筆者時常在各大企業透過管理能力評鑑（MAP，Managerial Assessment of Proficiency）指導經理人進行自我探索，從輔導經驗中發現，台灣的經理人在「時間管理與排序」能力不如預期，落在全球排行的 39%，遠低於全球經理人，這背後隱含許多的管理問題及許多經理人尚未察覺的盲點。
誤區１：忽視「重要不緊急」的事情
在企業輔導過程，曾有一位陸資企業的上市公司董事長，公司營業額高達數十億新台幣。他自認可以一心多用且凡事親力親為，認為這些都是公司成功的關鍵，然而，他從評鑑結果卻發現自己時間管理能力不如預期，感到非常詫異。
深入了解後發現，雖然這位董事長行程排滿檔，卻沒有投注足夠的時間在「重要但不緊急的事情」上，例如：投資人才和培養接班人，導致他年近 70 還不能退休，公司面臨永續經營的危機。
誤區２：將時間外包給秘書打理
另一個案例是一位外商高階主管，看到測評報告當下也是既錯愕又難以接受。進一步訪談得知，他將所有重要行程、會議出席，行事曆全盤交由秘書打理安排，因此，時間管理好的人，徹頭徹尾都是能幹的秘書。我建議這位主管不應完全依賴秘書，應留出時間做重要的決策與布局未來，最多只能委託秘書安排行程。
不少經理人認為自己的時間管理能力不錯，實際上只是依賴了擅長時間管理的秘書，或是奉行「創辦人模式」，總是親力親為，授權太少，忽略要將時間放在「重要但不緊急」的事情，例如：訂策略、架組織、布人事、建制度等。以免最後看似日理萬機，實際上卻未能妥善排定優先順序。
根據史蒂芬•柯維（Stephen Covey）的「時間管理矩陣」理論，正確的時間管理應讓工作有成就感、生活有品質，並創造更好的共贏未來。以下是時間管理的四個象限：
第一象限：緊急又重要
首先，每天工作排序，應該要處理緊急又重要的事情，因為這類事情如果處理不當，會導致嚴重後果。舉例來說，包含公司的公關危機、客戶危機、員工安全或產品品質問題、中高階主管在重要會議中的報告等。一般來說，只要事先做好規劃，第一象限都可以處理妥當。
第二象限：重要但不緊急
接下來，應該處理的是不緊急但重要的事情，例如：個人學習、團隊培養，經營策略規劃，也包含前述所說的訂策略、架組織、布人事、建制度等。就人生規劃而言，更可納入經營關係、人才、健康、理財等事項。在這個象限裡的事，才是每個人一生中應該全心投入最多時間的部分，一定要按部就班地執行，以免它落入第一象限，變成既緊急又重要的事。
第三象限：緊急但不重要
再來是做緊急但不重要的事，例如：處理客訴、幫部屬善後等，這種急迫的事情一定要處理，但是花愈少時間愈好，必要時不應該自己來，應該將這些工作責任回歸到部屬身上。
第四象限：不緊急也不重要
最後，有時間才做不緊急也不重要的事，或工作流程有，但不一定需要做的事情，因為這些事情與工作目標無關，可以留到有空時再做，甚至直接忽略不做，像是許多上班族沉迷團購、八卦、逛街等。
3D 原則：時間花在哪裡，成就就在哪裡
時間管理的重要原則是「時間花在哪裡，成就就在哪裡」。建議可以運用簡單的 3D 策略：刪除（Delete）、委派（Delegate）和執行（Do）來管理時間：直接刪除不重要的事情，將緊急但不重要的事務委派出去，並將大部分時間專注於重要但不緊急的事務。
最後，不要忽略了投資時間在健康、關係、人才、理財這些基礎上。健康是所有數字前面的那個 1，而關係、人才、理財是接續在 1 後面的 0，若沒有了健康，後面的努力都是 0；有了健康，後面的所有努力都是一個又一個 0，不斷累加上去。
