你們公司的執行長，都把時間花在哪裡了？領導者的時間和精力是公司最寶貴的資源之一，為了杜絕浪費，發揮該職務的最大功能，幕僚長（Chief of Staff）的角色應運而生，變得愈來愈重要。
幕僚長的工作：讓執行長發揮「最大效用」
在台灣，幕僚長可能被稱為行政助理（Executive Assistant）或特助，權責範圍依照公司規模大小有所不同，定義也不同，多數人並不了解他們的工作內容，也難以理解其重要性。BCG 調查了 94 家企業的幕僚長及特助，釐清他們的職責，並從中提出對執行長管理時間的建議。
多數行政助理的任務，是協助執行長管理日程，像是預約開會時間、協助處理個人事務、健康管理以及 email 和電話的應答。
幕僚長的工作內容，除了包含一般的日程管理，更多的是要協助管理執行長的公事，像是策略進度跟進、參加相關會議、管理執行長為首的專案。在規模較大的公司，可能還要協助決策、事前過濾執行長的會議主題和資料、確保執行長將時間花在公司重要議題，在某些場合，甚至可以代替執行長開會，彷彿執行長的「分身」。
無論哪種角色，他們的存在都能提高執行長的工作效率。以安排執行長的行事曆來說，幕僚長和行政助理都需要評估，執行長是否將精力花在值得處理的項目，還是都在開無意義的會議。
檢視高階主管的時間流向，會議盡可能委派、為「意外」保留時間
根據這次對幕僚工作的研究，我們整理出執行長的時間分配占比，可供組織高層參考。一般來說，執行長的時間切分為 7 部分，並列出各執行長時間分配的中位數，作為參考基準：
1. 推進公司主要策略（15~30%）
執行長每年都會有特別關注的重點策略，須向公司同仁仔細說明相關任務，並推進策略的發展。多數執行長為此花費 20~25% 的時間，建議提高占比至 30~40%。
2. 主要戰略之外的會議（26%）
包含例行會議、高層會議或是外部會議。執行長應評估會議的優先層級，盡可能委派部屬參與，或是制定明確的會議流程，以縮短會議時間。建議執行長優先與外部利害關係人會面，更能取得上下游產業動態，及早做出應變。
3. 商務旅行（18%）
如果是經營跨國企業，商務旅行在所難免，不過執行長仍可以透過視訊會議來減少差旅的時間。
4. 處理突發事件（17%）
執行長要為「意外」保留足夠的時間，才不會因為突發事件，隨時修改行程表。
5. 個人時間（6%）
為了保持身心健康，以及讓工作與生活平衡，所預留的時間。
6. 獨自工作和反思（5%）
務必為自己留下反思工作和準備各種會議的時間。
7. 與董事會溝通（3%）
需分配時間參與董事會議，或是一對一與董事聊天，以活用董事會成員的專業技能，協助企業發展。
時間管理是每位工作者所需的技能，當職涯層級愈高，時間也變得愈寶貴。高層將時間花在哪裡，不僅代表個人的強項，也反映公司的策略重心。現在檢查你的行事曆，是否都將時間花在公司的重點項目？參照執行長的時間使用基準，還有哪些值得調整的部分？
CEO把時間分給了誰？
BCG 調查執行長把時間分配給誰，整理出54種對象，並列出各執行長時間分配的中位數，作為參考基準。
（口述 / 徐瑞廷，整理 / 韋惟珊）
