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「工作夠忙了,為何連教育訓練也要我來做!」眼光放遠,擔任內部講師未必是苦差事

楊琮熙
2024-04-19
楊琮熙
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「教練,公司要我擔任內部講師,不僅要參加相關培訓,還要幫忙教授專業課程,怎麼辦?」學員Andy滿臉愁容的問我。

「我覺得這是個很好的機會啊,怎麼這麼不開心呢?」

「我覺得平常工作已經夠忙了,還要花時間上課受訓、編講義去教同仁。而且上台教學之後還要被學員評鑑,想到就覺得吃力又不討好。」Andy 愈說愈煩惱。

「那有跟主管反應過你的想法嗎?」

「當然有啊,可是主管的反應跟你一樣!」

「一樣什麼?」我好奇地問。

「主管也一樣說這是很好的機會啊,叫我要把握住,我就不懂這種苦差事有什麼好把握的呢?」

我聽了也忍不住笑了出來,但還是先恭喜 Andy,並且告訴他,為什麼被選任組織內部的訓練講師,其實為職涯發展打開了嶄新的可能性,理由如下:

一、提高專業能見度、拓展人脈

通常能被選為內部訓練講師的員工,代表著在特定知識與技能上有一定的水準。另一個層面,也表示組織願意花更多資源在這樣的人才身上。

而透過內部講師的培訓,員工可以更好地理解組織的運作方式,提升對公司內部專業領域的理解和技能,就能更大規模地展現自身的專業價值,幫助提升個人在組織內的曝光度。

內部講師的角色有機會和不同部門的同仁合作,有助於建立組織內部的人脈,人際關係將成為職涯發展中的關鍵資源,而跨單位的專業能見度提升,除了有助於當前職位的穩固,未來若有升遷機會,也比他人容易受到主管關注。

延伸閱讀:同樣努力,為什麼有些人就是爬得比較快?職涯 7 個策略,希望我早 10 年知道

二、為主管職做準備

你或許也有聽過,某些公司要求升任主管職必須要有內部教學的經驗,擔任內部講師常是升任主管職的理想起點。原因其實不難理解,主管這個角色除了有豐富的知識技能外,也需要能有效地教育部屬,並且負起發展其培育計畫的責任,才能更好地引導和支持團隊。因此,若有機會作為內部講師,其實也是開始磨鍊自己傳遞專業知識、了解學習需求的能力。

另一方面,主管職也需要有良好的溝通能力與影響力,才能與跨部門單位有效溝通。而內部講師所能培養的溝通技能,就為未來升任主管職提供了對應的基礎職能。

延伸閱讀:員工的心聲:「不是我不想接受公司培訓,只是......」主管沒想過的6個關鍵理由

三、知識與技能變現

最後一點,則是內部講師這個角色所養成的表達能力,其實是一項有助於跨組織移轉的軟實力,也就是若想在未來成為斜槓工作者、知識型自雇者所需的核心技能。因為一個優秀的內部講師,通常不只有良好的溝通與表達能力,他/她們還懂得如何深入淺出地拆解知識,並有效地運用圖文和聲音傳遞專業內容。

現今許多傑出的職業講師在踏入培訓市場前,常常是在組織內擔任內部講師時,發現了自己的教學天賦與熱情。如果上班族有志將專業變現,創造職涯的第二曲線,那麼內部講師這個角色,實在是職場工作者不容錯過的好機會。

「這麼聽起來,做內部講師好像是一個進可攻,退可守的好機會耶!」Andy 恍然大悟。

是的,作為內部講師不見得是件苦差事,雖然會比別人多付出一些時間與精神,但這個角色不僅能為專業工作者在組織中帶來尊重和信任,還能做好領導和管理的技能準備,更棒的是有機會將知識變現,為個人帶來更廣闊的職涯機會。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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