司需要年輕人的熱情,也無法捨棄前輩的經驗!如何促進雙方合作,創造最大效益?

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日前和友人聊起組織內不同世代的工作方式,年輕的幹部,充滿熱情,三不五時有新點子,總是挺身而出,自願領頭做新案;年長的幹部,商場歷練完整,一步一腳印,穩紮穩打,手上累計不少資源。有天,年輕的幹部抱怨,年長的幹部不挺他,我側面探了年長幹部的想法,「小打小鬧,難成氣候」、「我又不是提款機,請別把我當成許願池」。

企業裡,每個團隊都有 KPI,沒有誰一定要挺誰,就算主管強勢主導,倘若團隊不心悅誠服,最終也會不了了之。也就是說,想推動合作,最好有助於達成雙方的 KPI,大家肯定攜手雙贏。這就要看,新案的前景看來是好還是不好。依前述的例子,年輕幹部覺得新案成功機率大,能使企業風生水起;年長的幹部卻覺得失敗機率大,搞不好投入資源後,影響自己手上的這盤棋,甚至損傷自己的 KPI。新案成敗,任誰都沒法神算。

延伸閱讀:不是一群人一起做事就叫做團隊!6張圖看懂什麼叫做「團隊」 來源

年輕幹部要接受挑戰,資深同仁也要換位思考

在我看來,面對滿腹熱情的年輕幹部,我會安撫他,如果這新案沒法讓內部的同仁認同,你又如何能讓外部大客戶買單?面對資歷完整的年長幹部,我會提醒他,「不要先入為主,站在老闆的角度盤盤,這案透過你的妙手,真的毫無勝算嗎?」結論是:雙方都需換位思考,才有合作的機會,我想相信的是,員工的熱情與沉穩,打破魚與熊掌,企業可以兼得。

換位思考後,劇情演變有二,其一是年長幹部認同,願意合作,皆大歡喜,其二是年長幹部仍不認同,怎麼辦?年輕幹部可以尋求其他幹部的資源和支持走下去,或是直接找老闆要資源,說穿了就是爭取預算外的錢,但主管可不是省油的燈,肯定要求訂出 BP(即 business plan,商業企畫書),列出各階段該達成的里程碑。此時,年輕幹部壓力大了,需先精研此案成功的契機,經過老闆認可後,才能 Go!

以上循環,看似官僚卡關,其實關鍵在於年輕的幹部要有擔當,需先自行盤點新案的把握度,然後接受老闆(或資深幹部)的挑戰後,再啟動。實務上,也常發生被點出諸多風險後,自行喊卡的例子。

「混血」的案子愈多,「熱血」與「歷練」才能交融

年輕的幹部要有擔當,也代表企業裡的權責分明,怎麼說呢?舉個簡單的例子,甲要做這案,找了乙一起來做,倘若失敗,是甲負責還是乙負責?劇情通常都是,甲怪乙沒盡力,乙怪甲案子糟糕,結果是,2 個人都有份,但沒人來負責。在我看來,甲要有所為,就要承擔成敗,就算乙是豬隊友,也是甲自找的。乙願意投入資源來幫甲,就算有損乙的績效,乙也要自己負責,而非拉甲來當墊背。

再來,溝通也是門學問,內部溝通,遠比外部客戶來得難搞,萬一碰上戰將,更是難搞。以我的經驗,溝通千萬不要「自以為是,別人不依,就製造對立」,要拿出對待客戶的吞忍及包容,把內部對象客戶化,聆聽內部同仁不看好的原因後,適度調整新案的方向及內容,不僅增加對方合作意願,也提高了成功機率。

有時,我把官僚卡關及內部溝通,視為跨部門的勾稽,以機率來說,一個人做決定,對錯各占 50%,2 個人都做錯的機率是 25%(=50%×50%),3個人都做錯的機率是 12.5%(=50%×50%×50%),以此類推,多人多部門審議,能降低失敗率。套入老闆的腦袋中,如果多位幹部都不看好,老闆恐怕也難排除眾議。

延伸閱讀:團隊合作好難?先搞定你團隊裡的7種矮人,再談合作吧!

當前述跨部門的案子,合作愈多,意味著熱情和沉穩的基因,在團隊裡相互複製,熱情的幹部多了些歷練,沉穩的幹部多了些熱血。就算經過勾稽把關,還是失敗收場,不妨換個角度,就當買了一堂昂貴的實務操作課,團隊積累的熱情和沉穩,肯定有助於下一次跨部門合作。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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